Criar documento

Crie documentos que podem ser consultados pelas pessoas na base de conhecimento, além de serem usados em treinamentos criados na plataforma. Para criar documentos em um repositório, é necessário atender a requisitos específicos e seguir alguns passos preparatórios. Confira abaixo as informações:

Permissões para Criação de Documentos:

1. Pessoas administradoras do repositório podem criar documentos. Essas pessoas têm acesso total para gerenciar e criar documentos em todos os aspectos do repositório.

2. Além das administradoras, é necessário estar em um grupo de criação associado ao repositório. Esses grupos são definidos para permitir que pessoas específicos, além das administradoras, possam criar documentos dentro do repositório.

Importante: Se, ao tentar criar um documento, a plataforma exibir a mensagem "Você não tem acesso para criar documentos neste repositório", isso indica que você não possui as permissões necessárias para criar documentos naquele repositório. Isso pode ocorrer porque você não está registrada como administradora do repositório ou não faz parte do grupo com permissão para criação de documentos. Para obter informações sobre como adicionar pessoas ao grupo de criação de um repositório, consulte o artigo: Configurar repositório.

Configurar a Estrutura de Pastas:

1. Antes de criar documentos, é preciso configurar a estrutura de pastas no repositório. Isso ajuda a organizar o conteúdo e facilita a localização e o gerenciamento dos documentos. Para saber como criar a estrutura de pastas, acesse este artigo: Configurar pastas.

Criar um Documento:

Após configurar a estrutura de pastas, você pode prosseguir para a criação de documentos. Confira abaixo as informações:

1. Acesse Documentos > Gerenciar documentos.

2. Clique em + Novo documento.

3. Escolha o repositório apropriado.

4. Repositório - confirme se escolheu o repositório apropriado. Depois de criar o documento, não é possível alterar. Se preciso, clique em "alterar" no canto superior da tela e selecione o repositório correto. 

5. Título - defina o nome do documento, usando até 100 caracteres. Procure usar títulos únicos, com termos que não se repitam em títulos de outros documentos, para aumentar a eficácia das buscas.

6. Pasta - escolha uma pasta ou subpasta para armazenar o documento. Essa escolha facilita a organização para quem cria e para quem acessa documentos.

7. Palavras-chave - insira palavras ou termos, de até 40 caracteres, que facilitem a busca do documento, separadas por vírgula. Usar palavras-chave direcionadas para cada documento e que não se repitam aumenta a eficácia das buscas.

8. Assuntos - se desejar, escolha assuntos para classificar o documento. Apesar de não ser obrigatório, pode facilitar a busca por ele. 

9. Descrição - escreva um resumo do conteúdo do documento, de até 500 caracteres. A descrição é exibida no resultado das buscas e na exibição dos detalhes de cada documento aberto e também na lista de favoritos e de mais acessados. Além disso, o texto dela é usado pelo buscador.

10. Capa - clique em Alterar imagem e de acordo com a configuração feita pela gestão de documentos, você poderá ver até três opções:

    • Upload: faça o upload de uma imagem com resolução mínima de 90x90px do seu computador. Você poderá rotacionar essa imagem, aplicar um zoom na nossa ferramenta de corte e caso tenha sido liberado pela gestão de documentos, conseguirá adicionar um texto de até 15 caracteres;

    • Capas da galeria: utilize as capas criadas pela gestão de documentos. Caso tenha sido liberado, você conseguirá adicionar um texto de até 15 caracteres;

    • Cor sólida: utilize uma cor pré-definida ou personalize até 10 cores que você costuma utilizar. Caso tenha sido liberado pela gestão de documentos, você conseguirá adicionar um texto de até 15 caracteres. Dica: utilize o código hexadecimal para adicionar a cor exata desejada.

Pronto! Você passou pelas configurações básicas de criação de um documento e pode seguir para a criação do conteúdo, se quiser. Para isso, ignore as configurações avançadas e clique em Salvar e avançar. 

11. Configurações avançadas - use para definir a permissão de feedbacks sobre a utilidade, a leitura obrigatória, a notificação de revisão, anexar arquivos e links ou relacionar outros documentos.

    • Permitir feedbacks sobre a utilidade - permitindo feedbacks, será mostrada uma caixa de avaliação na tela do documento. Durante o acesso, a pessoa pode avaliar se o documento é útil ou não. Por padrão, essa permissão nasce ativada, mas você pode desativar. Você pode acessar e tratar os feedbacks no menu Documentos > Gerenciar feedbacks.

    • Determinar leitura obrigatória - ao ativar, a leitura obrigatória passa a ser uma característica de destaque do documento. Quando acessado, um botão de confirmação de leitura é exibido. Na tela de busca, ele é exibido no painel de atualizações recentes enquanto o registro de leitura não estiver marcado. No catálogo, o filtro de leitura obrigatória permite encontrar rapidamente documentos importantes ainda não lidos.

    • Notificar revisão - ao ativar, você define que o documento deve ser revisado até a data selecionada.

    • Anexar arquivos ou links - ao ativar, você pode selecionar arquivos ou links previamente criados no menu Documentos > Gerenciar anexos, e torná-los disponíveis a todos que acessem este documento.

    • Relacionar a outros documentos - ao ativar, você pode selecionar documentos que serão relacionados ao documento criado. Esses documentos estarão acessíveis na exibição do documento de origem.

    • Agendar data de publicação - ao ativar, você pode selecionar uma data para a publicação do documento, no campo "Publicar em". Lembre-se de que, para que o documento fique acessível, é necessário que seja aprovado e que os grupos de controle sejam configurados adequadamente.

12. Cancelar - use para cancelar a criação do documento.

13. Limpar - use para limpar todos os campos já preenchidos.

14. Salvar e avançar - clique para seguir para a criação do conteúdo do documento, no passo 2.

Depois de configurar o documento, é hora de criar o conteúdo:

1. Tipo de conteúdo do documento - escolha o tipo de documento a ser criado. Confira as possibilidades:

   • Construtor de página - crie o documento na plataforma, usando o construtor de página nativo da Weduka que pode utilizar vários componentes abaixo além de imagens com extensão .png, .jpg, .gif;

   • Editor de texto - crie o documento na plataforma, usando o editor de texto que também suporta imagens com extensão .png, .jpg, .gif e vídeos do Youtube;

   • PDF - escolha o arquivo com extensão .pdf em seu computador;

   • Word - escolha o arquivo com extensão .docx em seu computador;

   • Power point - escolha o arquivo com extensão .pptx em seu computador;

   • Excel - escolha o arquivo com extensão .xlsx em seu computador;

   • Vídeo - escolha o arquivo com extensão .mov ou .mp4 em seu computador;

   • Áudio - escolha o arquivo com extensão .mp3, .ogg, .wav ou .wma  em seu computador;

   • SCORM - escolha o arquivo com extensão .zip no seu computador. Caso o seu arquivo não esteja funcionando, clique aqui.

   • Arquivo para download - escolha qualquer arquivo com uma das extensões acima em seu computador;

Importante: o visualizador da Microsoft só exibe arquivos de até 100 MB; então, arquivos do tipo Word, Power point e Excel só poderão ser visualizados em tela caso tenham esse tamanho ou menos. 

2. Clique em salvar e escolha entre as opções abaixo como você deseja salvar o documento:

   • Salvar e continuar - use para salvar o documento como rascunho e continuar editando.

   • Salvar e sair - use para salvar o documento como rascunho e continuar a edição mais tarde. Somente você pode editar esta versão, enquanto ela for um rascunho.

   • Enviar para avaliação - use para enviar a versão para ser avaliada pelas pessoas que administram o repositório. Se você tiver agendado a publicação, visualizará a informação "Publicação agendada para dd/mm/aaaa hh:mm"

   • Publicar versão - publique a versão diretamente. Em seguida, revise os grupos de acesso. Recomendamos associar imediatamente grupos de acesso ao documento criado. Mesmo que seja publicado, não estará acessível, enquanto grupos de acesso não forem associados. Se você tiver agendado a publicação, visualizará a informação "Publicação agendada para dd/mm/aaaa hh:mm"