Configurar temas 

La configuración de temas permite organizar y clasificar documentos de manera eficiente. Puedes crear temas y ocultarlos de la búsqueda, con fines de organización interna y análisis, sin exponer esta información al público final. Esta funcionalidad ayuda a estructurar mejor la base de conocimiento, garantizando una navegación más limpia y objetiva para las personas, mientras mantiene la rastreabilidad y el control para el equipo gestor.

Crear

1. Accede a Documentos > Configurar temas y selecciona un repositorio;

2. Haz clic en + Nuevo tema;

3. Escribe el nombre del tema, usando hasta 50 caracteres. Esta es la única etapa obligatoria para crear un tema y ya puedes hacer clic en guardar. Si lo prefieres, accede a las configuraciones avanzadas.

   • Configuraciones avanzadas

     • Ocultar tema en la búsqueda - al activar esta opción, ocultas el tema de las personas que buscan y acceden a los documentos. De este modo, el tema no se mostrará en las etiquetas de los documentos ni en los filtros de temas de la búsqueda avanzada, pero continuará visible en las pantallas de gestión y reportes.

4. Haz clic en guardar.

Tabla

En la tabla, encontrarás la siguiente información sobre los temas creados:

• ID - código de identificación único del tema;

• Nombre - nombre del tema;

• Asociaciones - cantidad de documentos asociados al tema;

• ¿Oculto en la búsqueda? - verifica si el tema está oculto en la búsqueda. Si es así, la columna se llena con "Sí", y si no, con "No";

• Activo - verifica si el tema está activo. Usa esta columna para activar temas inactivos o desactivar temas activos;

• Acciones - en la columna Acciones de cada tema, encuentras las opciones de Editar y Eliminar.

Filtrar

Para refinar tu búsqueda, haz clic en Filtrar, utiliza los siguientes parámetros y haz clic en Buscar.

• ID - usa para buscar un tema por su ID;

• Nombre - usa para buscar un tema por su nombre;

• Mostrar solo temas activos - activa para mostrar solo los temas activos;

• Mostrar solo temas ocultos en la búsqueda - activa para mostrar solo los temas ocultos en la búsqueda.

Editar 

1. Accede a Documentos > Configurar asuntos;

2. Selecciona un repositorio y, en el tema deseado, haz clic en Acciones > Editar;

3. Modifica el nombre del tema, usando hasta 50 caracteres, y ajusta la configuración avanzada.

4. Haz clic en guardar.

Eliminar

1. Accede a Documentos > Configurar asuntos;

2. Selecciona un repositorio y, en el tema deseado, haz clic en Acciones > Eliminar;

3. Para confirmar, haz clic en sí.

Para excluir temas en lote:

1. Accede a Documentos > Configurar temas;

2. Selecciona un repositorio y, luego, usa la casilla de selección que aparece en la tabla antes de la columna ID para seleccionar los temas que deseas eliminar;

3. Haz clic en el botón Acciones, en la esquina superior izquierda de la pantalla, y luego en Eliminar.