Creación y edición de accesos

Cada empresa cliente puede tener su propio modelo de base de personas, y la forma en que transmite estos datos a Weduka puede variar. Sin embargo, entendemos que el proceso de gestión de accesos puede generar dudas. Por eso, aquí encontrarás el método que se aplica en la mayoría de los casos, con los datos que son comunes en todos ellos.

Para obtener información específica sobre el proceso de actualización de la base de personas en tu empresa, si eres una de las personas responsables, accede al documento Cómo actualizar la base de personas, disponible en la plataforma. Si no es tu caso, contacta al equipo de planificación de tu empresa o a la persona de CS en Weduka que acompaña a tu equipo.

Además, aquí también puedes conocer el proceso de actualización de información directamente desde la plataforma, lo cual puede ser muy útil en algunos casos.

Método principal: base de personas

El principal método de creación y edición de accesos es la base de personas, un archivo completado por las personas responsables en tu empresa que contiene información clave sobre cada persona que debe ser registrada en Weduka. Este archivo incluye datos previamente acordados y, una vez que se registran las informaciones en él, se envía a Weduka para su procesamiento.

Cualquier nuevo registro o modificación en registros anteriores hará que la información actualizada en la base de personas pueda visualizarse en la plataforma después del procesamiento de los datos. Algunos ejemplos de ajustes que pueden realizarse mediante modificaciones en la base son:

• Cambio en la fecha de admisión.

• Cambio en el status de las personas, de inactivo a activo o viceversa.

• Cambio en el correo electrónico.

• Cambio en la operación, el negocio, el cargo/función, ela localización o el turno, siempre que sean datos ya registrados.

• Cambio en la persona gestora.

Método de emergencia: liberaciones especiales

La creación y edición de accesos directamente en la plataforma puede realizarse en casos de emergencia, por ejemplo, cuando una persona necesita acceder a Weduka de inmediato y no es posible esperar el envío de la base de personas. En estos casos, algunas personas de tu empresa pueden ser registradas en una lista de Liberaciones especiales en Weduka. Si eres una de esas personas, es una buena práctica comunicar internamente que puedes crear o editar accesos en situaciones de emergencia. Las personas en esta lista pueden crear nuevos registros para que otras personas accedan a Weduka y también editar información en registros ya existentes.

Antes de explicar cómo se realiza la creación y edición de información mediante las liberaciones especiales, es importante que sepas que:

• La base de personas sigue siendo el método principal para la gestión de accesos y debe actualizarse para que cualquier cambio realizado directamente en la plataforma no se revierta.

• Los accesos creados desde la plataforma se desactivarán automáticamente con la rutina de actualización de la base si no se incluyen como registros en la base de personas, una vez que Weduka procese la base.

• En términos de facturación, es importante saber que cada acceso registrado genera una nueva licencia.

Crear acceso/incluir nueva persona

1. Accede al menú Personas > Buscar.

2. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón + Nueva persona.

3. Rellena los campos. Si un campo está marcado con "*", significa que es un campo obligatorio:

   • Username* - ingresa el username de la persona que está siendo registrada, usando hasta 100 caracteres. Ten en cuenta los posibles patrones adoptados por tu empresa. Importante: este es un identificador único para esta persona y no será posible modificar esta información después de hacer clic en Guardar. Al llevar esta información a la base de personas, ten cuidado con este dato, cualquier diferencia en el username hará que se cree un nuevo registro.

   • Nombre* - ingresa el nombre de la persona que está siendo registrada.

   • Avatar - puedes crear un avatar para la persona o cargar una foto de ella.

   • CPF - ingresa el CPF de la persona que está siendo registrada.

   • Correo electrónico - ingresa el correo electrónico de la persona que está siendo registrada.

   • Fecha de admisión* - ingresa la fecha de admisión. Esta información es esencial para que la persona pueda crear su registro en la plataforma, por lo que es muy importante que esté correcta.

   • Fecha de nacimiento* - ingresa la fecha de nacimiento. Esta información es esencial para que la persona pueda crear su registro en la plataforma, por lo que es importante que esté correcta.

   • Operación* - selecciona la operación en la que la persona está involucrada. La operación es una parte fundamental de la estructura aquí y es responsable de garantizar la confidencialidad de la información. Esto significa que los datos de una operación no son visibles para otras operaciones.

   • Negocio* - selecciona el negocio al que pertenece la persona. Los negocios son como las áreas de una operación y no hay confidencialidad entre los negocios registrados dentro de una misma operación.

   • Función* - selecciona la función que la persona desempeña. La función es como una categoría que agrupa cargos similares dentro de tu empresa y sirve para diferenciar los roles que las personas ocupan.

   • Localización* - selecciona la localización en la qual la persona está asignada.

   • Turno* - selecciona el turno en el que la persona trabaja.

   • Gestión - ingresa el username del responsable directo de la persona.

   • Perfil de acceso - esta información se asigna automáticamente, según la selección de la función y del negocio.

4. Haz clic en Guardar.