Mejores prácticas - Foro

Cuando conoces a los públicos a los que diriges un foro y sus temas, puedes hacerlo de manera más efectiva. ¡Algunas preguntas y actividades pueden ayudarte a descubrirlo! ¿Vamos allá?

Públicos objetivo

Tus públicos pueden definirse a partir de diferentes segmentos o criterios de datos. Si ya cuentas con un estudio demográfico, es un excelente punto de partida. Aquí tienes algunas preguntas que pueden ayudarte a conocer mejor a tu audiencia:

• Segmentación por operación y negocio – puedes optar por foros generales, donde participen personas de diferentes operaciones y negocios, o por foros específicos para cada operación, asegurando que solo personas autorizadas participen en discusiones pertinentes. Ejemplo: en un grupo bancario, ¿el equipo de análisis de crédito y el equipo de prevención de fraudes pueden compartir dudas y percepciones en un mismo foro? Si es así, pueden participar en el mismo espacio; de lo contrario, pueden tener foros separados. Además, las personas pueden participar en más de un foro. Ejemplo: en una aerolínea, los equipos de atención al pasajero y de logística de equipaje pueden tener foros distintos para tratar desafíos específicos de cada área, pero también participar en foros comunes sobre la cultura de la compañía.

• Segmentación por función – diferentes funciones tienen distintas necesidades dentro del foro. Es posible segmentar la participación según la función, permitiendo que los temas aborden desde el nivel operativo hasta la gestión. Ejemplo: mientras los analistas pueden debatir sobre procesos y buenas prácticas, el liderazgo puede compartir estrategias y métricas de desempeño. 

• Segmentación por localización – si el foro atiende a distintas unidades, considera las variaciones regionales que pueden impactar la operación y si los servicios o productos ofrecidos varían entre sedes. Ejemplo: un equipo de atención al cliente en una sede puede tener directrices distintas a otro equipo en otra sede, lo que podría requerir foros separados. 

• Segmentación por turno – los diferentes turnos pueden influir en la dinámica de las discusiones. Algunas dudas o procesos pueden ser más frecuentes en determinados horarios. Ejemplo: en soporte técnico, el turno nocturno puede lidiar con más problemas urgentes, mientras que el turno diurno puede centrarse en atenciones administrativas.

Consejo extra: Usa la configuración de permisos y las categorías personalizadas del foro para garantizar que cada persona vea solo el contenido relevante según su operación, negocio, función, sede y horario.

Una de las mejores prácticas para garantizar que el foro se utilice de manera eficiente es que cada empresa cree su propia guía de uso. Esta guía debe aclarar los objetivos del foro, orientar sobre buenas prácticas y definir reglas para mantener la organización y la relevancia de las discusiones.

Algunos puntos que pueden incluirse en la guía:

• Objetivo del foro – ¿Para qué debe utilizarse dentro de la empresa? ¿Cuándo es el mejor momento para hacerlo? 

• Contenido – ¿Qué tipo de publicaciones están permitidas y cuáles no?

• Organización de los temas – ¿Cómo estructurar las publicaciones y elegir la categoría correcta?

• Interacción respetuosa – ¿Cómo mantener un ambiente colaborativo y saludable?

Crear una guía es una excelente forma de alinear expectativas y asegurar que el foro sea un espacio productivo y alineado con los objetivos de la empresa.

La guía puede crearse como un documento en Weduka, accesible para todas las personas, y también compartirse en una publicación en el feed. Aquí tienes una sugerencia de post para anunciar el lanzamiento de la guía:

¡Tenemos una novedad en Weduka: Foro!

Esta es una funcionalidad colaborativa diseñada para crear comunidades de aprendizaje. Un espacio estructurado para el intercambio de conocimientos, organizado por temas, con gobernanza y moderación, para fomentar el debate, la construcción de conocimiento colectivo y la resolución de dudas en un entorno dinámico.

Para que el foro sea un espacio productivo, organizado y alineado con nuestros objetivos, hemos creado la Guía de uso del foro. En ella encontrarás las mejores prácticas para publicar temas, responder, interactuar y aprovechar al máximo este espacio de aprendizaje compartido.

Haz clic en "Acceder" y entérate de todo.

Las categorías son esenciales para organizar el contenido del foro. Ayudan a quienes publican a elegir el lugar correcto para sus temas y facilitan la navegación de quienes buscan información. Seguir buenas prácticas en la creación de categorías mejora la experiencia y evita la dispersión de información.

• Crea categorías amplias e intuitivas – cada categoría debe abarcar un conjunto lógico de temas relacionados. Lo ideal es que cualquier persona pueda identificar rápidamente dónde encaja su tema.

• Usa nombres claros y específicos – el nombre de la categoría debe dejar evidente el tipo de discusión que se desarrolla en ella. Nombres demasiado genéricos pueden dificultar la organización. Ejemplo: "Entrenamientos" (claro y directo). Evita categorías como "Varios", "Otros" o "General", ya que pueden volverse un espacio para cualquier cosa y afectar la estructura del foro.

• Usa subcategorías solo cuando sea necesario – las subcategorías pueden ser útiles cuando hay una gran cantidad de publicaciones dentro de una categoría principal. Sin embargo, su uso debe ser moderado para evitar una estructura demasiado compleja. Ejemplo: Dentro de una categoría llamada "Entrenamientos", una subcategoría como "Entrenamientos obligatorios" puede ayudar a segmentar mejor los temas.

• Revisa y ajusta periódicamente – la estructura del foro no debe ser rígida. Con el tiempo, pueden surgir nuevas necesidades y algunas categorías pueden volverse irrelevantes. Una revisión periódica evita la acumulación de categorías vacías o innecesarias. Cada tres o seis meses, analiza si las categorías siguen siendo útiles y ajústalas según el uso real del foro.

• Alinea las categorías con el propósito del foro – cada foro tiene un objetivo específico. Asegúrate de que las categorías reflejen ese propósito y cubran las necesidades de los usuarios. Ejemplo: Si el foro busca fomentar la innovación, categorías como "Nuevas ideas", "Tendencias del mercado" y "Desafíos del equipo" son adecuadas. Evita crear categorías que no tengan relación directa con el propósito del foro, ya que esto puede generar confusión.

Organizar bien las categorías garantiza que el foro sea un espacio funcional, fácil de usar y alineado con sus objetivos. ¡Aprovecha estas recomendaciones para optimizar la experiencia de los participantes! 

Evita crear demasiados grupos y deja bien claro en el nombre cuál es su propósito. De esta manera, al asociar un foro a los grupos, las personas con este permiso podrán elegir con mayor facilidad. 

¿Quieres usar el foro para debatir sobre un contenido que ya existe en la plataforma? ¡Aprovecha el foro a tu favor!

• Entrenamiento – después de una capacitación, puedes publicar un tema asociado a ese entrenamiento. Esta es una excelente manera de debatir sobre el contenido abordado, resolver dudas y compartir experiencias.

• Documento – si hay un proceso o guía y necesitas asegurarte de que todas las personas lo comprendan o incluso puedan sugerir mejoras, asocia el documento al tema publicado.

• Noticia – ¿Se ha publicado una noticia importante y quieres recopilar dudas o abrir una discusión al respecto? Vincula la noticia a un tema en el foro.

Al igual que en las redes sociales, el foro se vuelve mucho más interesante cuando quienes publican temas y quienes responden utilizan una foto de perfil. Como en el foro de Weduka no es posible hacer menciones ni acceder al perfil de otras personas, esto facilita su reconocimiento.