Gestionar calibraciones

La calibración es la estructura que permite que más de una persona evalúe la misma monitoría o la misma checklist. En esencia, es un proceso para uniformar los criterios de evaluación de las monitorías, siendo una forma de verificar si las puntuaciones están “calibradas” internamente entre todas las personas que realizan monitoreos. ¿Vamos a ponerlo en práctica? Por defecto, al acceder a Monitoreos > Gestionar calibraciones, encuentras las calibraciones activas creadas/editadas por ti. Para encontrar calibraciones creadas/editadas por otras personas, haz clic en Filtrar.

Filtrar

Al filtrar, puedes buscar una calibración usando los siguientes parámetros:

• ID - usa para buscar una calibración por ID;

• Nombre - usa para buscar una calibración por nombre;

• Checklist - usa para buscar una calibración por una checklist específica;

• Edición hecha por - usa para buscar una calibración por la persona que hizo la última edición;

• Edición hecha entre - usa para buscar una calibración por el período en que fue editada;

• Mostrar solo calibraciones activas - por defecto, este filtro está activo. Con él, se muestran las calibraciones activas. Desactívalo para mostrar también las calibraciones inactivas.

Tabla

En la tabla, encuentras la siguiente información: el ID, el nombre y la fecha de registro de la calibración, el permiso para gestionar (público, solo operación o solo yo), nombre y ID de la checklist, la persona que editó, si hay evaluación estándar, si está activa y cuales son las acciones disponibles (Resultados, Preview, Clonar, Editar o Eliminar).

Crear

Para crear una nueva calibración:

1. Accede a Monitoreos > Gestionar calibraciones;

2. Haz clic en + Nueva calibración. La creación de una calibración ocurre en tres etapas, como se describe a continuación:

   1. Configuraciones - en esta etapa, creas la calibración y defines sus configuraciones:

      • Nombre de la calibración - define el nombre, con hasta 100 caracteres.

      • Permiso para gestionar - define quién podrá gestionar la calibración y visualizarla en el reporte:

        • Público - personas con acceso a los menús “Gestionar calibraciones” y “Reporte de calibraciones”, de todas las operaciones;

        • Solo operación  - personas con acceso a los menús “Gestionar calibraciones” y “Reporte de calibraciones”, que formen parte de la misma operación que tú;

        • Solo yo - únicamente la persona que está creando la calibración.

      • Introducción  - define la introducción, con hasta 4000 caracteres, que se mostrará en la pantalla de ejecución de la calibración.

      • Checklist - define la checklist que se usará en la calibración. Importante: al definir la checklist, hay que indicar si los campos también serán evaluados.

        • ¿Evaluar campos? – si activas esta opción, selecciona en la tabla cuáles campos deseas evaluar.

      • Agregar archivo monitoreable - para añadir uno o más archivos, utiliza esta función.

   2. Evaluación estándar - en esta etapa, vas a configurar la evaluación estándar, que será la base de la calibración. Registrar una evaluación estándar no es obligatorio, pero sí recomendable para comparar resultados y obtener datos de asertividad.

      • ¿Mostrar la evaluación estándar a los participantes? - al activar esta opción, permites que las personas participantes vean su porcentaje de asertividad con respecto a esta evaluación. Además, quienes gestionan la calibración podrán comparar los resultados de las personas participantes con la evaluación estándar, verificando si sus respuestas son correctas o incorrectas.

      • Editar evaluación - haz clic en el botón para responder la evaluación estándar y, al finalizar, haz clic en Guardar.

        • Verifica al lado de la columna ID - el ícono de la evaluación estándar debe ser igual a ✅. 

          1. ⚠️ - si la evaluación estándar está vacía o incompleta, se muestra el ícono de advertencia.

          2. ✖️ - si la evaluación se edita por segunda vez, se crea un registro histórico de la versión anterior. Esa versión estará disponible en formato de lista. La “x” se muestra en las evaluaciones estándar que no sean la versión vigente/más reciente.

      • Haz clic en Siguiente.

   3. Distribución - en esta etapa, distribuyes la calibración a las personas participantes. No es obligatorio hacer la distribución inmediatamente, pero es recomendable si ya completaste las etapas anteriores y sabes quiénes deben participar. Por defecto, en la tabla verás las distribuciones activas creadas/editadas por ti dentro de esta calibración. Para encontrar otras distribuciones, haz clic en Filtrar. Al filtrar, puedes buscar una distribución usando los siguientes parámetros: ID, Nombre, Edición hecha por, Edición hecha entre, Mostrar solo distribuciones activas y Mostrar solo personas activas. Para crear una distribución:

1. Haz clic en el botón + Nueva distribución para crear una distribución y completa la siguiente información:

   • Nombre de la distribución, con hasta 100 caracteres.

   • Inicio de la calibración - define la fecha en la que la calibración debe ser enviada a las personas participantes.

     • Iniciar inmediatamente - al activar esta opción, la distribución comenzará de forma inmediata, en la fecha actual.

   • Fin de la calibración - define la fecha límite en la que la calibración estará activa.

     • Sin fecha límite - al activar esta opción, la distribución permanecerá activa por tiempo indefinido.

2. Haz clic en Guardar para registrar la distribución. Se mostrará una tabla con la siguiente información sobre la distribución: ID, Nombre de la distribución, Edición hecha por, Período, Personas, No iniciado, En progreso y Finalizado, Activo y Acciones.

3. Acciones - haz clic para visualizar la lista de acciones disponibles para esta distribución de calibración:

   • Personas - haz clic para seleccionar personas por segmentación o de forma individual. Después de seleccionarlas, revisa la lista.

   • Exportar personas y estado - haz clic para exportar la lista de personas incluidas en la distribución en un archivo Excel.

   • Editar - haz clic para editar la distribución. Atención: no puedes editar una distribución que esté inactiva o finalizada; en ese caso, hay que actualizar las fechas de evaluación o crear una nueva distribución. No hay restricciones para modificar las fechas o el nombre de la distribución.

   • Eliminar - haz clic para eliminar la distribución. Puedes hacerlo siempre que ninguna persona haya iniciado la calibración dentro de esa distribución.

Acciones 

Resultado

El objetivo es comparar los resultados de dos personas participantes entre sí o de una persona participante con la evaluación estándar. Para utilizar una evaluación estándar en la comparación de resultados, es necesario que esté configurada previamente.

Para visualizar:

1. Accede a Monitoreos > Gestionar calibraciones;

2. En la calibración deseada, haz clic en los tres puntos > Resultados;

3. En Comparar calibraciones, en el campo Comparar 1, selecciona una persona o la evaluación estándar. Cuando existe una evaluación estándar registrada, se selecciona automáticamente.

4. En Comparar 2, selecciona a la persona que deseas comparar.

Importante: solo hay juicio de valor cuando existe una evaluación estándar registrada y válida. Cuando no la hay, los resultados pueden compararse, pero no es posible determinar si las respuestas son correctas o incorrectas.

Comparaciones posibles:

• Cuando no hay evaluación estándar configurada - puedes comparar los resultados de dos personas, sin juicio de valor.

• Cuando hay evaluación estándar configurada - puedes comparar los resultados de la evaluación estándar con los de una persona.

• También puedes comparar los resultados de dos personas en relación con la evaluación estándar.

Preview

Para visualizar la evaluación estándar completada:

1. Accede a Monitoreos > Gestionar calibraciones;

2. En la calibración deseada, haz clic en los tres puntos > Preview.

Clonar

Puedes utilizar esta función para clonar una calibración y modificar, por ejemplo, el archivo monitorizable. Esto hace que el proceso de creación sea más ágil. Para clonar:

1. Accede a Monitoreos > Gestionar calibraciones;

2. En la calibración deseada, haz clic en los tres puntos > Clonar;

3. Sigue las etapas de creación.

Editar

Puedes editar todas las configuraciones ingresadas durante la creación hasta que se inicie la primera calibración. Una vez que ya existe al menos una calibración, puedes editar el nombre, los permisos de gestión, la introducción y el archivo monitorizable. Para editar:

1. Accede a Monitoreos > Gestionar calibraciones;

2. En la calibración deseada, haz clic en los tres puntos > Editar;

3. Realiza los cambios necesarios y haz clic en Guardar.

Eliminar

Solo puedes eliminar una calibración si ninguna calibración ha sido iniciada. Para eliminar:

1. Accede a Monitoreos > Gestionar calibraciones;

2. En la calibración deseada, haz clic en los tres puntos > Eliminar;

3. En la confirmación, selecciona Sí.