Configurar repositorios

Los repositorios son lugares donde los documentos se almacenan de manera organizada. Funcionan como una biblioteca digital, permitiendo encontrar, acceder y gestionar fácilmente los documentos. La configuración de repositorios está directamente relacionada con la configuración de carpetas y subcarpetas, grupos de acceso y temas de los documentos.

Las personas que administran un repositorio tienen acceso total a los documentos almacenados en él. Pueden designar nuevas personas administradoras, ampliando el equipo de gestión, publicar documentos directamente sin necesidad de revisión adicional, y acceder y editar todos los documentos del repositorio. Además de la publicación, las personas administradoras pueden asociar los grupos con finalidad de acceso que podrán visualizar el contenido del documento.

Además, es posible definir qué grupos de personas tendrán permiso para crear documentos dentro del repositorio. Las personas en grupos con permiso de creación pueden crear nuevos documentos, pero estos pueden no ser publicados directamente, pudiendo necesitar pasar por un proceso de revisión realizado por la administración o por grupos con la finalidad de revisión, esto sucede cuando el grupo de acceso no tiene habilitada la configuración avanzada "personas del grupo pueden publicar documentos". 

Crear repositorio 

Crea repositorios para organizar la creación y gestión de documentos. Para eso:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorio.

2. En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en + Nuevo repositorio.

3. Repositorio - escribe el nombre del tuyo, usando hasta 100 caracteres.
   Este es el único paso obligatorio en la creación de un repositorio, y ya puedes finalizar la creación aquí, ignorando las configuraciones avanzadas y haciendo clic en guardar.

Configuraciones avanzadas

Usa para definir la fecha límite predeterminada de revisión de los documentos, si se mostrarán los feedbacks de utilidad con encuesta, si las versiones antiguas de los documentos creados en este repositorio se mostrarán en el catálogo, si los documentos vinculados por enlaces podrán ser desactivados, si se mostrarán las justificaciones de versión para las personas lectoras y, finalmente, el comportamiento predeterminado de las portadas.

• Cambiar la fecha límite de revisión predeterminada -  define el plazo para que los documentos creados en este repositorio sean revisados, en días naturales. Al crear o editar un documento, es posible usar este plazo estándar u optar por otro. La notificación para la revisión se envía 30 días antes, para todas las personas que administran el repositorio y para quienes revisan los documentos.

• Mostrar feedback con encuesta - cambia el estándar de los feedbacks de utilidad. Al desactivarla, la encuesta no se muestra. Trae las siguientes opciones: no encontré lo que buscaba, documento incompleto, falta claridad y está desactualizado.

• Mostrar versiones antiguas en el catálogo - activa esta función para permitir que las personas puedan encontrar versiones antiguas de los documentos de este repositorio a partir del catálogo.

• Permitir la desactivación de documentos vinculados por enlaces - activa esta función para permitir la desactivación de documentos que estén vinculados por enlaces en el contenido de otros documentos, a partir del menú gestionar documentos. Si la función está desactivada, no podrás desactivar los documentos vinculados hasta que los enlaces correspondientes sean editados.

• Mostrar justificaciones de las versiones de los documentos - activa esta función para que las personas puedan visualizar las justificaciones de cambio de versión de los documentos de este repositorio. Esto facilitará la comprensión de los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo. 

• Permitir upload imágenes - activa esta función para permitir que las personas suban imágenes que no están en el repositorio de portadas. 

• Permitir el uso de color sólido de fondo - activa esta función para permitir el uso de color sólido como fondo de las portadas.

• Permitir la inserción de texto - activa esta función para permitir la inserción de texto en las portadas.

¡Importante! Si desmarcas las opciones de subir imágenes y uso de color sólido, las personas que gestionan y crean documentos solo podrán utilizar las portadas añadidas en la galería por ti. Si ese es tu objetivo, ten cuidado de no desmarcar las opciones antes de crear las portadas, ya que esto imposibilitaría la creación de nuevos documentos, ya que la portada es un elemento obligatorio.

4. Haz clic en Guardar.

Definir administración 

Las personas que administran un repositorio tienen acceso total a sus documentos y pueden crear, aprobar o desaprobar, editar y publicar documentos. Importante: solo la administración del repositorio puede agregar o eliminar personas de la lista de personas administradoras. Al crear un repositorio, te conviertes en la primera persona administradora de este. Para agregar o eliminar personas administradoras:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorio.

2. En el repositorio elegido, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Administración.

3. Para agregar, haz clic en + Agregar e ingresa el nombre o el nombre de usuario de la persona. Si lo necesitas, usa el filtro buscar personas. Haz clic en Guardar.

4. Para eliminar, localiza a la persona en la lista, haz clic en el ícono de papelera y en sí para confirmar.

Definir grupo de creación

Elige grupos de control ya registrados y determina qué personas pueden crear documentos en el repositorio, aunque no sean personas administradoras. Aprende cómo configurar grupos haciendo clic aquí. Para definir grupos de creación:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorio;

2. En la columna Acciones del repositorio elegido, haz clic en los tres puntos > Creación;

3. En la lista Disponibles, haz clic sobre los nombres de los grupos de acceso deseados;

4. Haz clic en guardar.

Editar repositorio

Para modificar las configuraciones de un repositorio, sigue estas indicaciones:

1. Accede a Documentos > Gestionar repositorio;

2. En la columna Acciones del repositorio elegido, haz clic en los tres puntos > Editar;

3. Realiza cambios en el nombre o en las configuraciones avanzadas, según sea necesario, y haz clic en guardar.

Desativar repositório

Para desactivar un repositorio, sigue estos pasos:

1. Accede a Documentos > Gestionar repositorio;

2. En la columna Activo del repositorio elegido, haz clic en desactivar.

3. Atención: al desactivar un repositorio, los documentos creados en él ya no podrán ser accedidos.