Configurar repositórios

Repositórios são locais onde os documentos são armazenados de maneira organizada. Eles funcionam como uma biblioteca digital, permitindo que os documentos sejam facilmente encontrados, acessados e gerenciados. A configuração de repositórios está diretamente relacionada à configuração de pastas e subpastas, grupos de acesso e assuntos dos documentos. 

As pessoas que administram um repositório têm acesso total aos documentos nele armazenados. Elas podem gerenciar, adicionando ou removendo outras pessoas administradoras, publicar documentos diretamente, sem a necessidade de passar pelo fluxo de aprovação, e acessar e editar todos os documentos do repositório. Ainda, pessoas administradoras podem associar os grupos de pessoas que poderão acessar e revisar documentos no repositório.

Também é possível definir quais grupos de pessoas terão permissão para criar documentos dentro do repositório. Pessoas em grupos com permissão de criação podem criar novos documentos, mas estes podem não ser publicados diretamente, podendo precisar passar por um processo de aprovação realizado pela administração ou por grupos com a finalidade de revisão, isso acontece quando o grupo de acesso não tem a configuração avançada "pessoas do grupo podem publicar documentos" habilitada. 

Criar repositório

Crie repositórios, para organizar a criação e a gestão de documentos. Para isso:

1. Acesse Documentos > Configurar repositório.

2. No canto superior direito da tela, clique em + Novo repositório.

3. Nome do repositório- preencha o nome.

Esse é o única etapa obrigatória na criação de um repositório e você já pode finalizar a criação aqui, ignorando as configurações avançadas e clicando em salvar.

Configurações avançadas

3. • Alterar prazo padrão de revisão - defina o prazo para que os documentos criados neste repositório sejam revisados, em dias corridos. Ao criar ou editar um documento, é possível usar este prazo padrão ou escolher outro. A notificação para a revisão é enviada 30 dias antes, para todas as pessoas que administram o repositório e para as que revisam os documentos.

   • Exibir feedback com pesquisa - altere o padrão dos feedbacks de utilidade. Ao desativar, a pesquisa não é exibida. Ela traz as seguintes opções: não encontrei o que buscava, documento incompleto, falta clareza e está desatualizado.

   • Exibir versões antigas no catálogo - ative essa função para permitir que as pessoas possam encontrar versões antigas dos documentos deste repositório a partir do catálogo.

   • Permitir desativação de documentos vinculados por links - ative essa função para permitir a desativação de documentos que estejam vinculados por links no conteúdo de outros documentos, a partir do menu gerenciar documentos. Se a função estiver desativada, você não poderá desativar os documentos vinculados até que os os links correspondentes sejam editados ou removidos.

   • Exibir justificativas das versões dos documentos - ative essa função para que as pessoas possam visualizar as justificativas de alteração de versão dos documentos deste repositório. Isso facilitará a compreensão das mudanças realizadas nos documentos ao longo do tempo. Importante! Ao habilitar essa opção, serão exibidas também as justificativas de todos os documentos já aprovados anteriormente.

   • Permitir upload de imagens - Ative essa função para permitir que as pessoas façam o upload de imagens que não estão no repositório de capas.

   • Permitir o uso de cor sólida de fundo - Ative essa função para permitir o uso de cor sólida, como fundo das capas.

   • Permitir a inserção de texto - Ative essa função para permitir a inserção de texto nas capas.

Importante! Caso você desmarque as opções de upload e uso de cor sólida, as pessoas que gerenciam e criam documentos só poderão utilizar as capas adicionadas na galeria por você. Se esse for o seu objetivo, tenha cuidado para não desmarcar as opções antes de criar as capas, pois isso impossibilitaria a criação de novos documentos, já que a capa é um item obrigatório.

4. Clique em salvar.

Definir administração

As pessoas que administram um repositório têm acesso total aos documentos dele e podem criar, aprovar ou reprovar, editar e publicar documentos. Importante! Apenas a administração do repositório pode adicionar ou remover pessoas da lista de pessoas administradoras. Ao criar um repositório, você se torna a primeira pessoa administradora dele. Para adicionar ou excluir pessoas administradoras:

1. Acesse Documentos > Configurar repositório.

2. No repositório escolhido, na coluna Ações, clique nos três pontos > Administração.

   1. Para adicionar, clique em + Adicionar e digite o nome ou o username da pessoa. Se precisar, use o filtro pesquisar pessoas. Clique em salvar.  

   2. Para excluir, localize a pessoa na lista, clique no ícone de lixeira e em sim para confirmar.

Definir grupo de criação

Escolha grupos de controle, já cadastrados, e determine quais pessoas podem criar documentos no repositório, ainda que não sejam pessoas administradoras. Saiba como configurar grupos, clicando aqui. Para definir grupos de criação:

1. Acesse Documentos > Configurar repositório;

2. Na coluna Ações do repositório escolhido, clique nos três pontos > Criação;

3. Na lista Livres, clique sobre os nomes dos grupos de acesso desejados;

4. Clique em salvar.

Editar repositório

Para alterar as configurações de um repositório, siga estas orientações:

1. Acesse Documentos > Gerenciar repositório;

2. Na coluna Ações do repositório escolhido, clique nos três pontos > Editar;

3. Faça alterações no nome ou nas configurações avançadas, conforme necessidade, e clique em salvar.

Desativar repositório

Para desativar um repositório, siga estas etapas:

1. Acesse Documentos > Gerenciar repositório;

2. Na coluna Ativo do repositório escolhido, clique em desativar.
   Atenção: ao desativar um repositório, os documentos criados nele não podem mais ser acessados.

Configura as etapas de criação e configuração de um repositório, no vídeo abaixo: