Gestionar aprobaciones

Si eres administrador de un repositorio, puedes consultar qué documentos creados en él están pendientes de aprobación. Aquí, puedes definir los grupos de acceso y revisión, evaluar, aprobar o reprobar estos documentos.

1. Para acceder a esta funcionalidad, sigue estos pasos:

2. Dirígete a Documentos > Gerenciar aprovações.

3. Para buscar documentos pendientes de aprobación o revisión, haz clic en "filtrar".

4. Elige el repositorio y utiliza los demás filtros para refinar tu búsqueda.

5. Haz clic en "pesquisar". En los resultados, encontrarás los documentos que corresponden a los filtros aplicados. Conoce las acciones disponibles y decide si aprobar o reprobar los documentos.

Definir grupos de acceso

Elige los grupos de control que determinan las personas que pueden acceder a cada documento.

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Definir grupos de acceso;

3. En la lista Livres, encontrarás los grupos de acceso disponibles. Para seleccionar un grupo, haz clic en su nombre;

4. Repite el proceso con todos los grupos deseados;

5. Haz clic en guardar.

Definir grupos de revisión

Elige los grupos de control que determinan las personas que pueden editar y sugerir mejoras para cada documento.

1. Accede a Documentos > Gerenciar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Definir grupos de revisión;

3. En la lista Livres, encontrarás los grupos de revisión disponibles. Para seleccionar un grupo, haz clic en su nombre;

4. Repite el proceso con todos los grupos deseados;

5. Haz clic en guardar.

Preview 

Accede a la versión más reciente de un documento.

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en los tres puntos > Vista previa;

Evaluar

Al evaluar un documento, puedes revisar y modificar sus atributos y contenido, además de publicarlo.

1. 1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

   2. En la columna Acciones del documento deseado, haz clic en evaluar;

   3. Revisa y realiza los cambios necesarios y elige entre:

      • Cambiar sin publicar: guarda los cambios en el documento sin publicarlo;

      • Publicar: publica el documento evaluado. Haz clic en ok para confirmar tu elección.

      • Reprobar: justifica el motivo de la desaprobación. Haz clic en ok para confirmar tu elección.

Aprobar o reprobar

Puedes aprobar o reprobar documentos de forma individual o en lote. Para hacerlo:

1. Accede a Documentos > Gestionar aprobaciones y utiliza los filtros para encontrar documentos;

2. Selecciona uno o más documentos;

3. En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón Acciones y elige entre:

   • Aprobar;

   • Reprobar.

4. Haz clic en ok para confirmar tu elección.