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Al crear un documento, puedes elegir si deseas que se envíen feedbacks sobre su utilidad, para que las personas que administran el repositorio en el que fue creado puedan evaluarlo. Según la configuración del repositorio donde se creó el documento, la persona que accede al contenido puede evaluarlo de manera simple: con sí o n, o de forma más completa: con sí o no, encuesta y comentarios.
Los feedbacks pueden darse de forma libre, es decir, tantas veces como la persona que accede al documento lo necesite. Por ejemplo, al consultar instrucciones en un documento mientras realiza una atención, una persona puede evaluarlo como útil. Pero en la siguiente atención, puede notar que no le fue útil y explicar el motivo.
Esto significa que, al gestionar los feedbacks de un documento, la persona responsable puede encontrar más de un feedback de una misma persona.
Al acceder al documento, la persona puede evaluarlo según el siguiente ejemplo:
Acceder
Acceder
Para acceder y gestionar feedbacks:
En el menú lateral de Weduka, accede a Documentos > Gestionar feedbacks.
En la esquina superior izquierda, haz clic en el botón Filtrar. Utiliza las opciones disponibles:
ID Documento - si conoces el ID (código único) del documento y quieres saber si recibió feedbacks, ingrésalo.
Título - si conoces el nombre del documento y quieres saber si recibió feedbacks, ingrésalo.
Repositorio - úsalo para consultar feedbacks dejados en documentos creados en uno o más repositorios.
Carpeta - úsalo para buscar en todas las carpetas del repositorio elegido o selecciona solo una. Para seleccionar más de una carpeta, usa Ctrl para elegir carpetas y subcarpetas de cualquier nivel, o Shift para seleccionar carpetas o subcarpetas del mismo nivel.
Tipo de feedback - úsalo para consultar feedbacks marcados como útiles, no útiles o todas las opciones (valor predeterminado).
Período del feedback - selecciona el período de los feedbacks que quieres consultar. Por defecto, se selecciona el mes actual.
Feedbacks respondidos - úsalo para consultar feedbacks que ya fueron respondidos, los que aún no lo fueron o todas las opciones (valor predeterminado).
Haz clic en Buscar.
Tabla
Tabla
En la tabla, encuentras el nombre del documento; el ID (código de identificación) del documento; el ID (código de identificación) de la versión en la que se encontraba el documento al recibir el feedback; la fecha de la versión en la que se encontraba el documento al recibir el feedback; el repositorio en el que fue creado el documento; el nombre de la persona que envió el feedback; el username de la persona que envió el feedback, su operación, negocio, función, sitio y escala; el nombre de la persona responsable por la gestión y su username de gestión; sabrás si el documento fue evaluado como útil o no; la fecha en que se dejó el feedback y la fecha en que fue respondido. Además, en la columna de Acciones, puedes visualizar la respuesta (si ya fue respondido), responder (si aún no ha sido respondido) o abrir el documento.
Exportar - puedes exportar la información de la tabla en un archivo de Excel, haciendo clic en el botón Exportar, en la esquina superior derecha de la tabla.
Visualizar en pantalla completa - para facilitar la gestión de los feedbacks, puedes hacer clic en el ícono de visualizar en pantalla completa, que se encuentra junto al botón Exportar, en la esquina superior derecha de la pantalla.
Acciones
Acciones
En la columna Acciones de cada registro de feedback, puedes:
Visualizar respuesta
Visualizar respuesta
Visualizar las respuestas dadas a los feedbacks permite comprender cómo se han tratado los comentarios y mantener la transparencia en el proceso. Para ello:
En el menú lateral de Weduka, accede a Documentos > Gestionar feedbacks;
En la columna Acciones del feedback deseado, haz clic en los tres puntos > Visualizar respuesta;
Si el feedback ha sido respondido, se abrirá una ventana modal con:
El nombre de la persona que respondió;
El texto de la respuesta.
Justo debajo de la respuesta, encontrarás una tabla con la siguiente información:
Persona que respondió;
Nombre del documento;
Evaluación de la utilidad del documento realizada por quien envió el feedback;
Motivo seleccionado por quien envió el feedback;
Texto del comentario dejado en el feedback.
Responder
Responder
Responder a los feedbacks recibidos en los documentos es esencial para cerrar el ciclo de comunicación, mostrar que las contribuciones han sido valoradas y fomentar aún más la colaboración. Para ello:
En el menú lateral de Weduka, accede a Documentos > Gestionar feedbacks;
En la esquina superior izquierda, haz clic en el botón Filtrar y usa las opciones disponibles;
En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Responder;
Escribe el texto de la respuesta y haz clic en Enviar. La persona que envió el feedback recibirá la respuesta mediante un mensaje en Weduka.
La respuesta queda registrada y, para visualizarla, en la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Visualizar respuesta.
Abrir documento
Abrir documento
Abrir el documento directamente desde la pantalla de gestionar feedbacks es útil para verificar el contenido, confirmar las observaciones hechas por quien dejó el feedback y, si es necesario, realizar ajustes. Para ello:
En el menú lateral de Weduka, accede a Documentos > Gestionar feedbacks;
En la columna Acciones del feedback deseado, haz clic en los tres puntos > Abrir el documento;
El documento se abrirá en una nueva pestaña. Al acceder al documento, puedes:
Visualizar el contenido completo del documento para confirmar la información mencionada en el feedback;
Editar el documento usando la acción Editar, disponible en las acciones del documento.
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