Gerenciar aprovações

Se você administra um repositório, consulte quais documentos criados nele estão pendentes de aprovação. Aqui, você pode definir os grupos de acesso e de revisão, avaliar, aprovar ou reprovar esses documentos. 

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações. 

2. Para buscar documentos pendentes de aprovação ou revisão, clique em filtrar.

3. Escolha o repositório e use os demais filtros para refinar sua busca. Dica: Para selecionar mais de uma pasta, use Ctrl para escolher pastas e subpastas de qualquer nível ou Shift para selecionar pastas ou subpastas do mesmo nível.

4. Clique em pesquisar. No resultado, você encontra os documentos que correspondem aos filtros aplicados. Conheça as ações disponíveis e decida aprovar ou reprovar documentos.

Definir grupos de acesso e revisão

Escolha os grupos de controle que determinam as pessoas que podem acessar e revisar cada documento.

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos.

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique nos três pontos > Definir grupos de acesso e revisão.

3. Escolha fazer a associação de grupos de acesso ou de revisão. Ao clicar no botão + Adicionar grupo, disponível nos componentes de expandir e recolher nas associações de acesso e de revisão, você pode:

   • Escolher grupos disponíveis, ou seja, grupos em que o repositório do documento em questão esteja associado, no menu Documentos > Configurar grupos. Se você não encontrar o grupo que precisa na lista, provavelmente o repositório deste documento não está associado a ele. 

   • Gerenciar os grupos já associados ao documento, determinando se deseja excluir a associação, ou exportar as pessoas, usando as ações. 

4. Clique em salvar.

Preview 

Acessa a versão mais recente de um documento. 

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos.

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique nos três pontos > Preview.

Avaliar

Ao avaliar um documento, você pode revisar e alterar seus atributos e conteúdo, além de publicar.

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Na coluna Ações do documento desejado, clique em avaliar;

3. Revise e faça as alterações necessárias e escolha entre:

   • Alterar sem publicar - salve as alterações no documento, sem publicar;

   • Publicar - publique o documento avaliado. Clique em ok, para confirmar sua escolha.

   • Reprovar - justifique o motivo da reprovação. Clique em ok, para confirmar sua escolha.

Aprovar ou reprovar

Você pode aprovar ou reprovar documentos de forma individual ou em lote. Para isso:

1. Acesse Documentos > Gerenciar aprovações e use os filtros para encontrar documentos;

2. Selecione um ou mais documentos;

3. No canto superior direto da tela, clique no botão Ações e escolha entre:

   • Aprovar;

   • Reprovar.

4. Clique em ok, para confirmar sua escolha.

Caso o documento seja reprovado, ele retorna para a sua última versão publicada e o documento reprovado volta a ser um rascunho.

Para fazer os ajustes necessários, a pessoa que criou o documento deverá acessá-lo pelo menu Gerenciar Documentos, alterar  o que for necessário, e encaminhar para uma nova aprovação.