Mejores prácticas

Un buen título debe contar, de forma sintética, lo que se encontrará en el contenido.

Evita prefijos o sufijos comunes, como nombres de áreas o repositorios, ya que términos repetidos afectarán negativamente la eficiencia de las búsquedas. Una buena práctica es preguntar a las personas cómo suelen llamar al documento y optar por términos que ya usan. Los comentarios sobre la utilidad, cuando se fomentan y se orientan, también son una buena fuente de consulta para ajustar los nombres de los documentos. Otra buena práctica es someter el contenido al Chat GPT, pidiéndole que interprete el texto e informe los 10 mejores títulos de hasta 100 caracteres que sinteticen lo que se encontrará en el contenido y que faciliten las búsquedas del documento por el título. Usando este recurso, normalmente se pueden encontrar buenas opciones.

No se permiten documentos con el mismo título en el mismo repositorio; sin embargo, en repositorios diferentes no hay restricciones. Entonces, si tienes varios documentos con el nombre "Guion de atención" en repositorios diferentes, funcionará, pero recomendamos mayor especificidad en los títulos para apoyar el ranking y facilitar la búsqueda, como "Guion de atención de pérdida y robo de tarjetas", por ejemplo.

La descripción es un resumen del contenido y tiene hasta 500 caracteres para permitir una explicación menos sintética sobre lo que se encontrará. 

Tiene menos peso que el título en el ranking de la búsqueda elástica, pero puede usarse exclusivamente en la búsqueda avanzada. En algunas situaciones, las personas pueden encontrar un documento utilizando términos existentes en la descripción, aunque sea menos precisa y pueda rankear un mayor volumen de resultados.

El papel principal de la descripción no es la búsqueda, aunque los términos utilizados en ella tienen peso en la clasificación. Su papel central es apoyar la elección de un documento después de la búsqueda. Cuando los "cards" resultantes de la búsqueda son clasificados, es posible ver detalles y leer la descripción antes de abrir el documento. Esto puede ayudar a comprender un poco más sobre el contenido, influyendo en la decisión sobre qué documento se debe abrir.

Buenas prácticas:

La descripción debe delimitar lo que existe en el documento, dando claridad sobre su contenido, de manera que una persona pueda decidir abrir un documento u otro cuando compara sus descripciones. Por ejemplo, en un "Guion de atención de pérdida y robo de tarjetas", una buena descripción sería: "Guía para atender pérdidas y robos de tarjetas, con preguntas obligatorias, paso a paso sobre la correcta tabulación en el sistema, y orientaciones precisas para informar a las personas, garantizando la calidad en este tipo de atención". Vale la pena pensar que los términos de la descripción también influyen en las búsquedas, por lo que la repetición de los términos del título puede ayudar en el ranking cuando se trata de un documento bastante específico.

Utiliza palabras que sean específicas sobre el documento en cuestión.

Es importante que las palabras clave no generen confusión o pérdida de eficiencia en las búsquedas. En el ejemplo del "Guion de atención de pérdida y robo de tarjetas", podemos evitar usar la palabra clave "guion" porque es muy común y hará que este documento aparezca en todas las búsquedas sobre otros tipos de guion. Buenas palabras clave podrían ser: "pérdida", "robo", "pérdida e robo", "tarjeta robada", "tarjeta perdida", "hurto", "tarjeta hurtada". Además, recopilar feedbacks sobre la utilidad y analizar el reporte de búsquedas puede proporcionar buenos insumos sobre palabras clave que deben ser incorporadas o incluso eliminadas de los documentos. Realizar encuestas con las personas también es una buena práctica para enriquecer este atributo. Es importante recordar que la inclusión o exclusión de palabras clave no versiona los documentos, lo que permite total flexibilidad para su edición en cualquier momento. Una buena práctica es usar el Chat GPT, sometiendo el contenido y pidiéndole que interprete el texto e informe las 20 mejores palabras clave de hasta 40 caracteres, que sinteticen lo que se encontrará en el contenido y que faciliten las búsquedas del documento por ellas. Usando este recurso, normalmente se pueden encontrar buenas opciones.

No hay un límite de cantidad de palabras clave y no tenemos una cantidad ideal para recomendar. Las personas tienen diferentes mecanismos cognitivos para recordar documentos, y el desafío está en tratar de encontrar la parte más relevante de estos términos para incorporar al documento.

Hay un límite de caracteres por palabra clave, que es de 40. Si alguno de los términos supera los 40 caracteres, recomendamos dividirlos en palabras clave distintas. El número mínimo es 01 carácter, pero no recomendamos palabras clave tan cortas. Pueden coincidir con muchos fragmentos de texto buscados y terminar siendo relevantes en los resultados para documentos no deseados, lo que dificulta la eficiencia. Imagina una palabra clave con solo el carácter "a": esa es una letra que estará presente en gran parte de los textos utilizados en las búsquedas y ciertamente afectaría negativamente la precisión de los resultados entregados. Un excelente enfoque es pensar en palabras clave muy específicas para cada caso, con términos que las personas suelen utilizar para referirse o encontrar el procedimiento, siempre buscando la convención. Puedes comenzar registrando los principales términos descubiertos y luego incorporar las recomendaciones del Chat GPT para tu contenido, para luego hacer el mantenimiento en Weduka utilizando el reporte de búsquedas, feedbacks de utilidad o encuestas específicas. Si realizas una encuesta sobre un documento, preguntando cómo las personas suelen referirse a él en un campo de texto abierto, la nube de palabras generada por la encuesta será una excelente fuente de consulta para una buena limpieza de tus palabras clave, e incluso de tu título. Este tipo de acción suele ser realizada por las personas siempre que sienten la necesidad de aumentar los accesos a documentos relevantes.

Uso de caracteres especiales:

La búsqueda elástica de Weduka tiene un método que calcula el % de coincidencia de los términos utilizados en la búsqueda con los lugares de búsqueda, que son el título, la descripción y las palabras clave (próximamente también el ID). De esta manera, el sistema genera una puntuación y elige cómo debe clasificar los resultados. La acentuación perfecta, en este sentido, recibe un % de coincidencia mayor que la imperfecta, siempre que la búsqueda también se haya realizado con el acento. En el ejemplo de una búsqueda por el término "préstamo", la coincidencia sería perfecta para la palabra clave "préstamo" y casi perfecta para "prestamo" (sin acento). Sin embargo, ambas resultarán en una puntuación muy buena, por lo que no recomendamos incluir las palabras clave de ambas formas, a menos que sea intencional para casi duplicar la puntuación/peso en el ranking. En caso de duda, el estándar recomendado es registrar la palabra clave con la ortografía correcta, solo una vez.

Grafía completa o incompleta:

Siguiendo el mismo concepto de % de coincidencia mencionado anteriormente, si alguien busca el término "préstamos" (con acento y en plural) y la palabra clave registrada es "préstamo" (con acento y en singular), la distancia de la coincidencia perfecta será de solo 01 carácter, y la puntuación resultante será muy buena. Por lo tanto, tampoco recomendamos incluir palabras clave en singular y plural, a menos que sea intencional para acumular más puntuación en el ranking para ese término. En caso de duda, el estándar recomendado es registrar la palabra clave más apropiada para el procedimiento. En el ejemplo mencionado, vale la pena considerar si el procedimiento trata sobre un proceso de "préstamo" específico (usar en singular) o si es un documento general que explora más modalidades de "préstamos" (usar en plural). Y, por supuesto, reforzamos la sugerencia de realizar mantenimiento, descubrir los términos más utilizados en las búsquedas y ajustar siempre que sea necesario.

La asociación de documentos relacionados funciona como una recomendación de lectura.

Al ofrecer documentos relacionados, permites que las personas puedan profundizar sus conocimientos sobre un tema específico; además, mejoras la experiencia de las personas al ayudarlas a encontrar documentos que puedan ser de su interés, haciendola más agradable y eficiente. 

El cuidado principal al relacionar documentos con otros es garantizar la relevancia y precisión de las conexiones. Asegúrate de que los documentos relacionados tengan contenido común con el tema principal y que sean útiles para quienes buscan información adicional. Además, es importante verificar si están actualizados.

Es fundamental que los documentos relacionados encajen adecuadamente en el contexto del contenido principal. Por lo tanto, evita relacionar documentos que puedan confundir o desviar la atención de las personas.

Ten en cuenta la cantidad de documentos relacionados. Cuando hay un gran número de documentos relacionados, las personas pueden tener dificultades para seleccionar la lectura más relevante, además de diluir la relevancia del contenido principal, dificultando la identificación del contenido más valioso. También puede haber dificultades en su mantenimiento, ya que gestionar y actualizar muchos documentos relacionados puede aumentar el nivel de complejidad.

Conectando documentos a través de un enlace:

Puedes incluir el enlace de un documento en el cuerpo de otro documento. De esta manera, cuando alguien accede a un documento que contiene el enlace, puede hacer clic en él y ser redirigido al otro documento. Aviso: estos documentos no se muestran en la lista de documentos relacionados.

Un documento pertenecerá únicamente al repositorio en el cual fue creado. No podrá existir simultáneamente en más de un repositorio, ni tampoco ser movido entre repositorios.

Si esto representa un problema para ti, considera crear duplicados del documento original en los demás repositorios. Sin embargo, ten en cuenta que esto resultará en una mayor complejidad para la revisión y actualización, ya que el sistema los considerará como documentos distintos, incluso con IDs diferentes. Nuestra recomendación es elegir el repositorio más apropiado, crear el documento y luego gestionar los permisos de acceso para que las personas que lo busquen y necesiten puedan acceder a él sin dificultades.

Otras posibilidades:

Si el repositorio en el que se encuentra el documento no es de acceso frecuente para algunas personas, puedes sugerir que lo marquen como favorito. Esto evita la necesidad de buscarlo, y el acceso estará disponible directamente en la lista de favoritos. Otras estrategias posibles son incluir el enlace del documento en cuestión en el cuerpo de otro documento relacionado con el tema, en el repositorio de uso cotidiano de esas personas, o también añadirlo a los enlaces útiles de la plataforma, para tener un acceso rápido en el menú superior. Es importante mencionar que los accesos a través de enlaces se contabilizan normalmente en nuestros informes.

Los grupos de control permiten definir y gestionar permisos de acceso, creación y revisión para los documentos. 

Son fundamentales para controlar quiénes pueden acceder, crear y revisar los documentos dentro de un ambiente colaborativo. Existen tres posibilidades de uso de grupos de control:

1. Grupo de acceso (visualización o lectura de documentos): determina qué personas tienen permiso para acceder a los documentos. Los miembros de este grupo pueden leer el contenido de los documentos, pero no tienen autorización para realizar cambios o revisiones. Esta configuración es especialmente útil cuando se desea compartir información con un público específico, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ella. Puedes determinar los grupos de acceso a los documentos desde la página "Gestionar documentos", documento por documento, o configurar grupos de forma masiva.

2. Grupo de revisión (edición de documentos): determina qué personas tienen permiso para revisar y editar los documentos. Los miembros de este grupo pueden realizar cambios en el contenido de los documentos, revisar y colaborar activamente en la creación o actualización de los materiales. Puedes determinar los grupos de revisión de documentos desde la página "Gestionar documentos", documento por documento, o configurar grupos de forma masiva.

3. Grupo de creación: determina qué personas tienen permiso para crear nuevos documentos dentro de los repositorios, aunque no tengan autoridad para aprobarlos. La aprobación corre a cargo de las personas que administran los repositorios. Puedes determinar los grupos de creación de documentos desde la página "Configurar repositorios".

De esta manera, la estructura de grupos de control queda completa para facilitar el flujo de creación, revisión y aprobación de documentos. Los grupos de acceso garantizan que las personas adecuadas tengan permiso para visualizar el contenido de los documentos, los grupos de revisión permiten que las personas revisen y editen el material, mientras que el grupo de creación asegura que se puedan producir nuevos documentos, aunque estén sujetos a revisión y aprobación por parte de las personas que administran los repositorios.

Este enfoque proporciona una división clara de responsabilidades y contribuye a una colaboración más organizada y segura en el entorno de documentos de la plataforma, permitiendo que los procesos de creación y aprobación sean gestionados con eficiencia y control adecuado.

Perfil de acceso:

Se refiere a los permisos concedidos a una persona o grupo de personas en Weduka. Estos permisos determinan qué acciones y recursos pueden acceder y utilizar estas personas. Los perfiles de acceso generalmente se definen según las funciones y responsabilidades de cada individuo. Aquí se determina el nivel de acceso y los permisos concedidos en Weduka en su totalidad: lo que las personas pueden ver, editar, crear o desactivar dentro del contexto de la plataforma.

Administración de repositorios:

Está relacionada con el control y gestión de los documentos almacenados en un repositorio. Una persona que administra un repositorio tiene la autoridad para gestionar permisos de acceso, crear, editar, revisar, aprobar e inactivar documentos, además de definir la estructura de carpetas. La administración, por lo tanto, implica un control completo del repositorio.

Buenas prácticas:

• Asigna perfiles de acceso que correspondan a las funciones y responsabilidades de las personas para evitar conceder permisos excesivos o inadecuados.

• Restringe la administración del repositorio para garantizar el control sobre los documentos.

• Revisa periódicamente los permisos para asegurarte de que estén actualizados y alineados con las necesidades.

• Proporciona un entrenamiento adecuado a las personas que administran repositorios para que comprendan sus responsabilidades y las mejores prácticas de gestión de documentos. ¡Contamos con un proceso de onboarding digital para apoyarte!

Cuando se trata de incorporar audio y video en presentaciones de PowerPoint, es importante tener en cuenta las limitaciones y recomendaciones relacionadas con el funcionamiento de estos elementos. Microsoft controla el entorno en el que se ejecuta PowerPoint, lo que significa que no hay garantía de que el audio y video incorporados funcionen perfectamente en todas las situaciones. Aquí encontrarás los formatos de archivo de audio y video recomendados, con soporte en PowerPoint.

Si decides usar audio y video en tus presentaciones de PowerPoint:

• Comprende las limitaciones de tamaño: aunque no se divulga un tamaño máximo absoluto para archivos de audio y video en presentaciones de PowerPoint, es importante recordar que archivos muy grandes pueden ser comprimidos por Microsoft para preservar la integridad de la presentación en sí. Esto puede afectar la reproducción de audio y video. Por lo tanto, es aconsejable mantener los archivos de medios dentro de límites razonables de tamaño.

• Ayuda de Microsoft: si experimentas problemas específicos al usar audio y video en tus presentaciones, consulta los tutoriales de Microsoft para entender si hay maneras de mejorar el formato de los archivos o de la presentación para optimizar el funcionamiento. Recuerda que PowerPoint está diseñado principalmente para crear presentaciones visuales, y la principal atención está en la preservación de la integridad de la presentación. Por lo tanto, al usar elementos multimedia, es importante equilibrar la experiencia deseada con las limitaciones técnicas.

Ahora, si deseas utilizar audio y video en tus documentos en Weduka, sin la obligación de usar PowerPoint, aquí tienes algunos consejos:

• Utiliza opciones específicas para audio y video: Para garantizar un mejor rendimiento y compatibilidad, crea documentos de tipo audio (en formatos .mp3, .ogg, .wav y .wma) y video (en formatos .mov y .mp4), y selecciona estos archivos en tu computadora.

• Considera el uso del constructor de páginas: Si deseas asegurar una reproducción suave de audio y video, considera el uso del constructor de páginas de Weduka. Aquí encontrarás más información sobre cómo crear este tipo de documento. Después de publicar los documentos, puedes compartirlos con las personas en la base de conocimientos y utilizarlos en capacitaciones.

La asociación de un documento con los grupos de acceso determina que las personas que forman parte de estos grupos podrán acceder al contenido del documento en cuestión. Al crear un nuevo documento en Weduka, te recomendamos que lo asocies inmediatamente con los grupos de acceso relevantes. Esta práctica es clave para asegurar que tu documento sea aprovechado eficazmente por estas personas. Aunque publiques el documento, no se podrá acceder a él hasta que esté asociado a un grupo de acceso.

Beneficios de realizar la asociación inmediata después de la creación:

1. Accesibilidad garantizada: al vincular tu documento con los grupos de acceso adecuados desde el principio, aseguras que las personas que necesitan ese contenido tengan acceso inmediato a él.

2. Ahorro de tiempo: evita futuras ediciones y ajustes manuales. Al asociar el documento con los grupos correctos desde el principio, ahorras tiempo y esfuerzo, asegurando que las personas correctas tengan acceso.

3. Mayor seguridad: controlar el acceso a tu documento desde el principio ayuda a garantizar la seguridad de la información contenida en él. Al asignar los grupos de acceso adecuados, evitas que la información se comparta indebidamente.

Por lo tanto, reforzamos la recomendación de asociar tus documentos con los grupos de acceso adecuados tan pronto como los crees. Esto no solo hace que tu experiencia con Weduka sea más efectiva, sino que también beneficia a quienes necesitan acceder al contenido de estos documentos, haciendo que el acceso sea más fácil, rápido y seguro. La asociación se puede editar siempre que sea necesario, desde el menú Documentos > Gestionar documentos, documento por documento, o desde Documentos > Configurar grupos, en lotes.

La búsqueda elástica es una herramienta poderosa que transforma la manera en que encontramos información, haciendo que las búsquedas sean más flexibles y efectivas. Imagina poder optimizar tus resultados de búsqueda, logrando precisión y relevancia en cada consulta. Por eso, entender cómo funciona la búsqueda elástica puede ser clave para una experiencia de búsqueda más eficiente y resultados más alineados con tus necesidades. Vamos a explorar algunas mejores prácticas para aprovechar al máximo esta funcionalidad.

• Términos específicos: al realizar búsquedas, elige términos más específicos para obtener resultados más relevantes. Evita palabras muy cortas, ya que la búsqueda elástica puede generar resultados amplios.

• Términos compuestos: prefiere utilizar términos compuestos al buscar documentos. La búsqueda elástica asigna gran importancia a estos términos, lo que puede resultar en una puntuación más alta y resultados más precisos.

• Filtros avanzados: utiliza filtros avanzados para refinar tu búsqueda. Esto te permite dirigir la búsqueda a áreas específicas, haciéndola más precisa y eficiente.

• Evita diferencias sensibles: no te preocupes por mayúsculas, minúsculas o acentos al realizar búsquedas, ya que la búsqueda elástica ignora estas diferencias. Esto amplía las posibilidades de encontrar resultados relevantes.

Aquí encontrarás las preguntas frecuentes (FAQ) sobre Documentos. El primer ítem habla sobre el funcionamiento de la búsqueda elástica: ¡échale un vistazo!

La búsqueda elástica es una herramienta poderosa que transforma la forma en que las personas encuentran información, haciendo que las búsquedas sean más flexibles y eficaces. Puedes optimizar los resultados de búsqueda para las personas al crear documentos que se destaquen en este sistema.

• Títulos relevantes: construye títulos de documentos con palabras que realmente se relacionen con el contenido y que no se repitan en otros títulos. La búsqueda elástica analiza los títulos, y términos precisos aumentan la puntuación y visibilidad del documento en el ranking de resultados.

• Palabras clave estratégicas: al crear documentos, incluye palabras clave estratégicas, incluso utilizando términos compuestos. Esto no solo mejora la organización, sino que también contribuye a un ranking más alto en la búsqueda.

• Términos compuestos: favorece el uso de términos compuestos en el título, en las palabras clave y en la descripción. Esto potencia la puntuación en la búsqueda elástica.

• Evaluación periódica: utiliza el informe de búsquedas para evaluar qué documentos son más buscados y cómo las personas los buscan. Ajusta y mejora los documentos según sea necesario, priorizando aquellos que se alinean más con las búsquedas frecuentes.

Aquí encontrarás las preguntas crecuentes (FAQ) sobre Documentos. El primer ítem habla sobre el funcionamiento de la búsqueda elástica: ¡échale un vistazo!

Al seleccionar la imagen para la portada de tu documento, es buena práctica elegir imágenes cuadradas con una resolución de 300x300 píxeles. Esta elección no solo contribuye a una visualización más clara de la portada, sino que también ayuda a optimizar el tiempo de carga de la página. Imágenes con resoluciones altas, como 1080x1080 píxeles, pueden resultar en tiempos de carga más largos y las imágenes que no son cuadradas pueden recortar parte de la información de la portada. Así que elegir una resolución más adecuada beneficia tanto la experiencia visual como la eficiencia en la carga.

En el menú Documentos > Configurar repositorios, tienes a disposición una configuración avanzada que puede ser muy útil: Mostrar justificaciones de las versiones de los documentos. Activa esta función para que las personas puedan ver la justificación de las modificaciones de versión de los documentos de este repositorio. Esto facilitará la comprensión de los cambios realizados a lo largo del tiempo.

Activa esta configuración cuando necesites que todos entiendan por qué se hizo cada cambio. Esto es súper útil cuando varias equipos dependen del mismo documento. Si el documento registra cosas importantes, como políticas o procedimientos, utiliza las justificaciones para dejar claro por qué se realizaron esos cambios. Esto ayuda mucho en futuras revisiones.

Si en tu área es esencial seguir normas, las justificaciones pueden ayudar a documentar cómo los cambios mantienen o mejoran el cumplimiento de esas normas.

Si el documento es revisado por varias personas, las justificaciones ayudan a que todos entiendan las contribuciones de los demás, lo que facilita el trabajo en equipo. Además, con ellas, tienes una pista de auditoría rápida, permitiendo que el equipo revise y ajuste decisiones con facilidad.