Configurar repositórios

Repositórios são locais onde os documentos são armazenados de maneira organizada. Eles funcionam como uma biblioteca digital, permitindo que os documentos sejam facilmente encontrados, acessados e gerenciados. A configuração de repositórios está diretamente relacionada à configuração de pastas e subpastas, grupos de acesso e assuntos dos documentos. 

As pessoas que administram um repositório têm acesso total aos documentos nele armazenados. Elas podem gerenciar, adicionando ou removendo outras pessoas administradoras, publicar documentos diretamente, sem a necessidade de passar pelo fluxo de aprovação, e acessar e editar todos os documentos do repositório. Ainda, pessoas administradoras podem associar os grupos de pessoas que poderão acessar e revisar documentos.

Também é possível definir quais grupos de pessoas terão permissão para criar documentos dentro do repositório. Pessoas em grupos com permissão de criação podem criar novos documentos, mas estes podem não ser publicados diretamente, podendo precisar passar por um processo de aprovação realizado pela administração ou por grupos com a finalidade de revisão, isso acontece quando o grupo de acesso não tem a configuração avançada "pessoas do grupo podem publicar documentos" habilitada. 

Criar repositório

Crie repositórios, para organizar a criação e a gestão de documentos. Para isso:

1. Acesse Documentos > Configurar repositórios;

2. No canto superior direito da tela, clique em + Novo repositório;

3. Nome do repositório - preencha o nome, usando até 100 caracteres. Essa é a única etapa obrigatória na criação de um repositório e você já pode finalizar a criação aqui, ignorando as configurações avançadas e clicando em salvar.

Configurações avançadas

3. • Alterar prazo padrão de revisão - defina o prazo para que os documentos criados neste repositório sejam revisados, em dias corridos. Ao criar ou editar um documento, é possível usar este prazo padrão ou escolher outro. A notificação para a revisão é enviada 30 dias antes, para todas as pessoas que administram o repositório e para as que revisam os documentos.

   • Definir o preenchimento do assunto como obrigatório - por padrão, essa opção não vem ativada. Então, adicionar um assunto é opcional. Ao ativar, você decide tornar obrigatório o preenchimento a associação de assunto ao criar um documento. 

   • Permitir a seleção de múltiplos assuntos - por padrão, essa opção vem ativada. Ela permite que mais de um assunto seja associado a um documento. Ao desativar, você decide que apenas um assunto pode ser associado a cada documento. 

   • Exibir feedback com pesquisa - altere o padrão dos feedbacks de utilidade. Ao desativar, a pesquisa não é exibida. Ela traz as seguintes opções: não encontrei o que buscava, documento incompleto, falta clareza e está desatualizado.

   • Exibir versões antigas no catálogo - ative essa função para permitir que as pessoas possam encontrar versões antigas dos documentos deste repositório a partir do catálogo.

   • Permitir desativação de documentos vinculados por links - ative essa função para permitir a desativação de documentos que estejam vinculados por links no conteúdo de outros documentos, a partir do menu gerenciar documentos. Se a função estiver desativada, você não poderá desativar os documentos vinculados até que os os links correspondentes sejam editados ou removidos.

   • Exibir justificativas das versões dos documentos - ative essa função para que as pessoas possam visualizar as justificativas de alteração de versão dos documentos deste repositório. Isso facilitará a compreensão das mudanças realizadas nos documentos ao longo do tempo. Importante! Ao habilitar essa opção, serão exibidas também as justificativas de todos os documentos já aprovados anteriormente.

   • Permitir upload de imagens - Ative essa função para permitir que as pessoas façam o upload de imagens que não estão no repositório de capas.

   • Permitir o uso de cor sólida de fundo - Ative essa função para permitir o uso de cor sólida, como fundo das capas.

   • Permitir a inserção de texto - Ative essa função para permitir a inserção de texto nas capas.

Importante! Caso você desmarque as opções de upload e uso de cor sólida, as pessoas que gerenciam e criam documentos só poderão utilizar as capas adicionadas na galeria por você. Se esse for o seu objetivo, tenha cuidado para não desmarcar as opções antes de criar as capas, pois isso impossibilitaria a criação de novos documentos, já que a capa é um item obrigatório.

4. Clique em salvar.

Tabela

Na tabela você encontra as seguintes informações sobre cada repositório:

• ID - confira o código único que identifica o repositório.

• Nome - confira o nome do repositório.

• Administro?  - confira se você administra o repositório. Em caso afirmativo, a coluna é preenchida com Sim. Em caso negativo, com Não. 

• Ativo - confira se o repositório em questão está ativo ou não. Nessa coluna, você pode desativar ou ativar, de acordo com sua necessidade. 

• Ações - na coluna Ações de cada repositório, de acordo com suas permissões, acesse Administração, Criação e Editar. 

Para exportar as informações num arquivo Excel, clique no botão Exportar, no canto superior direito da tela. O arquivo apresenta o ID e o nome de cada repositório, e se você administra cada um. 

Ações

Administração

As pessoas que administram um repositório têm acesso total aos documentos dele e podem criar, aprovar ou reprovar, editar e publicar documentos. Importante! Apenas a administração do repositório pode adicionar ou remover pessoas da lista de pessoas administradoras. Ao criar um repositório, você se torna a primeira pessoa administradora dele. Você fica sabendo se faz parte da administração na coluna "Administro?" do menu Configurar repositórios.

Para adicionar ou excluir pessoas administradoras:

1. Acesse Documentos > Configurar repositórios.

2. No repositório escolhido, na coluna Ações, clique nos três pontos > Administração.

   • Para adicionar, clique em + Adicionar e digite o nome ou o username da pessoa. Se precisar, use o filtro pesquisar pessoas. Clique em salvar.  

   • Para excluir, localize a pessoa na lista, clique no ícone de lixeira e em sim para confirmar.

Criação

Escolha grupos de controle já cadastrados, e determine quais pessoas podem criar documentos no repositório, ainda que não sejam pessoas administradoras. Saiba como configurar grupos, clicando aqui. Para definir grupos de criação:

1. Acesse Documentos > Configurar repositórios;

2. Na coluna Ações do repositório escolhido, clique nos três pontos > Criação;

3. Na lista Livres, clique sobre os nomes dos grupos de acesso desejados;

4. Clique em salvar.

Importante! Caso a pessoa já seja administradora do repositório, não é necessário incluí-la em um grupo de criação, pois a administração permite a criação de documentos.

Editar

Para alterar as configurações de um repositório:

1. Acesse Documentos > Configurar repositórios;

2. Na coluna Ações do repositório escolhido, clique nos três pontos > Editar;

3. Faça alterações no nome ou nas configurações avançadas, conforme necessidade, e clique em salvar.

Desativar

Para desativar um repositório:

1. Acesse Documentos > Configurar repositórios;

2. Na coluna Ativo do repositório escolhido, clique em desativar.
   Atenção: ao desativar um repositório, os documentos criados nele deixam de estar acessíveis e não podem mais ser gerenciados. No entanto, seu status na base de dados permanece inalterado. Isso significa que documentos que estavam ativos enquanto o repositório estava ativo continuarão com esse status mesmo após a desativação do repositório.

Confira as etapas de criação e configuração de um repositório, no vídeo abaixo: