FAQ - Pessoas

Essa pergunta é importante e a resposta é depende.  

Se, na fase setup, sua empresa já tiver algum controle de base, pessoas e processos, vamos precisar entender e validar a base e garantir que o processo possa funcionar. Para isso, vamos precisar saber:

• Qual modelo de base vocês usam? (Excel, csv, API, etc.)

• Qual meio de transmissão de arquivo vocês costumam usar? Na Weduka, recomendamos o uso de um servidor SFTP e fornecemos, se necessário. No entanto, podemos receber a base por e-mail, por API ou pela própria Weduka.

Se sua empresa não tiver um processo estabelecido e tivermos que iniciar um, fornecemos um modelo de base de pessoas para preenchimento. A base modelo pode ser editada de acordo com sua necessidade, removendo ou inserindo novas colunas.

O objetivo do processo é responder:

• Quais pessoas terão acesso a plataforma?

• Quais as funções das pessoas?

• Qual permissão de acesso cada função deve ter (quais menus serão liberados)?

• Quais operações e negócios farão parte da segmentação?

• Qual modelo de base será usado?

• Qual o meio de transmissão do arquivo?

Com todas essas questões definidas, poderemos criar uma automação para ler o arquivo de tempos em tempos, para que as atualizações nos dados das pessoas da sua empresa sejam refletidas na plataforma.

Se a sua empresa já tem um processo de transmissão da base de pessoas definido, ele estará disponível em um documento na plataforma chamado 'Como atualizar a base de pessoas'. Este documento é um tutorial e é disponibilizado para as pessoas responsáveis por este processo.

Na Weduka, granularidade refere-se à atribuição de níveis de acesso específicos a cada função cadastrada, determinando o grau hierárquico entre elas. Quanto menor o "grão", mais básico é o nível de permissão de acesso. Esse conceito é importante para estabelecer hierarquias, definir quem pode acessar certos relatórios de registros de uso e fazer o reset de senhas. 

Como a granularidade funciona?

Cada função possui uma granularidade que define seu nível de acesso. Exemplo: uma função "Atendente" com granularidade 1 e uma função "Supervisão" com granularidade 2. A granularidade estabelece a hierarquia entre as funções. Funções com granularidade menor são hierarquicamente inferiores, enquanto aquelas com granularidade maior ocupam posições superiores na hierarquia. No exemplo, a hierarquia fica assim: Atendente < Supervisão. Se um relatório estiver disponível para funções com grão 2, as pessoas com função Supervisão poderão acessar, enquanto as pessoas com função Atendente não. Além disso, a granularidade determina quem pode fazer o reset de senha de quem e, neste caso, uma pessoa na função Supervisão poderia resetar a senha de uma pessoa na função Atendente. O contrário não seria possível. Para entender melhor essa questão acesse este artigo que fala sobre o reset de senhas.

É a granularidade que define uma estrutura hierárquica lógica entre as funções, garantindo que informações críticas sejam acessadas apenas por quem tem autorização. Ela facilita a agregação de resultados em painéis de indicadores, onde as métricas de funções inferiores são somadas para formar os resultados de funções superiores e possibilita compartilhar documentos, treinamentos e informações específicas com base na função, simplificando processos como matrículas automáticas em treinamentos para grupos específicos.

O cadastro de funções e sua granularidade é realizado durante a fase de implantação pela equipe de dados da Weduka. Caso seja necessário criar novas funções ou ajustar granularidades, é possível abrir um chamado na plataforma de suporte, indicando detalhes como o cargo correspondente, granularidade desejada e se a função deve estar vinculada a um perfil de acesso específico.

Os perfis de acesso na Weduka desempenham um papel crucial na personalização da experiência das pessoas e são responsáveis por determinar quais menus e funcionalidades estarão disponíveis para elas.

• Definição de acesso: os perfis de acesso são associados às pessoas, com base em uma combinação entre as segmentações de função e negócio. Essa combinação permite atribuir perfis personalizados que se alinham às responsabilidades e áreas de atuação.

• Associação automática: sempre que uma pessoa é incluída na lista de quem pode acessar a Weduka e possui uma segmentação correspondente à configuração do perfil de acesso, a associação é feita automaticamente. Isso garante que cada pessoa tenha acesso às funcionalidades relevantes para suas responsabilidades.

• Personalização da experiência: a criação de perfis de acesso permite personalizar a experiência das pessoas, garantindo que tenham acesso apenas aos menus e recursos necessários para desempenhar suas funções de maneira eficiente. Temos perfis de acesso padrão, mas podemos construir perfis de acesso voltados para a sua necessidade!

Se você não visualiza outra operação na lista de operações, é porque não houve a sua inclusão na lista de pessoas irrestritas.

Pessoas irrestritas são pessoas cadastradas numa condição especial dentro da estrutura de operações na plataforma. Vou explicar melhor: as operações são projetadas para garantir sigilo, restringindo o acesso de cada pessoa cadastrada na base de pessoas aos dados específicos da operação da qual faz parte. No entanto, em certas situações excepcionais, pode ser necessário flexibilizar essas restrições. 

Quando uma pessoa é cadastrada como irrestrita em uma determinada operação, ela ganha permissão para acessar não apenas a operação à qual está vinculada, mas também a essa outra operação. Essa flexibilidade é especialmente útil em cenários onde a comunicação entre diferentes operações é necessária, como em times corporativos, como o RH, que precisam interagir com todas as operações. 

A configuração de irrestrição é realizada caso a caso, pessoa a pessoa, e proporciona uma abordagem personalizada para situações específicas em que a restrição padrão de operações precisa ser flexibilizada. Existem pessoas que administram a plataforma na sua empresa com permissão para ajustar as irrestrições, a partir do menu Pessoas > Pesquisar.

Por aqui, a hierarquia é um conceito fundamental que governa diversos aspectos dos processos na plataforma. Ela é um sistema estruturado que organiza e mantém atualizadas as informações sobre a relação e segmentação das pessoas em termos de funções, operações, negócios, sites e escalas.

• Dados Mensais: toda alteração nas segmentações das pessoas é válida para todo o mês em que a mudança foi realizada. Por exemplo, se alguém migra para um novo negócio durante o mês, a plataforma considera que essa mudança é válida para todo o período.

• Impacto nas licenças: a hierarquia também influencia nas licenças da Weduka. Quando uma pessoa é ativada na base, o processo de hierarquia é acionado, registrando as informações das pessoas ativas no momento. Esses dados são essenciais para o faturamento das licenças, conforme cada contrato.

• Atualização da distribuição: a hierarquia desempenha um papel crucial na atualização da distribuição de treinamentos, jornadas, documentos, notícias, pesquisas e outras funcionalidades que utilizam a segmentação da plataforma. Os resultados de indicadores, treinamentos e monitorias são gerados com base na hierarquia, garantindo dados de gestão precisos.

• Relatórios e escolha de Hierarquia: em alguns relatórios da plataforma, é possível escolher visualizar os dados usando a hierarquia histórica (referente ao período pesquisado) ou a hierarquia atual (mais atualizada). Isso proporciona flexibilidade na análise de dados conforme a necessidade, seja para compreender o histórico ou para visualizar informações atuais.

⚠️ Atenção: o processamento da hierarquia acontece exclusivamente pela atualização da base de pessoas: cada importação de pessoas desencadeia esse processo, garantindo que as mudanças de segmentação reflitam não apenas no menu Pessoas, mas também na distribuição de documentos, treinamentos, notícias, resultados, entre outros.

Em suma, a hierarquia na Weduka é a espinha dorsal que sustenta a integridade e a precisão dos dados, oferecendo uma visão clara da estrutura organizacional e facilitando a tomada de decisões informadas. Se você for responsável pelo processo de atualizar a base de pessoas e quiser obter mais informações e entender melhor o funcionamento, consulte o documento 'Como atualizar a base de pessoas' na plataforma. 

Se você se deparou com a mensagem "nenhum perfil de acesso associado", um perfil de acesso pode não ter sido devidamente vinculado à sua função e ao seu negócio na plataforma.

Para resolver esse problema, recomendamos o seguinte:

• Entre em contato com as pessoas responsáveis por sua gestão ou com a equipe responsável pela gestão de perfis de acesso, para que abram um chamado em nossa plataforma de suporte, informando sobre a mensagem de erro que você está visualizando. O ideal é que você envie a essas pessoas um print com a tela cheia (com a URL aparente) do momento do acesso, exibindo a mensagem. 

Assim, nós da Weduka, poderemos ajustar a associação do perfil de acesso à sua conta, permitindo que você volte a acessar a plataforma sem problemas.

É importante destacar que a associação de perfis de acesso geralmente é configurada durante a fase de setup, mas pode precisar ser ajustada sempre que novas funções ou negócios forem criados. Isso garante que você tenha as permissões corretas para as atividades específicas relacionadas ao seu papel na plataforma.