Clonar documento
Al clonar un documento, te ahorras el tiempo que tendrías que invertir en crear uno nuevo desde cero, lo cual es útil si necesitas hacer materiales similares o recurrentes. Mantienes la consistencia en estilo, formato y estructura, asegurando que tus documentos tengan un patrón. Además, como estás partiendo de una base conocida y aprobada, hay menos posibilidades de cometer errores u olvidar elementos importantes en el nuevo documento. Puedes personalizar fácilmente el documento clonado, lo que aumenta la productividad y la eficiencia colaborativa. Es una herramienta que facilita el compartir modelos y colaborar, ya que el equipo puede empezar a trabajar desde una base común.
Clonar
Ingresa a Documentos > Gestionar documentos.
En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Clonar documento.
Establece el nombre del documento clon, utilizando hasta 100 caracteres. Intenta utilizar títulos únicos que no se repitan en otros documentos para mejorar la efectividad de las búsquedas.
Configuraciones Avanzadas
Si deseas modificar los atributos del documento clonado, utiliza el menú de configuraciones avanzadas:
Repositorio - selecciona el repositorio para el nuevo documento.
Asunto - elige un asunto para clasificar el documento y facilitar su búsqueda. Este campo es opcional.
Carpeta - selecciona una carpeta o subcarpeta para almacenar el documento, haz clic en + Seleccionar.
Descripción - escribe un resumen del contenido del documento, de hasta 500 caracteres. La descripción se mostrará en los resultados de búsqueda y en la visualización de detalles de cada documento abierto, así como en la lista de favoritos y los más accesados. Además, el texto se utiliza en el motor de búsqueda.
Palabras clave - ingresa palabras o términos, de hasta 40 caracteres, separados por comas, que faciliten la búsqueda del documento. Utilizar palabras clave específicas para cada documento y que no se repitan aumenta la efectividad de las búsquedas.
Mantener anexos - al activar esta opción, conservas los anexos del documento original.
Mantener grupos de revisión - al activar esta opción, mantienes la misma asociación de grupos de revisión del documento original.
Permitir feedbacks sobre la utilidad - al permitir el feedback, se mostrará una caja de evaluación en la pantalla del documento. Durante el acceso, las personas pueden evaluar si el documento es útil o no. Por defecto, esta opción está habilitada, pero puedes desactivarla. Puedes acceder y gestionar la retroalimentación en el menú Documentos > Gestionar feedbacks.
Determinar la lectura obligatoria - al activar esta opción, la lectura obligatoria se convierte en una característica destacada del documento. Cuando se accede, se muestra un botón de confirmación de lectura. En la pantalla de búsqueda, aparece en el panel de actualizaciones recientes mientras el registro de lectura no esté marcado. En el catálogo, el filtro de lectura obligatoria permite encontrar rápidamente documentos importantes que aún no se han leído.
Notificar revisión - al activar esta opción, defines que el documento debe ser revisado hasta la fecha seleccionada.
Mantener documentos relacionados - al activar esta opción, mantienes los documentos relacionados al documento original relacionados al documento que estás clonando.
Mantener grupos de acceso - al activar esta opción, mantienes la misma asociación de grupos de acceso del documento original.
Elige entre:
Cancelar - úsalo para cancelar la creación del documento clonado
Guardar como borrador - úsalo para guardar el documento como borrador y continuar la edición más tarde. Solo tú puedes editar esta versión mientras sea un borrador.
Guardar y editar - úsalo para guardar el documento y editar el contenido.