Gestionar documentos

Aprende a crear documentos en Weduka, estableciendo permisos de acceso y revisión; a consultar el preview y las versiones anteriores de los documentos; a revisar las relaciones por enlace entre los documentos; a copiar el enlace para compartir; a clonar y editar; además de desactivar según sea necesario. Optimiza la gestión de la información con facilidad y eficiencia, explorando todas estas acciones y transformando la forma en que interactúas con tu base de conocimiento.

Crear

• Crear documento;

  • Creador de páginas.

Al acceder al menú Gestionar documentos, encuentras una vista resumida con hasta 25 documentos editados recientemente. Utiliza los filtros para refinar tu búsqueda y haz clic en Buscar.

Filtrar

• ID - úsalo para encontrar un documento específico utilizando el ID, que es el código identificador del documento;

• Título - úsalo para encontrar un documento específico utilizando el título;

• Repositorio - úsalo para seleccionar uno o más repositorios, según tus permisos;

• Tipo - úsalo para mostrar documentos de tipos específicos;

• Carpeta - úsalo para seleccionar carpetas según tu elección de repositorio. Puedes seleccionar más de una carpeta. Con Ctrl puedes elegir carpetas y subcarpetas de cualquier nivel, y con Shift puedes seleccionar carpetas o subcarpetas del mismo nivel;

• Tema - úsalo para seleccionar uno o más temas según tu elección de repositorio;

• Estado de la revisión - úsalo para filtrar por revisiones pendientes, sin pendientes o desactivadas;

• Estado de la publicación - úsalo para filtrar por documentos que aún son borradores, que están en espera de publicación o que ya han sido publicados;

• Edición realizada por - úsalo para filtrar por personas editoras específicas;

• Edición realizada entre - úsalo para filtrar por período de edición. Por defecto, se selecciona el mes actual;

• Mostrar solo documentos con lectura obligatoria - actívalo para mostrar únicamente documentos configurados como de lectura obligatoria;

• Mostrar solo documentos activos - actívalo para mostrar únicamente documentos activos.

Tabla

En la tabla, encuentras información sobre cada documento, separada en columnas que muestran el ID del documento, el título, la carpeta o subcarpeta, el tema, el tipo de documento, si permite feedback, si es de lectura obligatoria, en qué repositorio fue creado, el estado de publicación, en qué versión se encuentra y cuál es el ID de la versión, la fecha de aprobación, si tiene publicación programada para alguna fecha, por quién fue realizada la edición, el estado de revisión y su fecha, a cuántos y a cuáles grupos de acceso está asociado, a cuántos y a cuáles grupos de revisión está asociado, si está activo, y también encuentras las acciones disponibles para el documento, que varían según tus permisos.

Acciones

• Definir acceso y revisión;

• Exportar grupos de acceso;

• Preview, historial y enlace;

• Relaciones;

• Clonar documentos;

• Editar y desactivar.