Melhores práticas

Um bom título deve sintetizar o conteúdo do documento de forma sucinta. 

Evite prefixos ou sufixos comuns, como nomes de áreas ou repositórios, pois termos repetidos podem prejudicar a eficiência das buscas. Uma boa prática é perguntar às pessoas como costumam chamar o documento e optar por termos que elas já usam. Feedbacks sobre a utilidade, quando encorajados e direcionados, também são uma boa fonte para ajustar os nomes dos documentos. Outra boa prática é submeter o conteúdo ao Chat GPT, pedindo que interprete o texto e forneça os 10 melhores títulos de até 100 caracteres que sintetizem o que está no conteúdo, para facilitar as buscas pelo título do documento. Usando esse recurso, geralmente é possível encontrar boas opções.

Não são permitidos documentos com o mesmo título no mesmo repositório; no entanto, em repositórios diferentes, não há restrições. Portanto, se você tiver vários documentos com o nome "Roteiro de atendimento" em repositórios diferentes, isso funcionará; mas recomendamos maior especificidade nos títulos para apoiar a classificação e facilitar a busca, como "Roteiro de atendimento de perda e roubo de cartões", por exemplo.

A descrição é um resumo do conteúdo e comporta até 500 caracteres para que seja possível usar uma explicação menos sintética sobre o que será encontrado. 

Ela tem um peso inferior ao título no rankeamento da busca elástica, mas pode ser usada com exclusividade na busca avançada. Em algumas situações, as pessoas não lembram dos termos do título e conseguem encontrar um documento usando termos existentes na descrição, embora seja mais imprecisa e possa rankear um volume maior de resultados.

O principal papel da descrição não é a busca, embora os termos usados nela tenham peso na classificação. Seu papel central é apoiar a escolha de um documento após a busca. Quando os cards que resultam da busca são rankeados, é possível exibir detalhes e ler a descrição antes de abrir o documento. Isso pode ajudar a entender um pouco mais sobre o conteúdo, interferindo na decisão sobre qual dos documentos deve ser aberto.

Boas práticas:

A descrição deve delimitar o que existe no documento, dando clareza sobre o que há dentro dele, a ponto de uma pessoa poder decidir abrir um ou outro documento quando compara suas descrições. Num “Roteiro de atendimento de perda e roubo de cartão”, por exemplo, uma boa descrição seria: “Roteiro para atendimento de perda e roubo de cartão, com guia de perguntas obrigatórias, passo a passo sobre a correta tabulação no sistema, e orientações precisas para informar clientes, garantindo a qualidade nesse tipo de atendimento”. Vale pensar que os termos da descrição também influenciam nas buscas, então a repetição dos termos do título podem ajudar no rankeamento, quando for o caso de um documento bastante específico.

Use palavras que sejam específicas sobre o documento em questão.

É importante que as palavras-chave não gerem confusão ou perda de eficiência nas buscas. No exemplo do “Roteiro de atendimento de perda e roubo de cartão”, podemos evitar usar a palavra-chave “Roteiro”, porque ela é muito comum e vai fazer com que esse documento apareça em todas as pesquisas sobre outros tipos de roteiros. Boas palavras-chave seriam: “perda”, “roubo”, “perda e roubo”, “cartão roubado”, “cartão perdido”, “furto”, “cartão furtado”. Além disso, coletar feedbacks de utilidade e analisar o relatório de buscas pode trazer bons insumos sobre palavras-chave que devem ser incrementadas ou mesmo retiradas dos documentos. Realizar pesquisas com as pessoas também é uma boa prática para enriquecer este atributo. Vale lembrar que a inclusão ou exclusão de palavras-chave não versionam os documentos, permitindo flexibilidade total para edição a qualquer tempo. Uma boa prática é o uso do Chat GPT, submetendo o conteúdo e pedindo que ele interprete o texto e informe as 20 melhores palavras-chave de até 40 caracteres, que sintetizem o que será encontrado no conteúdo e que tornem amigáveis as buscas do documento por elas. Usando esse prompt, normalmente é possível encontrar boas opções.

Não há limite de quantidade de palavras-chave e não temos uma quantidade ideal para recomendar. Pessoas diferentes têm mecanismos cognitivos diferentes para lembrar de documentos, e o desafio está em tentar encontrar a parcela mais relevante desses termos para incorporar no documento. 

Há um limite de caracteres por palavra-chave, que é de 40. Se algum dos termos for maior do que 40, recomendamos a abertura em palavras-chave distintas. O número mínimo é 01 caractere, mas não recomendamos palavras-chave tão curtas. Elas podem dar match com muitos trechos de textos buscados e acabar dando relevância nos resultados para documentos não esperados, atrapalhando a eficiência. Imagina uma palavra-chave com apenas o caractere “a”: essa é uma letra que estará presente em grande parte dos textos usados nas buscas, e certamente impactaria negativamente na assertividade dos resultados entregues. Um excelente caminho é pensar em palavras-chave bem específicas para cada caso, com termos que as pessoas costumam usar para se referir ou para encontrar o procedimento, buscando sempre a convenção. Você pode começar cadastrando os principais termos descobertos e pode incrementá-los com as recomendações do Chat GPT para o seu conteúdo, para depois fazer a manutenção na Weduka usando o relatório de busca, feedbacks de utilidade ou pesquisas específicas. Se você realizar uma pesquisa sobre um documento, perguntando como as pessoas costumam se referir a ele em um campo de texto aberto, a nuvem de palavras gerada pela pesquisa será uma excelente fonte de consulta para uma boa higienização das suas palavras-chave, e talvez até do seu título. Esse tipo de ação costuma ser feita pelas pessoas sempre que sentem a necessidade de aumentar os acessos à documentos relevantes.

Uso de caracteres especiais: 

A busca elástica da Weduka tem um método que calcula o % de match dos termos usados na busca com os locais de procura, que são o título, a descrição e as palavras-chave (em breve, também o ID). Com isso, o sistema gera uma pontuação e elege como deve rankear os resultados. A acentuação perfeita, nesse sentido, acaba recebendo um % de match maior do que a imperfeita, desde que a busca também tenha sido feita com o acento. No exemplo de uma busca pelo termo “empréstimo”, o match seria perfeito para a palavra-chave “empréstimo” e quase perfeito para “emprestimo” (sem acento). No entanto, ambas resultarão em uma ótima pontuação, de maneira que não recomendamos incluir as palavras-chave das duas formas, a não ser que seja intencional para praticamente dobrar a pontuação/peso no rankeamento. Na dúvida, o padrão recomendado é cadastrar a palavra-chave com a grafia correta, uma única vez.

Grafia completa ou incompleta: 

Seguindo o mesmo conceito de % match acima, se a pessoa buscar pelo termo “empréstimos” (com acento e no plural), e a palavra-chave cadastrada for “empréstimo” (com acento e no singular), a distância do match perfeito será de apenas 01 caractere, e a pontuação resultante será muito boa. Desta forma, também não recomendamos incluir palavras-chave no singular e no plural, a não ser que seja intencional acumular mais pontuação no rankeamento para aquele termo. Na dúvida, o padrão recomendado é cadastrar a palavra-chave mais apropriada para o procedimento. No exemplo em questão, vale considerar se o procedimento fala sobre um processo de “empréstimo” específico (usar no singular), ou se é um documento geral que explora mais modalidades de “empréstimos” (usar no plural). E, claro, reforçamos a dica de realizar manutenção, descobrir os termos mais usados nas buscas, e ajustar sempre que necessário.

A associação de documentos relacionados funciona como uma recomendação de leitura. 

Ao oferecer documentos relacionados, você permite que pessoas possam aprofundar seus conhecimentos sobre um tópico específico; além de melhorar a experiência das pessoas, ajudando a encontrar documentos que possam ser de seu interesse, tornando a experiência mais agradável e eficiente. 

O cuidado principal ao relacionar documentos a outros é garantir a relevância e a precisão das conexões. Certifique-se de que os documentos relacionados tenham conteúdos comuns com tópico principal e que sejam úteis para as pessoas que estão buscando informações adicionais sobre o assunto. Além disso, é importante verificar se estão atualizados. 

É importante que os documentos relacionados se encaixem adequadamente no contexto do conteúdo principal. Por isso, evite relacionar documentos que possam confundir ou desviar a atenção das pessoas. 

Considere a quantidade de documentos relacionados. Quando há um grande número de documentos relacionados, as pessoas podem ter dificuldade em selecionar a leitura mais relevante, além de diluir a relevância do conteúdo principal, dificultando a identificação do conteúdo mais valioso. Você pode encontrar dificuldade de manutenção, pois gerenciar e atualizar muitos documentos relacionados pode aumentar o nível de complexidade.

Conectando documentos através de um link: 

Você pode incluir o link de um documento no corpo de outro documento. Dessa forma, quando uma pessoa acessar um documento que contenha o link, poderá clicar nele e ser direcionado para o outro documento. Atenção: esses documentos não são exibidos na lista de documentos relacionados. 

Um documento pertencerá apenas ao repositório em que foi criado. Não poderá existir simultaneamente em mais do que um repositório, ou mesmo ser movimentado entre repositórios. 

Se isso for um problema para você, considere criar clones do documento original nos demais repositórios, mas entenda que isso vai implicar maior complexidade para revisão e atualização, pois o sistema vai considerar como documentos diferentes, inclusive com IDs distintos. Nossa recomendação é eleger o repositório mais adequado, criar o documento, e então fazer a gestão das permissões de acesso à ele para que as pessoas localizá-lo e acessá-lo consigam sem dificuldades.

Outras possibilidades: 

Se o repositório onde está localizado o documento não for de acesso cotidiano para algumas pessoas, você pode recomendar que elas o favoritem. Isso evita a necessidade de buscar, e o acesso fica disponível diretamente na lista de favoritos. Outras estratégias possíveis: incluir o link do documento em questão no corpo de outro documento relacionado com o tema, no repositório de uso cotidiano destas pessoas, ou ainda incluir nos links úteis da plataforma, deixando o atalho com acesso fácil no menu superior. Vale dizer que os acessos via link são contabilizados normalmente em nossos relatórios.

Perfil de acesso:

Se refere às permissões concedidas a uma pessoa ou grupo de pessoas na Weduka. Essas permissões determinam quais ações e recursos essas pessoas podem acessar e utilizar. Os perfis de acesso são geralmente definidos com base nas funções e responsabilidades de cada pessoa. Aqui é determinado o nível de acesso e as permissões concedidas na Weduka como um todo: o que as pessoas podem visualizar, editar, criar ou inativar dentro do contexto da plataforma.

Administração de repositório:

Está relacionada ao controle e gerenciamento dos documentos armazenados em um repositório. Uma pessoa administradora de repositório possui autoridade para gerenciar permissões de acesso, criar, editar, revisar, aprovar e inativar documentos, além de definir a estrutura de pastas. A administração, portanto, envolve o controle completo do repositório.

Boas Práticas:

• Atribua perfis de acesso que correspondam às funções e responsabilidades das pessoas, para evitar conceder permissões excessivas ou inadequadas. 

• Restrinja a administração do repositório, para garantir o controle sobre os documentos.

• Revise periodicamente as permissões, para garantir que elas estejam atualizadas e alinhadas com as necessidades.

• Forneça treinamento adequado às pessoas que administram repositórios, para que compreendam suas responsabilidades e as melhores práticas de gerenciamento de documentos. Nós dispomos de onboarding digital para apoiar você!

A associação de um documento aos grupos de acesso determina que as pessoas que compõem esses grupos poderão acessar o conteúdo do documento em questão.

Ao criar um novo documento na Weduka, recomendamos que você associe imediatamente o documento aos grupos de acesso relevantes. Essa prática é fundamental para garantir que seu documento seja efetivamente aproveitado por essas pessoas. Ainda que você publique o documento, ele não poderá ser acessado até que seja associado a um grupo de acesso.

Benefícios de realizar a associação imediata, logo após a criação:

1. Acessibilidade garantida: ao vincular seu documento aos grupos de acesso apropriados desde o início, você assegura que as pessoas que precisam desse conteúdo tenham acesso imediato a ele.

2. Economia de tempo: evite futuras edições e ajustes manuais. Ao associar o documento aos grupos corretos desde o início, você economiza tempo e esforço e garante que as pessoas certas tenham esse acesso.

3. Maior segurança: controlar o acesso ao seu documento desde o início ajuda a garantir a segurança das informações contidas nele. Ao designar grupos de acesso apropriados, você evita que informações sejam compartilhadas indevidamente.

Portanto, reforçamos a dica de associar seus documentos aos grupos de acesso adequados assim que os criar. Isso não apenas torna sua experiência com a Weduka mais eficaz, mas também beneficia quem precisa acessar o conteúdo desses documentos, ao tornar o acesso mais fácil, rápido e seguro.

A associação pode ser editada sempre que necessário, pelo menu Documentos > Gerenciar documentos, documento a documento; ou pelo pelo Documentos > Configurar grupos, em lote. 

Quando se trata de incorporar áudio e vídeo em apresentações do PowerPoint, é importante estar ciente das limitações e recomendações relacionadas ao funcionamento desses elementos. A Microsoft controla o ambiente no qual o PowerPoint é executado, o que significa que não há garantia de que áudio e vídeo incorporados funcionarão perfeitamente em todas as situações. Aqui você encontra a indicação de formatos de arquivo de áudio e vídeo recomendados, com suporte no PowerPoint.

Caso opte por usar áudio e vídeo em suas apresentações no PowerPoint:

• Compreenda as limitações de tamanho: embora não seja divulgado um tamanho máximo absoluto para áudio e vídeo em apresentações do PowerPoint, é importante lembrar que arquivos muito grandes podem ser comprimidos pela Microsoft para preservar a integridade da apresentação em si. Isso pode afetar a reprodução de áudio e vídeo. Portanto, é aconselhável manter os arquivos de mídia dentro de limites razoáveis de tamanho.

• Ajuda da Microsoft: se você estiver enfrentando problemas específicos com o uso de áudio e vídeo em suas apresentações, acesse os tutoriais da Microsoft para entender se há maneiras de melhorar o formato dos arquivos ou da apresentação para otimizar o funcionamento. Lembre-se de que o PowerPoint é projetado principalmente para criar apresentações visuais, e a ênfase principal está na preservação da integridade da apresentação. Portanto, ao usar elementos de mídia, é importante equilibrar a experiência desejada com as limitações técnicas.

Agora, se deseja usar áudio e vídeo em seus documentos na Weduka, sem a obrigatoriedade de usar o PowerPoint, aqui estão algumas dicas:

• Use opções específicas para áudio e vídeo: para garantir um melhor desempenho e compatibilidade, crie documentos dos tipos áudio (nos formatos .mp3, .ogg, .wav e .wma) e vídeo (nos formatos .mov e .mp4), e escolha esses arquivos em seu computador.

• Considere usar o construtor de páginas: se você deseja garantir a reprodução suave de áudio e vídeo, considere usar o construtor de páginas da Weduka. Aqui você encontra mais informações sobre como criar esse tipo de documento. Depois de publicar documentos, você pode compartilhar com as pessoas na base de conhecimento e usar em treinamentos.

A busca elástica é uma poderosa ferramenta que transforma a maneira como encontramos informações, tornando as pesquisas mais flexíveis e eficazes. Imagine poder otimizar seus resultados de busca, obtendo precisão e relevância em cada pesquisa. É por isso que entender como a busca elástica funciona pode ser a chave para uma experiência de busca mais eficiente e resultados mais alinhados às suas necessidades. Vamos explorar algumas melhores práticas para aproveitar ao máximo essa funcionalidade!

• Termos específicos: ao realizar buscas, opte por termos mais específicos para obter resultados mais relevantes. Evite palavras muito curtas, pois a busca elástica pode gerar resultados amplos.

• Termos compostos: prefira usar termos compostos ao buscar por documentos. A busca elástica atribui grande importância a esses termos, o que pode resultar em uma pontuação mais elevada e resultados mais precisos.

• Filtros avançados: use filtros avançados para refinar sua busca. Isso permite direcionar a pesquisa para áreas específicas, tornando-a mais precisa e eficiente.

• Evite diferenças sensíveis: não se preocupe com letras maiúsculas, minúsculas ou acentos ao realizar buscas, já que a busca elástica ignora essas diferenças. Isso amplia as possibilidades de encontrar resultados relevantes.
  
  Aqui você encontra a FAQ sobre Documentos. O primeiro item fala sobre o funcionamento da busca elástica: confira!

A busca elástica é uma poderosa ferramenta que transforma a maneira como as pessoas encontram informações, tornando as pesquisas mais flexíveis e eficazes. Você pode otimizar os resultados de busca das pessoas ao criar documentos que se destaquem nesse sistema. 

• Títulos relevantes: construa títulos de documentos com palavras que realmente se relacionem ao conteúdo e que não se repitam em outros títulos. A busca elástica faz uma análise dos títulos, e termos precisos aumentam a pontuação e visibilidade do documento no ranking de resultados.

• Palavras-chave estratégicas: ao criar documentos, inclua palavras-chave estratégicas, inclusive usando termos compostos. Isso não apenas melhora a organização, mas também contribui para um ranking mais alto na busca. 

• Termos compostos: favoreça o uso de termos compostos no título, nas palavras-chave e na descrição. Isso potencializa a pontuação na busca elástica.

• Avaliação periódica: use o relatório de buscas para avaliar quais documentos são mais buscados e como as pessoas buscam por eles. Ajuste e aprimore os documentos conforme necessário, priorizando aqueles que mais se alinham às buscas frequentes.

Aqui você encontra a FAQ sobre Documentos. O primeiro item fala sobre o funcionamento da busca elástica: confira!

Ao selecionar a imagem para a capa do seu documento, é uma boa prática optar por imagens quadradas com resolução de 300x300 pixels. Essa escolha não apenas contribui para uma visualização mais clara da capa, mas também ajuda a otimizar o tempo de carregamento da página. Imagens com resoluções altas, como 1080x1080 pixels, podem resultar em tempos de carregamento mais extensos e imagens que não sejam quadradas podem cortar parte da informação da capa. Então, a escolha de uma resolução mais adequada beneficia tanto a experiência visual quanto a eficiência no carregamento.

Procure criar seus documentos em tela cheia e use o preview para visualizar o documento da mesma forma que as pessoas que vão acessá-lo.

Os layouts servem para distribuir e organizar os componentes na página, então comece por essa escolha. Já sabe qual layout quer? Escolha os componentes. Há uma variedade de opções para construir a página de acordo com suas necessidades, como abas, carrosséis de imagens, slides do Google, expandir e recolher, entre outros. 

Nomeie cada componente para facilitar a construção e compreensão da página e ajuste detalhes deles, como largura, alinhamento, e outros parâmetros específicos. Não recomendamos incorporar componentes dentro de outros, pois isso pode resultar em complicações na experiência das pessoas. Aqui estão alguns problemas que as pessoas podem notar:

• Problemas de layout e visualização, como quebras, sobreposições indesejadas ou outros problemas visuais que dificultam a leitura e a compreensão do conteúdo; de interatividade, caso os componentes não tenham sido projetados para funcionar juntos, como botões que não respondem corretamente ou comportamentos inesperados ao interagir com a página; de tempo de carregamento da página, que pode ser aumentado, especialmente se isso resultar em códigos HTML, CSS ou JavaScript desnecessários sendo carregados; de inconsistências de renderização em diferentes navegadores; de responsividade; de validação e conformidade, já que o aninhamento dos componentes pode resultar em um HTML malformado que não está em conformidade com as especificações. Isso pode causar problemas de validação.

Lembre-se de que o construtor de página salva automaticamente todas as edições. Ao finalizar a construção e publicar o documento, revise os grupos de acesso associados para garantir a acessibilidade adequada.