Criar documentos

Crie documentos que podem ser consultados pelas pessoas na base de conhecimento, além de serem usados em treinamentos criados na plataforma. Para criar documentos, você precisa ter as permissões necessárias e ter um ambiente preparado para isso. Confira a seguir:

Quem pode criar documentos?

1. Pessoas administradoras do repositório, que têm acesso total para gerenciar documentos já criados no repositório e criar novos documentos nele também. 

2. Pessoas incluídas num grupo de criação associado ao repositório. Um grupo de criação é útil para permitir que pessoas específicas, que não sejam pessoas administradoras do repositório, possam criar documentos nele.

Se, ao tentar criar um documento, a plataforma exibir a mensagem "Você não tem acesso para criar documentos neste repositório", isso indica que você não possui as permissões necessárias para criar documentos naquele repositório. Isso quer dizer que ou você não faz parte das pessoas administradoras do repositório ou não faz parte do grupo com permissão para criação de documentos. Para saber como inserir pessoas na administração de um repositório consulte o artigo Configurar repositórios. Nesse menu, você também fica sabendo como associar um grupo de criação ao repositório.

Antes de criar documentos, é preciso configurar a estrutura de pastas e subpastas do repositório. Isso ajuda a organizar o conteúdo e facilita a localização e o gerenciamento dos documentos. Para saber como criar a estrutura de pastas, acesse o artigo Configurar pastas.

Criar

Depois de configurar a estrutura de pastas, você pode seguir para a criação de documentos. Para isso:

1. Acesse Documentos > Gerenciar documentos.

2. Clique em + Novo documento e escolha o repositório.

3. Repositório - confirme se escolheu o repositório apropriado. Depois de criar o documento, não é possível alterar. Se precisar, clique em "Alterar", no canto superior da tela e selecione o repositório correto. 

4. Título - defina o nome do documento, usando até 100 caracteres. Procure usar títulos únicos, com termos que não se repitam em títulos de outros documentos, para aumentar a eficácia das buscas.

5. Pasta - escolha uma pasta ou subpasta para armazenar o documento. Essa escolha facilita a organização para quem cria e para quem acessa documentos.

6. Palavras-chave - insira palavras ou termos, com até 40 caracteres cada, que facilitem a busca do documento, separando por vírgula. Usar palavras-chave direcionadas para cada documento e que não se repitam aumenta a eficácia das buscas.

7. Assuntos - selecione assuntos para classificar o documento. A obrigatoriedade dessa escolha e a possibilidade de seleção de múltiplos assuntos depende da configuração do repositório. Associar assuntos pode facilitar a organização interna, a análise e a busca por documentos. Alguns assuntos podem estar ocultos da busca, sendo utilizados apenas para fins internos. Ao clicar em “Selecionar”, você verifica se cada assunto está ativo e se está oculto na busca.

8. Descrição - escreva um resumo do conteúdo do documento, de até 500 caracteres. A descrição é exibida no resultado das buscas, na exibição dos detalhes de cada documento aberto e nas listas de favoritos e dos seus acessos. Além disso, o texto dela é usado como parâmetro de busca.

9. Capa - clique em "Alterar imagem" e, de acordo com a configuração feita pela gestão de documentos, você poderá encontrar até três opções:

   • • Upload - faça o upload de uma imagem com resolução mínima de 90x90px do seu computador. Você pode rotacionar essa imagem, aplicar um zoom na nossa ferramenta de corte e, caso tenha sido liberado pela gestão de documentos, você pode inserir um texto de até 15 caracteres;

     • Capas da galeria - use as capas criadas pela gestão de documentos. Caso tenha sido liberado pela gestão de documentos, você pode inserir um texto de até 15 caracteres;

     • Cor sólida - use uma cor pré-definida ou personalize até 10 cores. Dica: use o código hexadecimal para adicionar a cor exata desejada. Caso tenha sido liberado pela gestão de documentos, você pode inserir um texto de até 15 caracteres.

Pronto! Você passou pelas configurações básicas de criação de um documento e pode seguir para a criação do conteúdo, se quiser. Para isso, ignore as configurações avançadas e clique em Salvar e avançar. 

Caso prefira passar pelas configurações avançadas, confira as opções a seguir:

10. Configurações avançadas - use para definir a permissão de feedbacks sobre a utilidade, a leitura obrigatória, a notificação de revisão, o anexo de arquivos e links ou o relacionamento com outros documentos.

    • • Permitir feedbacks sobre a utilidade - ao permitir, uma caixa de avaliação é exibida ao acessar o documento. Durante o acesso, a pessoa pode avaliar se o documento é útil ou não. Por padrão, essa permissão nasce ativa, mas você pode desativar. Você pode acessar e tratar os feedbacks no menu Documentos > Gerenciar feedbacks.

      • Determinar leitura obrigatória - ao ativar, a leitura obrigatória passa a ser uma característica de destaque do documento. Quando acessado, um botão de confirmação de leitura é exibido. Em Meus documentos, ele é exibido na lista de atualizações recentes enquanto o registro de leitura não for confirmado. No catálogo, o filtro de leitura obrigatória permite encontrar rapidamente documentos importantes ainda não lidos.

      • Notificar revisão - ao ativar, você define que o documento deve ser revisado até a data selecionada.

      • Anexar arquivos ou links - ao ativar, você pode selecionar arquivos ou links previamente criados no menu Documentos > Gerenciar anexos, e torná-los disponíveis às pessoas que acessam este documento.

      • Relacionar a outros documentos - ao ativar, você pode selecionar documentos que serão relacionados ao documento criado. Esses documentos podem ser acessados diretamente pelo documento de origem, como se fossem sugestões de leitura.

      • Agendar data de publicação - ao ativar, você pode selecionar uma data para a publicação do documento, no campo "Publicar em". Para que o documento fique acessível, é necessário que seja aprovado e que os grupos de controle sejam configurados adequadamente.

11. Cancelar - use para cancelar a criação do documento.

12. Limpar - use para limpar todos os campos já preenchidos.

13. Salvar e avançar - clique para seguir para a criação do conteúdo do documento, na etapa 2.

Depois de configurar o documento, é hora de criar o conteúdo:

1. Tipo de conteúdo do documento - escolha o tipo de documento a ser criado. Confira as possibilidades:

   • Construtor de página - crie o documento na plataforma, usando o construtor de página nativo da Weduka, que permite a criação de documentos com tipos variados de componentes, como imagens com extensão .png, .jpg, .gif e vídeos do YouTube;

   • Editor de texto - crie o documento na plataforma, usando o editor de texto, que suporta imagens com extensão .png, .jpg, .gif e vídeos do YouTube;

   • PDF - escolha o arquivo com extensão .pdf em seu computador;

   • Word - escolha o arquivo com extensão .docx em seu computador;

   • Power point - escolha o arquivo com extensão .pptx em seu computador;

   • Excel - escolha o arquivo com extensão .xlsx em seu computador;

   • Vídeo - escolha o arquivo com extensão .mov ou .mp4 em seu computador;

   • Áudio - escolha o arquivo com extensão .mp3, .ogg, .wav ou .wma  em seu computador;

   • SCORM - escolha o arquivo com extensão .zip no seu computador. Caso o seu arquivo não esteja funcionando, clique aqui.

   • Arquivo para download - escolha qualquer arquivo com uma das extensões acima em seu computador.

Importante: o visualizador da Microsoft só exibe arquivos de até 100 MB; então, arquivos do tipo Word, Power point e Excel só poderão ser visualizados em tela caso tenham esse tamanho ou menos. 

2. Clique em salvar e escolha como você deseja salvar o documento:

   • Salvar e continuar - use para salvar o documento como rascunho e continuar editando.

   • Salvar e sair - use para salvar o documento como rascunho e continuar a edição mais tarde. Somente você pode editar esta versão, enquanto ela for um rascunho.

   • Enviar para avaliação - use para enviar a versão para ser avaliada pelas pessoas que administram o repositório. Se você tiver agendado a publicação, visualizará a informação "Publicação agendada para dd/mm/aaaa hh:mm"

   • Publicar versão - publique a versão diretamente. Em seguida, revise os grupos de acesso. Recomendamos associar imediatamente grupos de acesso ao documento criado. Mesmo que seja publicado, não estará acessível, enquanto grupos de acesso não forem associados. Se você tiver agendado a publicação, visualizará a informação "Publicação agendada para dd/mm/aaaa hh:mm"