Configurar repositorios

Los repositorios son lugares donde los documentos se almacenan de manera organizada. Funcionan como una biblioteca digital, permitiendo encontrar, acceder y gestionar fácilmente los documentos. La configuración de repositorios está directamente relacionada con la configuración de carpetas y subcarpetas, grupos de acceso y temas de los documentos.

Las personas que administran un repositorio tienen acceso total a los documentos almacenados en él. Pueden designar nuevas personas administradoras, ampliando el equipo de gestión, publicar documentos directamente sin necesidad de revisión adicional, y acceder y editar todos los documentos del repositorio. Además de la publicación, las personas administradoras pueden asociar los grupos con finalidad de acceso y revisión.

Además, es posible definir qué grupos de personas tendrán permiso para crear documentos dentro del repositorio. Las personas en grupos con permiso de creación pueden crear nuevos documentos, pero estos pueden no ser publicados directamente, pudiendo necesitar pasar por un proceso de revisión realizado por la administración o por grupos con la finalidad de revisión, esto sucede cuando el grupo de acceso no tiene habilitada la configuración avanzada "personas del grupo pueden publicar documentos". 

Crear repositorio 

Crea repositorios para organizar la creación y gestión de documentos. Para eso:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorios;

2. En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en + Nuevo repositorio;;

3. Nombre del repositorio - completa el nombre, usando hasta 100 caracteres. Esta es la única etapa obligatoria para crear un repositorio y ya puedes finalizar la creación aquí, ignorando las configuraciones avanzadas y haciendo clic en guardar.

Configuraciones avanzadas

• Cambiar la fecha límite de revisión predeterminada -  define el plazo para que los documentos creados en este repositorio sean revisados, en días naturales. Al crear o editar un documento, es posible usar este plazo estándar u optar por otro. La notificación para la revisión se envía 30 días antes, para todas las personas que administran el repositorio y para quienes revisan los documentos.

• Definir el llenado del tema como obligatorio - por defecto, esta opción no viene activada. Entonces, agregar un tema es opcional. Al activarla, decides hacer obligatoria la asociación de un tema al crear un documento.

• Permitir la selección de múltiples temas – por defecto, esta opción viene activada. Permite que se asocien varios temas a un documento. Al desactivarla, decides que solo un tema puede ser asociado a cada documento.

• Mostrar feedback con encuesta - cambia el estándar de los feedbacks de utilidad. Al desactivarla, la encuesta no se muestra. Trae las siguientes opciones: no encontré lo que buscaba, documento incompleto, falta claridad y está desactualizado.

• Mostrar versiones antiguas en el catálogo - activa esta función para permitir que las personas puedan encontrar versiones antiguas de los documentos de este repositorio a partir del catálogo.

• Permitir la desactivación de documentos vinculados por enlaces - activa esta función para permitir la desactivación de documentos que estén vinculados por enlaces en el contenido de otros documentos, a partir del menú gestionar documentos. Si la función está desactivada, no podrás desactivar los documentos vinculados hasta que los enlaces correspondientes sean editados.

• Mostrar justificaciones de las versiones de los documentos - activa esta función para que las personas puedan visualizar las justificaciones de cambio de versión de los documentos de este repositorio. Esto facilitará la comprensión de los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo. 

• Permitir upload imágenes - activa esta función para permitir que las personas suban imágenes que no están en el repositorio de portadas. 

• Permitir el uso de color sólido de fondo - activa esta función para permitir el uso de color sólido como fondo de las portadas.

• Permitir la inserción de texto - activa esta función para permitir la inserción de texto en las portadas.

¡Importante! Si desmarcas las opciones de subir imágenes y uso de color sólido, las personas que gestionan y crean documentos solo podrán utilizar las portadas añadidas en la galería por ti. Si ese es tu objetivo, ten cuidado de no desmarcar las opciones antes de crear las portadas, ya que esto imposibilitaría la creación de nuevos documentos, ya que la portada es un elemento obligatorio.

4. Haz clic en Guardar.

Tabla

En la tabla encontrarás la siguiente información sobre cada repositorio:

• ID – consulta el código único que identifica el repositorio.

• Nombre – consulta el nombre del repositorio.

• ¿Administro? – verifica si administras el repositorio. En caso afirmativo, la columna se completa con "Sí". En caso negativo, con "No".

• Activo – consulta si el repositorio está activo o no. En esta columna puedes activarlo o desactivarlo según tu necesidad.

• Acciones – en la columna Acciones de cada repositorio, según tus permisos, accede a Administración, Creación y Edición.

Para exportar la información en un archivo Excel, haz clic en el botón Exportar, en la esquina superior derecha de la pantalla. El archivo muestra el ID y el nombre de cada repositorio, y si tú lo administras.

Acciones

Administración 

Las personas que administran un repositorio tienen acceso total a sus documentos y pueden crear, aprobar o desaprobar, editar y publicar documentos. Importante: solo la administración del repositorio puede agregar o eliminar personas de la lista de personas administradoras. Al crear un repositorio, te conviertes en la primera persona administradora de este. Puedes saber si haces parte de la administración en la columna "¿Administro?" del menu Configurar repositorios.

Para agregar o eliminar personas administradoras:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorios.

2. En el repositorio elegido, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Administración.

   • Para agregar, haz clic en + Agregar e ingresa el nombre o el nombre de usuario de la persona. Si lo necesitas, usa el filtro buscar personas. Haz clic en guardar.

   • Para eliminar, localiza a la persona en la lista, haz clic en el ícono de papelera y en sí para confirmar.

Creación

Elige grupos de control ya registrados y determina qué personas pueden crear documentos en el repositorio, aunque no sean personas administradoras. Para definir grupos de creación:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorios;

2. En la columna Acciones del repositorio elegido, haz clic en los tres puntos > Creación;

3. En la lista Disponibles, haz clic sobre los nombres de los grupos de acceso deseados;

4. Haz clic en guardar.

¡Importante! Si la persona ya es administradora del repositorio, no es necesario incluirla en un grupo de creación, ya que la administración permite la creación de documentos.

Editar

Para modificar las configuraciones de un repositorio:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorios;

2. En la columna Acciones del repositorio elegido, haz clic en los tres puntos > Editar;

3. Realiza cambios en el nombre o en las configuraciones avanzadas, según sea necesario, y haz clic en guardar.

Desactivar

Para desactivar un repositorio:

1. Accede a Documentos > Configurar repositorios;

2. En la columna Activo del repositorio elegido, haz clic en desactivar.
   Atención: al desactivar un repositorio, los documentos creados en él dejan de estar accesibles y ya no pueden ser gestionados. Sin embargo, su estado en la base de datos permanece sin cambios. Esto significa que los documentos que estaban activos mientras el repositorio estaba activo seguirán con ese estado incluso después de la desactivación del repositorio.

Consulta las etapas de creación y configuración de un repositorio en el video a continuación: