Crear documentos

Crea documentos que pueden ser consultados por las personas en la base de conocimiento y también utilizados en entrenamientos creados en la plataforma. Para crear documentos, necesitas contar con los permisos necesarios y con un entorno preparado para eso. Consulta a continuación:

¿Quién puede crear documentos?

Pueden crear documentos:

1. Las personas administradoras del repositorio, que tienen acceso total para gestionar los documentos ya creados y también crear nuevos documentos en ese repositorio.

2. Las personas que forman parte de un grupo de creación asociado al repositorio. Un grupo de creación es útil para permitir que personas específicas, que no sean administradoras del repositorio, puedan crear documentos en él.

Si al intentar crear un documento la plataforma muestra el mensaje “No tienes acceso para crear documentos en este repositorio”, eso indica que no cuentas con los permisos necesarios para hacerlo. Es decir, no eres una de las personas administradoras del repositorio ni formas parte de un grupo con permiso para crear documentos.

Para saber cómo agregar personas como administradoras a un repositorio, consulta el artículo Configurar repositorios. En ese menú también encontrarás cómo asociar un grupo de creación al repositorio.

Antes de crear documentos, es necesario configurar la estructura de carpetas y subcarpetas del repositorio. Esto ayuda a organizar el contenido y facilita la búsqueda y gestión de los documentos. Para saber cómo crear la estructura de carpetas, accede al artículo Configurar carpetas.

Crear

Después de configurar la estructura de carpetas, puedes continuar con la creación de documentos. Para eso:

1. Accede a Documentos > Gestionar documentos.

2. Haz clic en + Nuevo documento y selecciona el repositorio.

3. Repositorio - confirma que has seleccionado el repositorio adecuado. Una vez que hayas creado el documento, no podrás cambiarlo. Si es necesario, haz clic en "Cambiar" y selecciona el repositorio.

4. Título - define el nombre del documento, utilizando hasta 100 caracteres. Intenta utilizar títulos únicos que no se repitan en otros documentos para mejorar la efectividad de las búsquedas.

5. Carpeta - elige una carpeta o subcarpeta para almacenar el documento, lo que facilitará la organización tanto para el creador como para quienes acceden a los documentos.

6. Palabras clave - ingresa palabras o términos de hasta 40 caracteres separados por comas que faciliten la búsqueda del documento. Utilizar palabras clave específicas para cada documento, sin repetirlas, aumenta la efectividad de las búsquedas.

7. Temas - selecciona temas para clasificar el documento. La obligatoriedad de esta elección y la posibilidad de seleccionar múltiples temas dependen de la configuración del repositorio. Asociar temas puede facilitar la organización interna, el análisis y la búsqueda de documentos. Algunos temas pueden estar ocultos en la búsqueda y ser utilizados solo con fines internos. Al hacer clic en “Seleccionar”, puedes verificar si cada tema está activo y si está oculto en la búsqueda.

8. Descripción - escribe un resumen del contenido del documento, de hasta 500 caracteres. La descripción se mostrará en los resultados de búsqueda, en la visualización de detalles de cada documento, así como en la lista de favoritos y los documentos más accesados. Además, el texto de la descripción se utiliza en el motor de búsqueda.

9. Portada - haz clic en "Cambiar imagen" y, según la configuración establecida por la gestión de documentos, puedes encontrar hasta tres opciones:

   • Upload - carga una imagen desde tu computadora con una resolución mínima de 90x90px. Puedes rotarla, aplicar zoom con nuestra herramienta de recorte y, si la gestión de documentos lo permite, añadir un texto de hasta 15 caracteres.

   • Portadas de la galería - utiliza las portadas creadas por la gestión de documentos. Si es permitido, también podrás añadir un texto de hasta 15 caracteres.

   • Color sólido - elige un color predefinido o personaliza hasta 10 colores. Si la gestión de documentos lo permite, añade un texto de hasta 15 caracteres. Tip: utiliza el código hexadecimal para el color exacto deseado.

¡Listo! Has completado la configuración básica para crear un documento y puedes continuar con la creación de contenido si lo deseas. En ese caso, omite la configuración avanzada y haz clic en Guardar y avanzar.

Si prefieres revisar las configuraciones avanzadas, consulta las siguientes opciones:

10. Configuración avanzada - utiliza esta opción para definir el feedback sobre la utilidad, la lectura obligatoria, la notificación de revisión, adjuntar archivos o enlaces, o relacionar otros documentos.

    • Permitir feedbacks sobre la utilidad - al activar, se mostrará una caja de evaluación en el documento. Durante el acceso, las personas pueden evaluar si el documento es útil o no. Por defecto, esta opción está habilitada, pero puedes desactivarla. Puedes acceder y gestionar a los feedbacks en el menú Documentos > Gestionar feedbacks.

    • Determinar la lectura obligatoria - al activar, la lectura obligatoria se convierte en una característica destacada del documento. Cuando se accede, se muestra un botón de confirmación de lectura. En la pantalla de búsqueda, aparece en el panel de actualizaciones recientes mientras el registro de lectura no esté marcado como leído. En el catálogo, el filtro de lectura obligatoria permite encontrar rápidamente documentos importantes que aún no se han leído.

    • Notificar revisión - al activar esta opción, defines que el documento debe ser revisado hasta la fecha seleccionada.

    • Adjuntar archivos o enlaces - al activar, puedes seleccionar archivos o enlaces creados previamente en el menú Documentos > Gestionar anexos y hacerlos disponibles para todos los que accedan a este documento.

    • Vincular a otros documentos - al activar, puedes seleccionar documentos que estarán relacionados con el documento creado. Estos documentos serán accesibles en la visualización del documento de origen.

    • Programar fecha de publicación - al activar, puedes seleccionar una fecha para la publicación del documento en el campo "Publicar en". Recuerda que, para que el documento sea accesible, es necesario que sea aprobado y que los grupos de control estén configurados adecuadamente.

11. Cancelar - utiliza esta opción para cancelar la creación del documento.

12. Limpiar - utiliza esta opción para borrar todos los campos ya completados.

13. Guardar y avanzar - haz clic para continuar con la creación de contenido del documento en el paso 2.

Después de configurar el documento, es hora de crear el contenido:

1. Tipo de contenido del documento - selecciona el tipo de documento que deseas crear. Echa un vistazo a las posibilidades:

• Creador de página - crea el documento en la plataforma, utilizando el creador de página nativo de Weduka, que permite la creación de documentos con diversos tipos de componentes, como imágenes en formato .png, .jpg, .gif y videos de YouTube;

• Editor de texto - crea el documento en la plataforma, utilizando el editor de texto, que admite imágenes en formato .png, .jpg, .gif y videos de YouTube;

• PDF - selecciona el archivo con extensión .pdf en tu computadora;

• Word - selecciona el archivo con extensión .docx en tu computadora;

• PowerPoint - selecciona el archivo con extensión .pptx en tu computadora;

• Excel - selecciona el archivo con extensión .xlsx en tu computadora;

• Video - selecciona el archivo con extensión .mov o .mp4 en tu computadora;

• Audio - selecciona el archivo con extensión .mp3, .ogg, .wav o .wma en tu computadora;

• SCORM - selecciona el archivo con extensión .zip en tu computadora. Si tu archivo no funciona, haz clic aquí.

• Archivo para descargar - selecciona cualquier archivo con una de las extensiones anteriores en tu computadora.

Importante: el visualizador de Microsoft solo muestra archivos de hasta 100 MB, por lo tanto, los archivos de tipo Word, PowerPoint y Excel solo podrán visualizarse en pantalla si tienen ese tamaño o menos.

2. Haz clic en guardar y elige entre las siguientes opciones cómo deseas guardar el documento:

• Guardar y continuar - úsalo para guardar el documento como borrador y seguir editándolo.

• Guardar y salir - úsalo para guardar el documento como borrador y continuar la edición más tarde. Solo tú podrás editar esta versión mientras sea un borrador.

• Enviar para evaluación - úsalo para enviar la versión a ser evaluada por las personas que administran el repositorio. Si has programado la publicación, visualizarás la información "Publicación programada para dd/mm/aaaa hh:mm".

• Publicar versión - publica la versión directamente. Luego, revisa los grupos de acceso. Recomendamos asociar inmediatamente los grupos de acceso al documento creado. Aunque esté publicado, no será accesible hasta que se asocien los grupos de acceso. Si has programado la publicación, visualizarás la información "Publicación programada para dd/mm/aaaa hh:mm".