FAQ - Documentos

1. ¿Dónde busca la búsqueda inteligente los términos que escribes?

La búsqueda inteligente realiza un escaneo en secuencia exactamente en este orden: título, descripción, palabras clave y, por último, en los campos de texto del documento. 

2. ¿Cómo presenta los resultados?

Según el resultado del escaneo, crea un ranking de puntos para los documentos. El documento que obtiene la puntuación más alta aparece primero en la lista de resultados.

3. ¿Cómo asigna puntos a un documento?

Cuanto mayor sea la precisión del resultado del término buscado, mayor será la cantidad de puntos que el documento recibe en el ranking. Por ejemplo, si buscas un término de dos palabras y la búsqueda encuentra más de un documento como resultado, los puntos se distribuyen en cada uno de los resultados descritos en el ítem 2.

Ejemplo: Si el título del documento 1 tiene 4 palabras y las 2 que buscaste están en él, recibirá una cantidad de puntos mayor en comparación con otro documento que tenga un título de 10 palabras y contenga las 2 que buscaste. En términos matemáticos, el documento 1 tiene una proporción de aciertos del 50% (2 de 4) y el documento 2 tiene una proporción del 20% (2 de 10). Este ejemplo solo considera el título, pero esta proporción también se aplica a la descripción, las palabras clave y el contenido.

4. ¿Existe un límite en la cantidad de documentos mostrados como resultado de una búsqueda?

Sí, existe una regla que limita un máximo de 30 documentos, y se implementó para preservar la estabilidad del servidor. Sin un límite, algunas búsquedas podrían sobrecargar el servidor. El equipo de desarrollo está estudiando posibles soluciones.

5. Teniendo en cuenta la regla de mostrar un máximo de 30 documentos, ¿cuál es la sugerencia inmediata para sortear esta limitación?

Para aprovechar al máximo la búsqueda inteligente, recomendamos el uso de filtros avanzados en la búsqueda de documentos, como el filtro de repositorio. Al filtrar por repositorio, estás dirigiendo la búsqueda solo a los documentos de ese repositorio, lo que podría ser suficiente para tu búsqueda. Además, el uso de otros filtros combinados hace que la búsqueda sea más específica y arroje resultados más precisos.

6. Consejos para utilizar la búsqueda de documentos.

Además de utilizar los filtros avanzados, hay otros elementos que facilitan el uso de la herramienta de documentos, como marcar como favoritos los documentos más utilizados y utilizar la pestaña 'Más accedidos por mí'. Estas pestañas se pueden encontrar en la pantalla 'Mis documentos' sin necesidad de realizar ninguna búsqueda.

7. ¿Cómo gestionar adecuadamente los elementos de búsqueda en la construcción de documentos?

El formato de construcción de estos elementos en el documento influye en el resultado de la búsqueda. Por ejemplo, si utilizas la palabra 'crédito' en todos los espacios de un documento, le asignarás puntos a ese documento. Por lo tanto, es importante analizar si los documentos que se muestran como resultado de la búsqueda realmente "merecen" tener tantos puntos en comparación con otros. Esto sucede cuando das protagonismo a estos términos al usarlos en la construcción del documento. Una sugerencia para evaluar las búsquedas y sus resultados es utilizar el informe de búsquedas como una herramienta. Este informe muestra las búsquedas que las personas han realizado y los documentos que son resultado de esas búsquedas.

Si administras repositorios y configuras grupos de control, tienes una forma de saber qué grupos de acceso y revisión están asociados a un documento:

Accede a Documentos > Gestionar documentos y, en el menú de acciones del documento que desees, haz clic en Definir acceso y revisión. En esta página encontrarás la información sobre qué grupos de control (de acceso o revisión) están asociados al documento. También puedes exportar estos grupos para saber qué personas forman parte de ellos. Para hacerlo, selecciona todos los grupos, haz clic en el botón Acciones > Exportar personas.

Tips adicionales:

1. Para saber qué personas tienen acceso a un ID de documento, sin ver la vista de grupos de acceso a los que pertenecen, haz clic en Documentos > Gestionar documentos y busca el ID del documento deseado. Luego, haz clic en la columna de Acciones > Exportar grupos de acceso.

2. Para saber qué grupos de acceso están relacionados con una persona, haz clic en Documentos > Reporte de rastreabilidad y selecciona la opción Rastrear por personas y grupos. Luego, ingresa uno o más nombres de personas en el campo Personas y haz clic en Buscar. Encontrarás todos los grupos de acceso, revisión o creación en los que la persona buscada está incluida.

3. Si necesitas ajustar las segmentaciones de algún grupo, haz clic en Documentos > Configurar grupos y localiza el grupo deseado. Luego, en la columna Acciones, haz clic en Personas y realiza los ajustes necesarios.

Al acceder a Documentos > Configurar grupos, en la columna 'Repositorios', encontrarás los repositorios asociados a cada grupo. La columna muestra un enlace que, al hacer clic en él, muestra la lista de repositorios.

Al acceder a Documentos > Configurar grupos, en la columna 'Acciones', encontrarás la opción de editar. En el campo 'Repositorio', verás la lista de repositorios que administras y podrás editar la asociación realizada.

Si eres una de las personas administradoras de un repositorio, deberías poder encontrar todos los documentos creados en él. Si un documento fue creado por otra persona y aún es un borrador, es decir, no ha sido publicado, podrás encontrarlo, pero no tendrás permiso para editarlo. Si no puedes encontrar un documento, utiliza los filtros para buscar documentos activos e inactivos. Además, asegúrate de que el repositorio esté activo. Los documentos de repositorios inactivos no pueden gestionarse.

Si la persona encargada del borrador del documento no puede seguir editándolo y publicarlo, por cualquier razón, abre un ticket para que nuestro equipo revise la posibilidad de cambiar la propiedad del borrador a otra persona. En el ticket, además del ID del documento, es necesario incluir el username de la persona encargada del borrador y el username de la persona a la cual se deberá transferir la autoría del borrador. 

Sí, el sistema de feedbacks funciona de la siguiente manera: a cada versión del documento, todas las personas que pueden accederlo pueden evaluar su utilidad. Para hacerlo, deben hacer clic en el botón 'Enviar', además de los pulgares arriba (útil) o abajo (no útil). Una vez enviada la evaluación, los botones dejan de aparecer. Al publicar una nueva versión, los botones volverán a estar disponibles para enviar una nueva evaluación.

El CK Editor, que es una herramienta integrada en Weduka para la edición de texto, al traer un texto HTML al editor, lo formatea en negritas. Esta es una característica del CK y estamos siguiendo las actualizaciones para encontrar soluciones. Para solucionarlo en este momento, te recomendamos que, en lugar de pegar el texto usando Ctrl + v, utilices Ctrl + Shift + v (pegar sin formato).

No. Incluso si eres una persona que administra el repositorio en el que se creó el borrador, no puedes editarlo, ya que solo quien lo creó puede continuar trabajando en él. Después de su publicación, cuando el documento deja de ser un borrador, otras personas con permisos podrán editarlo.

En Weduka, actualmente no contamos con una estructura que permita la migración de carpetas de documentos de un repositorio a otro. Si esta necesidad se percibe como recurrente y de gran importancia, podría convertirse en un proyecto futuro. Debido a todas las asociaciones que involucran la estructura de un documento, el impacto podría ser significativo. Por lo tanto, nuestra recomendación es que este proceso se realice de forma manual. Hay una forma que podría facilitar y acelerar la migración: clonar los documentos que desean transferir de un repositorio a otro. Al clonar un documento, en las configuraciones avanzadas, pueden cambiar el repositorio y todos los demás atributos, como temas, carpetas, descripción, palabras clave, etc.

Accediendo a Documentos > Reporte de acceso, encontrarás detalles sobre el acceso a los documentos, como el origen, las fechas, las cantidades e incluso la clasificación de utilidad. Además, podrás ver gráficos que muestran los 5 documentos más accesados y la distribución de origen de acceso.

Antes que nada, debes comprender lo siguiente: una persona solo puede acceder a un documento si forma parte del grupo de acceso asociado a él. Es decir, solo necesitas entender la asociación del grupo y resolver el problema. A continuación, se describe un proceso sencillo para hacerlo:

1. Accede al menú Documentos > Reporte de rastreabilidad y verifica si la reclamación de pérdida de acceso es válida. Considera rastrear por 'Personas con acceso', selecciona el repositorio y el documento, luego haz clic en buscar. Así identificarás quiénes pueden acceder al documento en cuestión. Si deseas realizar una búsqueda aún más específica, utiliza el filtro para seleccionar personas. 

2. Si realmente no tienes acceso, realiza ajustes en el grupo. Para hacerlo, accede a Documentos > Gestionar documentos > Filtrar y busca el documento. Una vez que lo encuentres, haz clic en Acciones > Definir grupos de acceso y verifica el grupo asociado. Si deseas extraer a las personas que forman parte de este grupo, haz clic en Acciones > Exportar grupos de acceso y explora los datos en la hoja de cálculo.

3. Utiliza el menú principal y accede a Documentos > Configurar grupos. Luego, busca el grupo de acceso identificado en el paso anterior y haz clic en Acciones > Personas. En esta pantalla, agrega personas específicas o ajusta las segmentaciones según negocios, funciones, escalas o ubicaciones y luego haz clic en Guardar. Si necesitas comprender mejor esta pantalla, haz clic aquí.

¡Listo! El problema de acceso estará resuelto. Todos los documentos asociados al grupo editado estarán automáticamente disponibles para las personas incluidas en él.

Tip importante: siempre que se creen nuevas funciones o negocios, y las personas en tu base de datos se muevan a ellas, los grupos de acceso a los documentos deben ser gestionados y posiblemente ajustados para reflejar estos cambios. Normalmente, son cambios en la base de personas como estos los que causan la pérdida de acceso.

La fecha de revisión es una característica estática de cada documento. Una vez configurada, solo se cambiará si se edita el documento y se modifica el campo específico de la fecha de revisión. Configurar una cantidad diferente de días de revisión en el repositorio no cambiará automáticamente todas las fechas de revisión de los documentos disponibles en él. De la misma manera, editar un documento sin cambiar su fecha de revisión no actualizará automáticamente la fecha basada en la fecha sugerida por el repositorio. Una vez más, cada documento lleva su fecha estática de revisión y se puede editar en cualquier momento.

La fecha de revisión configurada en el repositorio es solo una recomendación que se encuentra disponible cuando se activa en el documento. Esta activación se realiza dentro de la configuración avanzada de un documento, y al activarla, las personas administradoras del repositorio o las revisoras del documento recibirán notificaciones para realizar la revisión. Esta notificación se inicia 30 días antes de la fecha registrada. De forma predeterminada, la configuración está desactivada, es decir, la persona que está creando o revisando un documento debe activarla para habilitar las notificaciones de revisión. Cuando se activa la función, el campo calcula la cantidad de días configurados en el repositorio y aplica una fecha de revisión futura, comenzando a contar desde la fecha actual. Sin embargo, debido a que es una recomendación, el campo permanece abierto a ediciones. Esto significa que la persona que está creando o revisando el documento puede elegir libremente cualquier otra fecha de revisión específica para ese documento.

Para volver a utilizar la fecha sugerida por el repositorio durante la revisión de un documento, simplemente apaga y enciende nuevamente el botón Notificar revisión en la configuración avanzada y luego guarda. Esta acción volverá a traer la sugerencia de días de plazo de revisión del repositorio.

Una buena práctica es usar modelos de documentos y configurarlos con la fecha de revisión activada. De esta manera, al clonar estos modelos para crear nuevos documentos, se puede mantener esta característica.

Tip: configura fechas de revisión solo para documentos que requieran esta acción. Evita saturar el sistema con notificaciones de revisión de documentos que no necesitan ser revisados. Esto termina dificultando la experiencia de las personas administradoras de los repositorios y también de las personas revisoras de documentos.

Puedes consultar estos documentos fácilmente utilizando el reporte disponible en Reportes > Registros de uso. Solo necesitas elegir las operaciones y los negocios deseados, definir las fechas de inicio y fin de la consulta (puede ser el día de hoy para ambos) y seleccionar 'Reporte: Documentos con enlaces a doc. inactivos' en la lista de reportes disponibles. El resultado mostrará 5 columnas: 'ID del documento de origen', 'Documento de origen', 'Repositorio del documento de origen', 'ID del documento relacionado' y 'Documento relacionado'.

Cuando alguien accede a un documento con enlace a un documento inactivo y hace clic en ese enlace, la experiencia es insatisfactoria. La persona visualiza un mensaje informando que el documento no existe o que no tiene acceso, lo que puede dar la impresión de un error, y no es el caso. Editar o eliminar estos enlaces no solo mejora la precisión de la información, sino que también mejora significativamente la experiencia de las personas que acceden a documentos en Weduka, proporcionando una navegación más fluida y evitando frustraciones innecesarias. 

• Cuando tenemos un borrador de documento que no fue aprobado, el documento vuelve a su última versión publicada; sin embargo, en la pantalla de Gestionar documentos, sigue siendo un borrador que solo podrá ser editado por la persona que lo creó.

Esto sucede cuando formas parte del grupo de acceso asociado al documento, pero no tienes permiso de administración, creación o revisión. Por lo tanto, puedes acceder a su vista previa e incluso hacer un clon, pero no puedes editarlo.

• Si tu intención es editarlo, necesitarás uno de los siguientes tipos de acceso:

• Ser una persona registrada como administradora del repositorio donde está el documento.

• Ser una persona asociada a un grupo de revisión del documento.

• Ser una persona asociada a un grupo de creación del repositorio donde está el documento, y que este grupo también tenga la finalidad de revisión.