Editar/desactivar documento

Para editar las configuraciones y el contenido de un documento o desactivarlo, sigue estos pasos:

Editar

1. Accede a Documentos > Gestionar documentos.

2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Editar.

3. Realiza los cambios necesarios. Si tu edición es solo en las configuraciones avanzadas, para programar una nueva fecha de publicación para esta versión, sin editar el contenido del documento, es importante saber que tu versión solo estará disponible para acceso en la fecha de publicación que programaste. Hasta entonces, las personas perderán el acceso a esta versión del documento y, si hay una versión anterior activa, volverá a estar disponible para acceso.

4. Haz clic en Guardar y selecciona la opción deseada. Si el documento tiene una publicación de versión futura programada, esta se mantendrá siempre y cuando no programes la publicación de la versión que estás editando. Si la programas, la versión previamente programada será cancelada.

5. Justifica las modificaciones y haz clic en Justificar. Esta información podrá mostrarse en pantalla para las personas que acceden al documento si el repositorio está configurado para ello. En ese caso, podrás seleccionar si la justificación se verá en un pop-up cuando la persona ingrese por primera vez a ese documento después de la actualización o si quedará disponible solo en el historial.

Editar borrador 

Si el documento aún es un borrador, solo la persona responsable de él podrá editarlo. Si por alguna razón esa persona no puede continuar con la edición y publicarlo, para que tú puedas editarlo, abre un ticket para que nuestro equipo revise la posibilidad de cambiar la autoría del borrador a otra persona. En el ticket, además del ID del documento, es necesario incluir el username de la persona responsable del borrador y el username de la persona a la que se debe transferir la autoría del borrador. 

Desactivar

1. Accede a Documentos > Gestionar documentos;

2. En la columna Activo del documento deseado, haz clic en Desactivar. Atención: un documento desactivado no puede ser accedido.

Importante: no puedes desactivar un documento que esté siendo referenciado como un enlace en el contenido de otro documento, si el repositorio en el que se creó ese documento no permite la desactivación de documentos en esta situación. En ese caso, edita el documento con la referencia o habla con las personas encargadas de administrar el repositorio.