Clonar documento

Ao clonar um documento, você economiza o tempo que seria investido na criação de um novo, do zero, o que é útil se você precisa produzir materiais semelhantes ou recorrentes; você mantém a consistência de estilo, formato e estrutura e garante que seus documentos tenham um padrão. Além disso, por estar criando a partir de uma base conhecida e aprovada, há menos probabilidade de errar ou esquecer elementos importantes no novo documento. Você pode personalizar facilmente o documento clonado e aumentar a produtividade e a eficiência colaborativa, já que é um recurso que facilita o compartilhamento de modelos e a colaboração, pois as pessoas da equipe podem começar a trabalhar a partir de uma base comum.

Clonar

1. Acesse Documentos > Gerenciar documentos.

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique nos três pontos > Clonar documento.

3. Defina o nome do documento clone, usando até 100 caracteres. Procure usar títulos únicos, com termos que não se repitam em títulos de outros documentos, para aumentar a eficácia das buscas.

Configurações avançadas

4. Caso queira alterar os atributos do documento clone, use o menu de configurações avançadas:

   • Repositório - escolha o repositório do novo documento.

   • Assunto - escolha um assunto para classificar o documento e facilitar sua busca. Este campo é opcional.

   • Pasta - escolha uma pasta ou subpasta para armazenar o documento, clique em + Selecionar.

   • Descrição -  escreva um resumo do conteúdo do documento, de até 500 caracteres. A descrição é exibida no resultado das buscas e na exibição dos detalhes de cada documento aberto e também na lista de favoritos e de mais acessados. Além disso, o texto dela é usado pelo buscador.

   • Palavras-chave -  insira palavras ou termos, de até 40 caracteres, que facilitem a busca do documento, separadas por vírgula. Usar palavras-chave direcionadas para cada documento e que não se repitam aumenta a eficácia das buscas.

   • Manter anexos - ao ativar, você mantém os anexos do documento original.

   • Manter grupos de revisão - ao ativar, você mantém a mesma associação de grupos de revisão do documento original.

   • Permitir feedbacks sobre a utilidade - permitindo feedbacks, será mostrada uma caixa de avaliação na tela do documento. Durante o acesso, a pessoa pode avaliar se o documento é útil ou não. Por padrão, essa permissão nasce ativada, mas você pode desativar. Você pode acessar e tratar os feedbacks no menu Documentos > Gerenciar feedbacks.

   • Determinar leitura obrigatória - ao ativar, a leitura obrigatória passa a ser uma característica de destaque do documento. Quando acessado, um botão de confirmação de leitura é exibido. Na tela de busca, ele é exibido no painel de atualizações recentes enquanto o registro de leitura não estiver marcado. No catálogo, o filtro de leitura obrigatória permite encontrar rapidamente documentos importantes ainda não lidos.

   • Notificar revisão -  ao ativar, você define que o documento deve ser revisado até a data selecionada.

   • Manter documentos relacionados - ao ativar, você mantém os documentos relacionados ao documento original relacionados ao documento que está clonando.

   • Manter grupos de acesso - ao ativar, você mantém a mesma associação de grupos de acesso do documento original.

5. Escolha entre:

   • Cancelar - use para cancelar a criação do documento clone.

   • Salvar rascunho - use para salvar o documento como rascunho e continuar a edição depois. Somente você pode editar esta versão, enquanto ela for um rascunho.

   • Salvar e editar - use para salvar o documento e editar o conteúdo.