Aquí en Weduka, la gestión de personas es una experiencia simple y personalizada, y el registro de personas es el punto de partida para que la jornada de tu empresa sea más eficiente. Es responsable de impulsar todas las interacciones y funcionalidades, y la precisión es esencial para garantizar una buena experiencia. Abarca desde los datos más básicos de cada persona hasta información específica como función, operación, negocio, localización y turno.

Entendemos que cada organización es única, y por eso ofrecemos varias posibilidades de segmentación. Con operaciones, negocios, funciones, localizaciones y turnos, la segmentación permite personalizar el acceso, la distribución de contenido y las interacciones, basándose en las particularidades exclusivas de tu equipo. Es la garantía de que la información correcta llegue a las personas adecuadas, en el momento oportuno.

Tienes más agilidad en la distribución de entrenamientos, documentos, noticias y otros recursos, dirigiéndolos a los segmentos relevantes y asegurando que cada persona acceda solo a la información pertinente a su función, operación, negocio, localización o turno, garantizando confidencialidad.

En este contexto, comprender la segmentación es fundamental para el correcto llenado de la base de personas, que es el corazón del sistema. La transmisión de esta base con los datos de las personas entre tu empresa y Weduka ocurre de forma personalizada, y encuentras más información sobre esto en el ítem 01 de la FAQ de personas.

Una estructura de personas bien organizada es determinante para hacer simple y funcional el uso de nuestras soluciones, como inscribir a personas en entrenamientos o elegir un grupo de personas que puede acceder a una noticia, por ejemplo. Son 5 diferentes segmentos utilizados para separar a las personas: operación, negocio, función, localización y turno. Explora todas las posibilidades y transforma la gestión de personas.

Operación

La operación es la parte fundamental de la estructura y es responsable de garantizar la confidencialidad. Esto significa que los datos de una operación no son visibles para otras operaciones. Por ejemplo: imagina que tu empresa gestione la atención de clientes de otras empresas. Cada una de ellas puede ser una operación separada, manteniendo la información aislada. Por defecto, cada operación mantiene sus datos privados, sin que personas de otras operaciones puedan acceder a ellos. No obstante, en situaciones especiales, podemos liberar el acceso entre operaciones. Esta liberación, que se realiza como excepción, persona a persona, se llama irrestricción. Equipos corporativos, como RH, generalmente están registrados de esta forma. Si tu equipo es más compacto y no necesita confidencialidad entre áreas, una sola operación puede ser suficiente, facilitando la gestión. En el ítem 04 de la FAQ de personas encuentras más información sobre las personas sin restricción.

El registro de operaciones es obligatorio y lo realiza nuestro equipo de datos, aún en la fase de implementación, cuando se envía la primera base de personas a Weduka. Después, si es necesario registrar una nueva operación, basta con abrir un ticket en nuestra plataforma de soporte, indicando el nombre de la nueva operación y qué negocios deben crearse en su estructura.

Negocio

Los negocios son como las áreas de una operación y no hay confidencialidad entre los negocios registrados en una misma operación. Con negocios bien definidos, la gestión es más eficiente, ya que se vuelve muy sencillo compartir información de manera segmentada. Por ejemplo, puedes asignar automáticamente entrenamientos, documentos, publicaciones en el feed, noticias, encuestas y otras funcionalidades a un negocio.

El registro de negocios es obligatorio y lo realiza nuestro equipo de datos, aún en la fase de implementación, cuando se envía la primera base de personas a Weduka. Después, si es necesario registrar un nuevo negocio, basta con abrir un ticket en nuestra plataforma de soporte, indicando a qué operación pertenece el nuevo negocio y su nombre.

Los negocios también suelen usarse, junto con la segmentación de función, para definir los perfiles de acceso de las personas, determinando qué menús puede acceder ese grupo de personas en Weduka. En el ítem 03 de la FAQ de personas encuentras más información sobre los perfiles de acceso.

Consulta el video a continuación:

Función

La función es como una categoría que agrupa cargos similares en tu empresa y sirve para diferenciar los roles que las personas ocupan. Personas con la misma función comparten el mismo nivel de acceso a la plataforma y a la información. Por ejemplo, si una empresa tiene los cargos CS Júnior, CS Pleno y CS Senior, pero todos ellos comparten el mismo nivel de acceso en Weduka, con los mismos menús e información, es una buena práctica unificar los cargos en la función CS. Esto facilita la distribución de información en el día a día.

Cada función recibe una granularidad, determinando el nivel de permiso de acceso en Weduka. Cuanto menor sea el grano, más básico será el acceso. Por ejemplo, si la función de Atendente tiene grano 1 y la función de Supervisión tiene grano 2, la jerarquía entre ellas está definida, de forma que las personas en la función de Supervisión tienen una jerarquía superior a las personas en la función de Atendente. Esto diferencia el acceso a los reportes de registros de uso y define quién puede restablecer contraseñas. En el ejemplo anterior, la Supervisión puede restablecer la contraseña de los Atendentes, pero lo contrario no está permitido. Esta segmentación es útil para compartir documentos, entrenamientos e información específica con personas de una función. En el ítem 02 de la FAQ de personas encuentras más información sobre la granularidad.

El registro de funciones es obligatorio en la implementación y lo realiza nuestro equipo de datos. Si necesitas crear nuevas funciones, basta con abrir un ticket en nuestra plataforma de soporte, informando el cargo en tu empresa, la función correspondiente, la granularidad de la función y si debe estar asociada a un perfil de acceso específico.

Localización

Esta es una opción adicional para segmentar tu base de personas y, a diferencia de operación, negocio y función, la localización no es obligatoria, pero puede ser muy útil si tu empresa tiene diferentes lugares de trabajo. Por ejemplo, si tu empresa tiene sedes en varios estados, la segmentación por localización puede separar a las personas por estado. Así, puedes personalizar la distribución de información para públicos específicos de cada lugar. Si una campaña está destinada a las personas con la función de Coordinación, pero es válida solo para la localización de Santa Catarina, esta segmentación facilita el direccionamiento de la información.

El registro de localizaciones puede realizarse durante la implementación, pero si necesitas crear una nuevo, basta con abrir un ticket en nuestra plataforma de soporte.

Turno

Esta es una opción adicional para segmentar tu base de personas y, al igual que la localización, el turno no es obligatorio, pero puede ser esencial si tu equipo trabaja en diferentes turnos. Imagina tener turnos como mañana, tarde, noche y madrugada. Al registrar estas 4 turnos, puedes disponibilizar entrenamientos, documentos y contenidos específicos para cada uno. Por ejemplo, si tienes un guion de atención diferente para el equipo de la madrugada, el turno permite direccionar la información correcta.

Consejo: si tu empresa no tiene diferentes localizaciones y turnos, puedes usar estas dos opciones para registrar otro segmento que tenga más sentido para tu empresa, como sub-negocios o células específicas.

Si eres responsable de la gestión de accesos a Weduka y de la transmisión de datos, consulta el documento "Cómo actualizar la base de personas" en la plataforma.

Además de la segmentación designada para cada persona en la base de datos de personas, existen otros temas importantes cuando se trata del registro de personas:

Personas activas por excepción

El proceso de activación e inactivación de personas es gestionado por la base de datos de personas, un archivo con información sobre todas las personas registradas en Weduka. Cuando una persona necesita ganar acceso a la plataforma, su información se registra en este archivo, y es a través de su procesamiento que entendemos cuándo activar el acceso de una persona. De la misma manera, si una persona deja la empresa y su acceso necesita ser removido, la actualización de esa información en la base y el procesamiento de ese archivo son responsables de esa desactivación.

Sin embargo, existen situaciones en las que es necesario mantener a las personas activas, independientemente del proceso estándar de activación e inactivación. Esto puede ocurrir para personas clave, que necesitan acceso continuo, o para usuarios dedicados a mascotas, personajes, asistentes virtuales, que no son personas reales. Aquí en Weduka, esto sucede con Wisa, nuestra agente de automatización humanizada.

Nosotros la registramos en una lista especial para que permanezca activa, incluso si no ha pasado por el proceso de activación regular. Esto significa que, aunque la base de datos de personas indique que Wisa debe estar inactiva, esa información será ignorada, ya que está en esta lista de personas que deben permanecer activas por excepción. El registro y la gestión de estos accesos es realizado por el equipo de Weduka, mediante una solicitud abierta en nuestra plataforma de soporte. Es importante que la solicitud incluya, además del nombre de usuario de quien debe estar en la lista, una justificación para el registro.

Proceso de jerarquía

Todos los procesos en Weduka respetan el concepto de datos mensuales. Esto significa que cualquier cambio realizado en las segmentaciones de las personas es válido para todo el mes en el que se hizo el cambio. Voy a dar un ejemplo: si una persona que forma parte de la operación de Weduka perteneció al negocio de Datos hasta el 29 de noviembre y, el día 30, migró al negocio de CS, la plataforma considera que, durante todo el mes de noviembre, estuvo en el negocio de CS.

La jerarquía interfiere en las licencias, porque cuando una persona es activada en la base y el proceso de jerarquía ocurre, guardamos la información de las personas activas en ese día y esa información será utilizada para la facturación de las licencias de la plataforma, de acuerdo con cada contrato. Para ejemplificar: si una persona estuvo inactiva hasta el 25 de diciembre y el día 26 fue activada, se considera que para el mes de diciembre estuvo licenciada, incurriendo en facturación.

La jerarquía es importante para la actualización de la distribución de entrenamientos, jornadas, documentos, noticias, encuestas y demás funcionalidades que usan la segmentación de la plataforma. Además de los resultados de indicadores, entrenamientos y monitoreos, los resultados de las lideranzas, como supervisión y coordinación, se generan a partir de los datos de quienes están bajo su liderazgo; por lo tanto, tener la jerarquía bien ajustada es ideal para que los datos de gestión estén cien por ciento correctos. Si realizas una encuesta de clima en Weduka, por ejemplo, querrás saber cómo está la favorabilidad de cada persona gestora, ¿cierto? Esto solo es posible con una jerarquía debidamente registrada y actualizada.

La jerarquía se procesa exclusivamente mediante la actualización de la base de datos de personas. Con cada importación de personas, se actualiza la jerarquía, guardando los datos actualizados. Los cambios de segmentación realizados por la plataforma, en caso de que tengas acceso a ella, se reflejarán solo en el menú de Personas. Para que este ajuste se refleje en la distribución de documentos, entrenamientos, noticias, resultados, etc., es necesario procesar la jerarquía, es decir, el proceso de actualización de la base debe llevarse a cabo.

Perfil de acceso

Los perfiles de acceso permiten que la experiencia de cada persona sea personalizada y garantizan que tengan acceso a los menús necesarios para desempeñar sus funciones de manera eficiente. Ofrecemos perfiles de acceso estándar, de acuerdo con las mejores prácticas de uso que conocemos, y podemos construir perfiles de acceso que satisfagan las necesidades específicas de su empresa.

Estos perfiles se asignan a las personas en función de una combinación entre las segmentaciones de función y negocio, y tenemos vídeos específicos sobre ellas. Esta combinación hace que las personas registradas en un determinado negocio y en una determinada función se asocien automáticamente a un perfil de acceso específico, de acuerdo con las responsabilidades y áreas de actuación de cada una. En la práctica, esto significa que, si en el negocio de Weduka tenemos personas en la función de CS, que son responsables de administrar el entorno Weduka y que necesitan tener acceso a todos los menús, podemos tener un perfil de acceso específico, bastante completo, y asociar la función CS y el negocio Weduka. Así, cuando alguien comience en este negocio y en esta función, recibirá acceso a los menús que necesita de forma automática.

De la misma manera, si tengo personas de una determinada función y negocio que son responsables solo de la gestión de documentos, es posible crear un perfil de acceso solo con esa liberación. Esto garantiza que cada grupo de personas tenga acceso solo a las funcionalidades relevantes para sus responsabilidades.

Además de la configuración de segmentación, también es posible insertar personas por excepción en un perfil de acceso específico. En este caso, es importante recordar que cualquier movimiento de perfil tendrá que hacerse manualmente, ya que la automatización no actúa en las excepciones. Esto significa que, si una persona, por las características de negocio y función, estaría vinculada al perfil de acceso básico, pero fue colocada como excepción en el perfil de administración, al cambiar de función y negocio en la base de datos de personas, permanecerá en el perfil de acceso de administración, que es una excepción.

Al consultar a las personas en el menú Personas > Buscar, puedes visualizar los perfiles de acceso de cada una. Si tienes permiso, podrás hacer la modificación del perfil de acceso de una persona directamente desde este menú, editando la información de la persona, haciendo clic en configuraciones avanzadas y permitiendo cambiar el perfil de acceso. Podrás elegir un perfil, entre los perfiles disponibles en tu entorno, y comparar hasta 3 perfiles de acceso diferentes, para entender qué opciones de menús están liberadas en cada uno. Así, podrás tener claridad sobre qué perfil satisface las necesidades de esa persona. Tenemos un vídeo específico sobre estas configuraciones avanzadas para apoyarte.

La creación de los perfiles de acceso estándar se realiza en la fase de implementación por nuestro equipo de datos, pero se pueden crear nuevos perfiles en cualquier momento, mediante una solicitud en nuestra plataforma de soporte, de acuerdo con la necesidad.