Distribuir jornada y gestionar inscripciones

Con la jornada creada, puedes distribuirla a las personas que deben inscribirse en ella o gestionar inscripciones, permitiendo que las personas puedan inscribirse si así lo desean.

Distribuir

1. Accede a Aprendizaje > Gestionar jornadas.

2. En la jornada seleccionada, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Distribuir.

3. En la esquina superior derecha, haz clic en + Nueva distribución.

4. Nombre de la distribución - escribe un nombre de hasta 100 caracteres que ayude a identificar a las personas que estarán en esta distribución.

5. Persona facilitadora - es la persona responsable de esta distribución de la jornada. El nombre de la persona facilitadora se muestra en el certificado, cuando está configurado, y también en el informe de jornadas.

6. Configuración de fechas - elige entre las opciones:

   1. • Fecha fija - fechas específicas para realización de la jornada:

        1. 1. ¿Cuál es la fecha que la jornada estará disponible para ser iniciada? - selecciona una fecha y hora, o activa el botón Iniciar hoy;

           2. ¿Cuál es la fecha que la jornada deberá ser concluida? - selecciona una fecha y hora o activa el botón Sin fecha límite;

           3. ¿Hasta cuándo la jornada estará disponible? - define hasta cuando las personas podrán acceder a la jornada. Después, selecciona una fecha y hora o activa el botón Permanentemente.

      • Fecha móvil - plazos que inician automáticamente con la entrada de la persona en la distribución: 

        1. 1. ¿En cuántos días la jornada estará disponible para ser iniciada? - digita el total de días o activa el botón Inmediatamente;

           2. ¿En cuántos días la jornada deberá ser concluida? - digita el total de días o activa el botón Sin fecha límite;

           3. ¿En cuántos días estará disponible la jornada? - digita el total de días o activa el botón Permanentemente.

Aquí te dejamos algunos ejemplos para que se comprenda mejor el comportamiento de las fechas flexibles: 

Ejemplo 1: el 01/09/2022 creaste una jornada y vas a distribuirla para todas las personas que son agentes, dónde configuraste que tendrán 10 días para comenzar, 20 días para concluir y 30 días que estará disponible. Eso quiere decir que todos podrán comenzar la jornada el 11/09/2022, concluir hasta el 21/09/2022 y acceder hasta el 01/10/2022.

Ejemplo 2: el 01/09/2022 creaste una jornada con las mismas configuraciones de arriba. El 10/09/2022, incluiste a alguien en la base de personas, con la función de agente. Esa persona entrará automáticamente en la distribución el día que entró en la base, entonces podrá iniciar la jornada el 20/09/2022, concluir hasta el 30/09/2022 y acceder hasta el 10/10/2022.

6. Clica en el botón Guardar y siguiente.

Definición de las personas a incluir en la distribución

1. ¿Deseas distribuir aunque las personas ya estén en otra distribución activa de esta jornada? - Para asignar personas incluso si ya están en otra distribución activa de la misma jornada, responde Sí. Si deseas restringir la asignación solo a las personas que no estén en otra distribución de la misma jornada, responde No. De esta forma, aunque las incluyas, la plataforma identificará que ya están en otra distribución y no las añadirá a la que estás creando.

2. Para insertar personas en la distribución, haz clic en el botón Configurar. Puedes determinar las personas mediante segmentación o solo personas específicas. Después de seleccionarlas, revisa la lista. Funciona así: 

   • Por segmentación (Negocio, Función, Sitio, Turno) - Puedes combinar una o más características para crear tu grupo dinámico.

     • Atención a la regla de distribución - Para garantizar que la distribución incluya solo al público correcto, especialmente en entornos con más de una operación, tu sistema puede requerir la selección de un “Negocio” siempre que utilices las segmentaciones de Función, Sitio o Turno. Si esta regla está activa, el botón Guardar solo se habilitará después de que elijas al menos un Negocio. Esto asegura que otras operaciones no se vean afectadas accidentalmente.

   • Por personas específicas - Escribe los nombres o usernames y haz clic en Agregar, o usa la búsqueda avanzada. Consejo: Esta opción es ideal para casos puntuales. Para grupos que necesiten actualizarse automáticamente cuando las personas cambien de función o de negocio, por ejemplo, recomendamos usar la segmentación.

   • Haz clic en Guardar. Cada vez que necesites editar la lista de personas que publican, repite el proceso.

Gestionar inscripciones

Al habilitar inscripciones en la jornada para las personas, permites que ellas mismas se inscriban. Es decir, al incluir personas en la gestión de inscripciones de una jornada, no existe una obligatoriedad de realizarla. Las personas incluidas encontrarán la jornada en el menú Aprendizaje libre y podrán decidir si inscribirse o no. Para hacerlo:

1. Accede a Aprendizaje > Gestionar jornadas.

2. En la jornada seleccionada, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Gestionar inscripciones.

3. En la esquina superior derecha, haz clic en + Nueva distribución.

4. Vacantes limitadas - al activar, debes determinar un número de vacantes disponibles para la inscripción usando el campo Cantidad de vacantes.

5. Nombre - escribe un nombre de hasta 100 caracteres que ayude a identificar a las personas que podrán inscribirse en esta jornada.

6. Persona facilitadora - es la persona responsable de esta disponibilidad de inscripciones para la jornada. El nombre de la persona facilitadora se muestra en el certificado (cuando está configurado) y también en el informe de jornadas.

7. Configuración de fechas:

   1. • Configuración de la disponibilidad para las inscripciones:

        1. • Abrir inscripciones - elige la fecha y la hora, o selecciona abrir inmediatamente.

           • Cerrar inscripciones - elige la fecha y la hora, o selecciona no establecer un plazo.

      • Configuración de la disponibilidad para las realizaciones:

        1. • Permitir realizaciones - elige la fecha y la hora, o selecciona permitir a partir de la inscripción.

           • Cerrar realizaciones - elige la fecha y la hora, o selecciona no establecer un plazo.

6. Haz clic en el botón Guardar y siguiente.

Definición de las personas que podrán inscribirse en la jornada

1. Para seleccionar a las personas que podrán inscribirse en esta jornada, haz clic en el botón Configurar. Puedes determinar las personas mediante segmentación o solo personas específicas. Después de seleccionarlas, revisa la lista. Funciona así:

   • Por segmentación (Negocio, Función, Locaización, Turno) - Puedes combinar una o más características para crear tu grupo dinámico.

     • Atención a la regla - Para garantizar que estás incluyendo solo al público correcto, especialmente en entornos con más de una operación, tu sistema puede requerir la selección de un “Negocio” siempre que utilices las segmentaciones de Función, Sitio o Localización. Si esta regla está activa, el botón Guardar solo se habilitará después de que elijas al menos un Negocio. Esto asegura que otras operaciones no se vean afectadas accidentalmente.

   • Por personas específicas - Escribe los nombres o usernames y haz clic en Agregar, o usa la búsqueda avanzada. Consejo: Esta opción es ideal para casos puntuales. Para grupos que necesiten actualizarse automáticamente cuando las personas cambien de función o de negocio, por ejemplo, recomendamos usar la segmentación.

   • Haz clic en Guardar. Cada vez que necesites editar la lista de personas que publican, repite el proceso.