Dashboard

Esta guía detalla cómo utilizar e interpretar los dashboards de monitoreo. El contenido está organizado para orientar tanto a las personas que analizan los datos como a las que administran la plataforma, sirviendo como una fuente de consulta completa.

Parte 1: Para quienes analizan y consultan los datos

Esta sección está dedicada a las personas que utilizan los dashboards en el día a día para sacar insights, hacerle seguimiento a la calidad y tomar decisiones. Aquí, aprenderás a navegar, interpretar los gráficos y utilizar todo el potencial analítico de la herramienta.

Accediendo a los dashboards

Para empezar, navega hasta Monitoreos > Dashboard en la barra de menú principal. La página se cargará con un panel de filtros para que puedas segmentar los datos que quieres analizar.

Conociendo y utilizando los filtros

El panel de filtros es tu principal herramienta para un análisis preciso. Puedes combinar múltiples filtros para refinar los resultados.

• Periodo: Define el intervalo de fechas para tu análisis. Algunos cards tienen una limitación y no muestran datos para periodos superiores a 366 días.

• Campañas: Selecciona una o más campañas de monitoreo. Recuerda que algunos cards de análisis de ítems solo funcionan si las campañas seleccionadas usan la misma checklist.

• Status de las campañas: Selecciona campañas con base en su estado actual (ej: Activa, Finalizada, Archivada). Permite incluir datos de campañas que ya no están en curso.

• Checklists: Filtra por una o más checklists específicas.

• Perfiles de monitoreo: Filtra por perfiles de monitoreo específicos que fueron creados por tu organización (ej: Calidad, Operación).

• Nota oficial: Elige entre mostrar solo notas oficiales o todas las notas. Esta configuración se hace en cada campaña.

• Estructura Organizacional: Filtra por niveles jerárquicos como Operaciones, Negocios, Funciones, Localizaciones, Turnos y Gestión.

• Personas específicas: Segmenta por Personas Monitoreadas (quien fue evaluado) o Personas que Monitorean (quien realizó la evaluación).

Además de los campos de segmentación, el panel ofrece dos funcionalidades importantes:

• Habilitar comparación de resultados: Al marcar esta opción, los dashboards mostrarán una comparación del periodo filtrado con el periodo inmediatamente anterior de la misma duración. Es esencial para identificar tendencias.

• Guardar filtros: Si usas una combinación de filtros con frecuencia, puedes guardarla para agilizar tus análisis futuros.

Después de definir tus criterios, haz clic en "Buscar" para cargar los datos.

Conceptos clave para el análisis

Para interpretar los datos correctamente, es fundamental que entiendas algunos términos utilizados en los dashboards:

• Monitoreo "sin nota" vs. "con nota": Un monitoreo se considera "sin nota" cuando su checklist no tiene puntaje configurado. Varios cards de rendimiento (como Nota Promedio y % Notas Cero) excluyen deliberadamente los monitoreos "sin nota" de sus cálculos para no generar distorsiones. El card "Cantidad" es el único que muestra el total y también informa, al lado, cuántos de esos son "con nota".

• Ítems puntuables: Son los ítems de una checklist que efectivamente contribuyen a la nota final, o sea, aquellos en los que la respuesta "Conforme" tiene un puntaje mayor que cero.

• Ítems de diagnóstico: Son ítems del tipo "Lista de diagnóstico", creados para detallar la causa de una no conformidad. No puntúan, pero son esenciales para entender el origen de las fallas.

Interpretando el dashboard

A continuación, detallamos cada card, agrupándolos por su objetivo de análisis.

Visión general y KPIs de rendimiento

Estos cards ofrecen una visión rápida de los principales indicadores de tu operación.

• Cantidad: Muestra la cantidad total de monitoreos finalizados. Incluye monitoreos con y sin nota. Un texto auxiliar informa el total de monitoreos con nota para fines de cálculo.

• Nota promedio: Presenta el promedio simple de las notas, considerando solo los monitoreos "con nota".

• % Notas cero: Muestra el porcentaje y la cantidad de monitoreos "con nota" que resultaron en un puntaje de cero.

• % Notas máximas: Indica el porcentaje y la cantidad de monitoreos que alcanzaron la nota máxima posible en la checklist, considerando solo los "con nota".

• Nota promedio segmentada: Presenta la nota promedio agrupada por diferentes criterios (operaciones, negocios, campañas, etc.), permitiendo comparar el rendimiento entre diferentes segmentos.

• Histograma de las notas: Distribuye las notas de los monitoreos en rangos de puntaje, mostrando visualmente dónde se concentra la mayor parte de los resultados.

• Historial nota promedio: Muestra un gráfico de líneas con la evolución de la nota promedio a lo largo de los últimos seis meses.

• Notas más bajas: Presenta un ranking con las diez notas promedio más bajas, agrupado por gestión o por personas monitoreadas, facilitando la identificación de puntos críticos de rendimiento.

• % de personas monitorizadas: Muestra la cantidad y el porcentaje de personas que recibieron al menos un monitoreo en el periodo.

• Promedio de monitoreos por persona: Muestra la cantidad promedio de monitoreos realizados por cada persona monitoreada.

• Promedio de monitoreos por personas que monitorean: Indica la cantidad promedio de monitoreos realizados por cada persona que aplicó monitoreos.

Análisis estratégico de ítems y causa raíz

Este conjunto de gráficos permite un análisis investigativo para identificar no solo los problemas, sino sus causas.

1. Pareto de ítems ofensores: Empieza por aquí. Este gráfico muestra qué ítems de la checklist recibieron más respuestas de "No conformidad". Es tu punto de partida para identificar los principales focos de problema.

2. Análisis de los ítems puntuables: Después de identificar un ítem ofensor en el Pareto, utiliza este card para analizar su rendimiento detallado. Visualiza los porcentajes exactos de conformidades, no conformidades, N/A y parciales. Puedes agrupar la visualización por Ítems, Bloques, Campañas, Personas monitoreadas o Gestión para entender dónde el impacto es mayor.

3. Análisis de las respuestas de ítems y subítems: Este es el card para investigar la causa raíz. Selecciona el ítem ofensor identificado anteriormente y visualiza qué respuestas fueron seleccionadas para él, con un gráfico en formato "donut". Es especialmente útil para analizar ítems de diagnóstico y entender los motivos detrás de la no conformidad.

4. Análisis de las respuestas de los campos: De forma complementaria, este card permite analizar lo que se está llenando en campos específicos del tipo "Lista" y "Lista desplegable" en tu checklist, también con el apoyo de un gráfico.

💡 Ejemplo práctico de análisis
Una persona gestora de calidad visualiza en el Pareto de ítems ofensores que el ítem "Argumentación de venta" es el más problemático. Luego, va al card Análisis de los ítems puntuables y confirma que este ítem tiene solo un 40% de conformidad. Para entender la causa, selecciona "Argumentación de venta" en el card Análisis de las respuestas de ítems y subítems y descubre que la respuesta de diagnóstico más marcada es "No ofreció el producto X". Con esta información precisa, puede crear una capacitación enfocada en ofrecer ese producto específico.

Análisis de eficiencia y tiempo

Cards enfocados en medir el tiempo invertido en los procesos.

• Tiempo promedio de monitoreo: Muestra la duración promedio, en minutos, que las personas que monitorean tardan en finalizar una evaluación.

• Tiempo promedio de grabación: Muestra la duración promedio de los medios (audio/video) adjuntos a los monitoreos, útil para planificar la capacidad del equipo.

Análisis de procesos de feedback

Estos cards ayudan a monitorear la salud y la eficiencia del proceso de feedback.

• Status de los feedbacks: Muestra la proporción de feedbacks Pendientes, Pendientes con envío remoto realizado, Aplicados y Justificados.

• Tipos de feedbacks aplicados - dentro y fuera del plazo: Detalla los feedbacks por tipo (presencial, remoto, autofeedback) y muestra si fueron aplicados dentro del plazo estipulado.

• Personas con menor % de aplicación de feedbacks: Presenta un ranking de personas (gestión o monitoras) con la menor tasa de aplicación de feedbacks debidos.

• Personas con menor % de aplicación de feedbacks en el plazo: Similar al anterior, pero enfocado en la puntualidad de la aplicación.

Análisis de procesos de impugnaciones

Un conjunto de cards para una visibilidad total sobre el flujo de impugnaciones.

• Impugnaciones: Cantidad y porcentaje de monitoreos que recibieron impugnaciones.

• Impugnaciones evaluadas: Del total impugnado, cuántas ya fueron evaluadas por el equipo responsable.

• Impugnaciones con nota alterada: Del total evaluado, en cuántas la nota final del monitoreo fue de hecho alterada.

• Reimpugnaciones (y sus cards de evaluadas/nota alterada): Los mismos indicadores, pero para el flujo de reimpugnación.

Análisis detallado

• Detalle de los monitoreos: Esta es la tabla más completa de los dashboards. Consolida múltiples métricas (Nota promedio, Cantidad de monitoreos, Cantidad de monitoreos con nota, % Puntuación Cero, % Feedbacks aplicados y % Feedbacks aplicados a tiempo) y permite un análisis más profundo:

  • Navegación jerárquica: Empieza por la visión macro (Operación) y profundiza el análisis haciendo clic en las flechas para expandir los niveles.

  • Ordenación dinámica: Haz clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar toda la tabla según ese criterio, facilitando la creación de rankings.

Exportando datos para análisis externos

La mayoría de los cards de los dashboards ofrecen opciones para la extracción de datos:

• Descargar imagen: Exporta el gráfico visual en formato .png, ideal para presentaciones.

• Exportar archivo: Exporta los datos brutos de la tabla en formato .csv, permitiendo análisis en otras herramientas. Esta opción exporta los datos del periodo actual (los datos comparativos no se incluyen en el archivo).

Parte 2: Para quienes administran la plataforma

Visión general de la administración

Los dashboards de monitoreo son una herramienta de visualización y análisis. Esto significa que no hay configuraciones que se deban hacer directamente en ellos. Su función es reflejar, de forma consolidada e inteligente, los datos generados y configurados en otras áreas del sistema.

Por lo tanto, para que los dashboards funcionen correctamente y muestren datos relevantes, el equipo de administración debe asegurar que los módulos interdependientes estén bien estructurados. La calidad de los insights generados en los dashboards es un reflejo directo de la calidad de la configuración de base de personas en la plataforma.

Cómo funciona la visibilidad de los datos

Los dashboards no tienen configuraciones de visibilidad propias. Los datos que cada persona puede visualizar son determinados automáticamente por los permisos de acceso que ya tiene en la plataforma.

En resumen, si una persona tiene permiso para acceder a datos de una operación o negocio específico, verá los datos correspondientes a esa estructura en los dashboards. Si no tiene ese permiso, esos datos simplemente no aparecerán para ella. Esto garantiza que la información se muestre solo a las personas autorizadas, sin la necesidad de configuraciones de grupo adicionales en los dashboards.

Checklist de configuración

Para garantizar que los dashboards de monitoreo se alimenten con datos correctos y completos, revisa las siguientes configurações en sus respectivas áreas en la plataforma:

• ✅ Checklists bien estructuradas: Asegúrate de que las checklists tengan ítems, respuestas y, crucialmente, puntajes (mayores que cero para ítems puntuables) debidamente configurados.

• ✅ Campañas: Verifica que las campañas de monitoreo estén asociadas a las checklists correctas.

• ✅ Jerarquía de gestión definida: Garantiza que la estructura de liderazgo y equipos (Operación > Negocio > Gestión > Persona Monitoreada) esté correctamente registrada para permitir la navegación y el filtro por niveles.

• ✅ Personas asignadas correctamente: Asegúrate de que todas las personas monitoreadas y monitoras estén asociadas a sus respectivas campañas, funciones y estructuras de gestión.

• ✅ Plazos de feedback configurados: Para que los cards de análisis de feedback funcionen, los plazos para la aplicación deben estar definidos en las configuraciones de la campaña.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué el número de 'monitoreos con nota' es diferente del total que se muestra en el card 'Cantidad'?
El card 'Cantidad' muestra todos los monitoreos finalizados. En cambio, los cards de rendimiento, como 'Nota Promedio' y '% Notas Cero', solo consideran monitoreos hechos con checklists que tienen nota, para no distorsionar los cálculos. El propio card 'Cantidad' informa el total de monitoreos con nota para dar claridad.

Seleccioné varias campañas, pero el 'Pareto' y los nuevos cards de análisis no aparecen. ¿Por qué?
Estos cards requieren consistencia en los datos y, por eso, solo se muestran cuando seleccionas una única campaña o múltiples campañas que utilizan exactamente la misma checklist.

¿Cuál es la diferencia entre el 'Pareto de ítems problemáticos' y el card 'Análisis de las respuestas de ítems y subítems'?
El 'Pareto' te muestra cuáles ítems son los mayores problemas (los más marcados como "No Conforme"). El card 'Análisis de las respuestas' te ayuda a entender el porqué, permitiéndote visualizar todas las respuestas de ese ítem, lo que es especialmente útil para analizar ítems de diagnóstico.

¿Cómo hago para ordenar la tabla de 'Detalle de los monitoreos'?
Simplemente haz clic directamente en el encabezado de la columna por la que quieres ordenar (ej: haz clic en "Nota promedio" para ordenar de mayor a menor, y haz clic de nuevo para invertir el orden).

¿Por qué algunos cards desaparecen cuando selecciono un periodo mayor a un año?
Para garantizar el rendimiento y la claridad de la visualización, algunos gráficos que agrupan datos por periodo (como el Historial de Nota Promedio) tienen una limitación y no se muestran para filtros superiores a 366 días. Un mensaje de alerta aparecerá en el card para avisarte.

Mis dashboards están lentos para cargar. ¿Es normal?
Los dashboards procesan un gran volumen de datos. En filtros muy amplios (periodos largos, muchas campañas), un tiempo de carga mayor puede ocurrir. Para análisis más ágiles, te recomendamos usar filtros más específicos o periodos más cortos, como quincenas o meses.