Gestionar aprobaciones

Si eres administrador de un repositorio, puedes consultar qué documentos creados en él están pendientes de aprobación. Aquí, puedes definir los grupos de acceso y revisión, evaluar, aprobar o reprobar estos documentos.

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones.

2. Para buscar documentos pendientes de aprobación o revisión, haz clic en "filtrar".

3. Elige el repositorio y utiliza los demás filtros para refinar tu búsqueda. Tip: para seleccionar más de una carpeta, usa Ctrl para elegir carpetas y subcarpetas de cualquier nivel, o Shift para seleccionar carpetas o subcarpetas del mismo nivel.

4. Haz clic en "pesquisar". En los resultados, encuentras los documentos que corresponden a los filtros aplicados. Conoce las acciones disponibles y decide si aprobar o reprobar los documentos.

Definir grupos de acceso y revisión

Elige los grupos de control que determinan las personas que pueden acceder, editar y sugerir mejoras a cada documento.

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos.

2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Definir grupos de acceso y revisión.

3. Elige realizar la asociación de grupos de acceso o de revisión. Al hacer clic en el botón + Agregar grupo, disponible en los componentes de expandir y contraer en las asociaciones de acceso y de revisión, puedes:

   • Elegir grupos disponibles, es decir, grupos en los que el repositorio del documento en cuestión esté asociado, en el menú Documentos > Configurar grupos. Si no encuentras el grupo que necesitas en la lista, probablemente el repositorio de este documento no esté asociado a él.

   • Gestionar los grupos ya asociados al documento, determinando si deseas eliminar la asociación o exportar las personas, utilizando las acciones.

4. Haz clic en guardar.

Preview 

Accede a la versión más reciente de un documento.

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos.

2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Preview.

Evaluar

Al evaluar un documento, puedes revisar y modificar sus atributos y contenido, además de publicarlo.

1. 1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

   2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en evaluar;

   3. Revisa y realiza los cambios necesarios y elige entre:

      • Cambiar sin publicar: guarda los cambios en el documento sin publicarlo;

      • Publicar: publica el documento evaluado. Haz clic en ok para confirmar tu elección.

      • Reprobar: justifica el motivo de la desaprobación. Haz clic en ok para confirmar tu elección.

Aprobar o reprobar

Puedes aprobar o reprobar documentos de forma individual o en lote. Para hacerlo:

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

2. Selecciona uno o más documentos;

3. En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Acciones y elige entre:

   • Aprobar;

   • Reprobar.

4. Haz clic en ok para confirmar tu elección.