Configurar assuntos

A configuração de assuntos permite organizar e classificar documentos de maneira eficiente. Você pode criar assuntos e ocultá-los da busca, para fins de organização interna e análise, sem expor essa informação ao público final. Essa funcionalidade ajuda a estruturar melhor a base de conhecimento, garantindo uma navegação mais limpa e objetiva para as pessoas, enquanto mantém a rastreabilidade e o controle para a equipe gestora. 

Criar

1. Acesse Documentos > Configurar assuntos e selecione um repositório;

2. Clique em + Novo assunto;

3. Escreva o nome do assunto, usando até 50 caracteres. Essa é a única etapa obrigatória para criar um assunto e você já pode clicar em salvar. Se preferir, acesse as configurações avançadas. 

   • Configurações avançadas

     • Ocultar assunto na busca - ao ativar, você oculta o assunto das pessoas que buscam e acessam os documentos. Com isso, este assunto não será mostrado nas tags dos documentos nem nos filtros de assuntos da busca avançada, mas continuará visível nas telas de gerenciamento e relatórios.

4. Clique em salvar. 

Tabela

Na tabela, você encontra as seguintes informações sobre os assuntos criados:

• ID - código de identificação único do assunto;

• Nome - nome do assunto;

• Associações - quantidade de documentos associados ao assunto;

• Oculto na busca? - confira se o assunto está oculto na busca. Em caso positivo a coluna é preenchida com Sim, e em negativo com Não; 

• Ativo - confira se o assunto está ativo. Use esta coluna para ativar assuntos inativos ou desativar assuntos ativos;

• Ações - na coluna Ações de cada assunto, você encontra as opções Editar e Excluir.

Filtrar

Para refinar sua busca, clique em Filtrar, use os parâmetros a seguir e clique em Pesquisar.

• ID - use para buscar um assunto pelo ID;

• Nome - use para buscar um assunto pelo nome;

• Exibir apenas assuntos ativos - ative para exibir apenas assuntos ativos;

• Exibir apenas assuntos ocultos na busca - ative para exibir apenas assuntos ocultos na busca.

Editar 

1. Acesse Documentos > Configurar assuntos;

2. Selecione um repositório e, no assunto desejado, clique em Ações > Editar;

3. Altere o nome do assunto, usando até 50 caracteres, e ajuste as configurações avançadas;

4. Clique em salvar.

Excluir

1. Acesse Documentos > Configurar assuntos;

2. Selecione um repositório e, no assunto desejado, clique em Ações > Excluir;

3. Para confirmar a exclusão, clique em sim.

Para excluir assuntos em lote:

1. Acesse Documentos > Configurar assuntos;

2. Selecione um repositório e, então, use a caixa de seleção exibida na tabela antes da coluna ID, para selecionar os assuntos que deseja excluir;

3. Clique no botão Ações, no canto superior esquerdo da tela, e em Excluir.