Si tu empresa no tiene un proceso establecido y necesitamos iniciar uno, proporcionamos un modelo de base de datos de personas para ser completado. Este modelo puede ser editado según sus necesidades, agregando o eliminando columnas según sea necesario.

El objetivo del proceso es responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué personas tendrán acceso a la plataforma?

• ¿Cuáles son las funciones de estas personas?

• ¿Qué permisos de acceso debe tener cada función? (¿Qué menús estarán disponibles?)

• ¿Qué operaciones y negocios formarán parte de la segmentación?

• ¿Qué modelo de base de datos se utilizará?

• ¿Cuál será el método de transmisión del archivo?

Una vez que todas estas cuestiones estén definidas, podremos crear una automatización para leer el archivo periódicamente, de manera que las actualizaciones en los datos de las personas de su empresa se reflejen de manera efectiva en la plataforma.

Si tu empresa ya tiene un proceso definido para la transmisión de la base de datos de personas, este estará disponible en un documento dentro de la plataforma llamado 'Cómo actualizar la base de personas'. Este documento es un tutorial dirigido a las personas responsables de este proceso.

La granularidad se refiere a la asignación de niveles específicos de acceso a cada función registrada, determinando la jerarquía entre ellas. Cuanto menor sea el "grano", más básico será el nivel de permisos de acceso. Este concepto es fundamental para establecer jerarquías, definir quién puede acceder a ciertos informes de registros de uso y realizar el reseteo de contraseñas.

¿Cómo funciona la granularidad?

Cada función tiene una granularidad que define su nivel de acceso. Por ejemplo, una función de Atención con granularidad 1 y una función de Supervisión con granularidad 2. La granularidad establece la jerarquía entre las funciones, donde aquellas con menor granularidad son jerárquicamente inferiores y las de mayor granularidad ocupan posiciones superiores. En el ejemplo mencionado, la jerarquía sería: Atención < Supervisión. Si un informe está disponible para funciones con granularidad 2, las personas con función de Supervisión podrán acceder, mientras que las personas con función de Atención no podrán. Además, la granularidad determina quién puede resetear la contraseña de quién, permitiendo que una persona en la función de Supervisión pueda resetear la contraseña de una persona en la función de Atención, pero no al contrario. Para comprender mejor este tema, consulta este artículo sobre el reseteo de contraseñas.

Es la granularidad la que define una estructura jerárquica lógica entre las funciones, asegurando que solo aquellos autorizados puedan acceder a información crítica. Facilita la agregación de resultados en paneles de indicadores, donde las métricas de funciones inferiores se suman para formar los resultados de funciones superiores, y permite compartir documentos, entrenamientos e información específica según la función, simplificando procesos como inscripciones automáticas en entrenamientos para grupos específicos.

El registro de funciones y su granularidad se realiza durante la fase de implementación por parte del equipo de datos de Weduka. Si es necesario crear nuevas funciones o ajustar granularidades, puedes abrir un ticket en la plataforma de soporte, indicando detalles como el cargo correspondiente, la granularidad deseada y si la función debe estar vinculada a un perfil de acceso específico.

Los perfiles de acceso en Weduka juegan un papel crucial en la personalización de la experiencia de las personas y son responsables de determinar qué menús y funcionalidades estarán disponibles para ellos.

• Definición de acceso: los perfiles de acceso están asociados a las personas en base a una combinación de segmentaciones de función y negocio. Esta combinación permite asignar perfiles personalizados que se alinean con las responsabilidades y áreas de actuación de cada individuo.

• Asociación automática: cada vez que una persona es incluida en la lista de usuarios con acceso a Weduka y posee una segmentación correspondiente a la configuración del perfil de acceso, la asociación se realiza automáticamente. Esto asegura que cada persona tenga acceso a las funcionalidades relevantes para sus responsabilidades.

• Personalización de la experiencia: la creación de perfiles de acceso permite personalizar la experiencia de cada usuario, garantizando que solo tengan acceso a los menús y recursos necesarios para desempeñar eficazmente sus funciones. Ofrecemos perfiles de acceso estándar, pero también podemos construir perfiles específicos según sus necesidades.

Si no ves otra operación en la lista además de la tuya, puede ser porque no has sido incluido en la lista de personas sin restricciones.

Las personas irrestrictas son aquellas registradas en una condición especial dentro de la estructura de operaciones en la plataforma. Te explicaré mejor: las operaciones están diseñadas para garantizar la confidencialidad, restringiendo el acceso de cada persona registrada en la base de datos de personas a los datos específicos de la operación a la que pertenecen. Sin embargo, en ciertas situaciones excepcionales, puede ser necesario flexibilizar estas restricciones.

Cuando una persona es registrada como irrestricta en una operación específica, obtiene permiso para acceder no solo a esa operación, sino también a otras operaciones. Esta flexibilidad es especialmente útil en escenarios donde se requiere comunicación entre diferentes operaciones, como en equipos corporativos como Recursos Humanos, que necesitan interactuar con todas las operaciones.

La configuración de la irrestricción se realiza caso por caso, persona por persona, proporcionando un enfoque personalizado para situaciones específicas donde la restricción estándar de operaciones necesita ser flexibilizada. Hay personas en tu empresa que administran la plataforma con permiso para ajustar las irrestricciones desde el menú Personas > Buscar.

Aquí, la jerarquía es un concepto fundamental que gobierna varios aspectos de los procesos en la plataforma. Es un sistema estructurado que organiza y mantiene actualizadas las relaciones y segmentaciones de las personas en términos de funciones, operaciones, negocios, localizaciones y turnos.

• Datos mensuales: cualquier cambio en las segmentaciones de las personas es válido para todo el mes en que se realizó la modificación. Por ejemplo, si alguien se traslada a un nuevo negocio durante el mes, la plataforma considera que este cambio es válido para todo el período.

• Impacto en las licencias: la jerarquía también influye en las licencias de Weduka. Cuando se activa una persona en la base, se activa el proceso de jerarquía, registrando la información de las personas activas en ese momento. Estos datos son esenciales para la facturación de las licencias según cada contrato.

• Actualización de la distribución: la jerarquía juega un papel crucial en la actualización de la distribución de entrenamientos, jornadas laborales, documentos, noticias, encuestas y otras funcionalidades que utilizan la segmentación de la plataforma. Los resultados de los indicadores, entrenamientos y monitoreos se generan según la jerarquía, asegurando datos de gestión precisos.

• Informes y selección de jerarquía: en algunos informes de la plataforma, es posible elegir ver los datos utilizando la jerarquía histórica (del período investigado) o la jerarquía actual (la más actualizada). Esto proporciona flexibilidad en el análisis de datos según sea necesario, ya sea para comprender el historial o para visualizar información actual.

⚠️ Atención: el procesamiento de la jerarquía ocurre exclusivamente mediante la actualización de la base de personas: cada importación de personas desencadena este proceso, asegurando que los cambios en la segmentación se reflejen no solo en el menú de Personas, sino también en la distribución de documentos, entrenamientos, noticias, resultados, entre otros.

En resumen, la jerarquía en Weduka es la columna vertebral que sostiene la integridad y precisión de los datos, proporcionando una visión clara de la estructura organizativa y facilitando la toma de decisiones informadas. Si eres responsable del proceso de actualizar la base de personas y deseas obtener más información para comprender mejor su funcionamiento, consulta el documento 'Cómo actualizar la base de personas' en la plataforma.

Si te encuentras con el mensaje "ningún perfil de acceso asociado", puede ser que no se haya vinculado adecuadamente un perfil de acceso a tu función y negocio en la plataforma.

Para resolver este problema, te recomendamos lo siguiente:

• Contacta a las personas responsables de tu gestión o al equipo encargado de la administración de perfiles de acceso. Pídeles que abran un ticket en nuestra plataforma de soporte, proporcionando detalles sobre el mensaje de error que estás viendo. Es ideal que les envíes una captura de pantalla completa (con la URL visible) del momento en que ocurrió el acceso y se mostró el mensaje.

De esta manera, en Weduka podremos ajustar la asociación del perfil de acceso a tu cuenta, permitiéndote volver a acceder a la plataforma sin problemas.

Es importante destacar que la asociación de perfiles de acceso generalmente se configura durante la fase de setup, pero puede necesitar ajustes cada vez que se creen nuevas funciones o negocios. Esto garantiza que tengas los permisos adecuados para las actividades específicas relacionadas con tu rol en la plataforma.