Gerenciar aprovações

Se você administra um repositório, consulte quais documentos criados nele estão pendentes de aprovação. Aqui, você pode definir os grupos de acesso e de revisão, avaliar, aprovar ou reprovar esses documentos. 

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações; 

2. Para buscar documentos pendentes de aprovação ou revisão, clique em filtrar;

3. Escolha o repositório e use os demais filtros para refinar sua busca;

4. Clique em pesquisar. No resultado, você encontra os documentos que correspondem aos filtros aplicados. Conheça as ações disponíveis e decida aprovar ou reprovar documentos.

Definir grupos de acesso

Escolha os grupos de controle que determinam as pessoas que podem acessar cada documento.

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique nos três pontos > Definir grupos de acesso;

3. Na lista Livres, você encontra os grupos de acesso disponíveis. Para selecionar um grupo, clique no nome dele;

4. Repita o processo em todos os grupos desejados;

5. Clique em salvar.

Definir grupos de revisão

Escolha os grupos de controle que determinam as pessoas que podem editar e sugerir melhorias para cada documento.

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique nos três pontos > Definir grupos de revisão;

3. Na lista Livres, você encontra os grupos de revisão disponíveis. Para selecionar um grupo, clique no nome dele;

4. Repita o processo em todos os grupos desejados;

5. Clique em salvar.

Preview 

Acessa a versão mais recente de um documento. 

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique nos três pontos > Preview;

Avaliar

Ao avaliar um documento, você pode revisar e alterar seus atributos e conteúdo, além de publicar.

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique em avaliar;

3. Revise e faça as alterações necessárias e escolha entre:

   • Alterar sem publicar - salve as alterações no documento, sem publicar;

   • Publicar - publique o documento avaliado. Clique em ok, para confirmar sua escolha.

   • Reprovar - justifique o motivo da reprovação. Clique em ok, para confirmar sua escolha.

Aprovar ou reprovar

Você pode aprovar ou reprovar documentos de forma individual ou em lote. Para isso:

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Selecione um ou mais documentos;

3. No canto superior direto da tela, clique no botão Ações e escolha entre:

   • Aprovar;

   • Reprovar.

4. Clique em ok, para confirmar sua escolha.

Caso o documento seja reprovado, ele retorna para a sua última versão publicada e o documento reprovado volta a ser um rascunho.

Para fazer os ajustes necessários, a pessoa que criou o documento deverá acessá-lo pelo menu Gerenciar Documentos, alterar  o que for necessário, e encaminhar para uma nova aprovação.