Relatório de acessos

O Relatório de acessos é uma ferramenta essencial para entender o engajamento das pessoas com os documentos disponíveis. Com ele, você obtém detalhes sobre a origem dos acessos, datas, quantidades e a classificação de utilidade de cada documento. Além disso, você visualiza gráficos que destacam os documentos mais acessados e a origem do acesso.

Configurar filtros

Para visualizar as informações desejadas, você deve primeiro definir os parâmetros da sua consulta.

1. Para iniciar, acesse Documentos > Relatório de acessos;

2. Para refinar sua busca, utilize os campos de filtro disponíveis:

   • Escolha o repositório que deseja analisar (este campo é obrigatório);

   • Título do documento: Caso queira buscar um arquivo específico pelo nome;

   • ID documento: Utilize o número de chave única do documento para uma busca exata;

   • Período de acesso: Defina um intervalo de tempo de até 31 dias para encontrar os acessos;

   • Pasta: Selecione todas as pastas ou uma específica. Use Ctrl para selecionar pastas e subpastas de qualquer nível ou Shift para pastas ou subpastas sequenciais no mesmo nível;

   • Assunto: Filtre por temas específicos de um ou mais assuntos vinculados aos documentos;

   • Leitura obrigatória: Visualize apenas documentos configurados com leitura obrigatória ou todos;

   • Versão do documento: Escolha entre a versão atual ou todas as versões;

   • Origem do acesso: Identifique o caminho que a pessoa percorreu para chegar ao documento;

   • Acessos distintos: Escolha entre visualizar todos os acessos ou apenas um acesso por pessoa. Contabiliza apenas o acesso, independentemente da quantidade de vezes.

   • Filtros de Segmentação: Use as opções de Operações, Repositório, Negócios, Funções, Sites, Gestão ou Admissão para analisar grupos específicos de pessoas.

3. Para gerar os resultados, clique em Pesquisar.

Preview de resultados

Após aplicar os filtros, o sistema apresentará os dados organizados em cards, gráficos e tabelas.

Cards informativos

Os cards trazem o resumo rápido do período filtrado:

1. Documentos distintos acessados / Acessos totais - Quantidade de documentos diferentes acessados e quantidade de acessos totais a eles;

2. Leituras registradas / % Registro leitura - Quantidade total e o percentual de confirmações de leitura;

3. Acessos por pessoas distintas / Acessos totais - Quantidade de pessoas diferentes que acessaram os documentos e quantidade de acessos totais a eles;

4. % Utilidade - Média de satisfação baseada nos feedbacks deixados pelas pessoas.

Gráficos de análise

Para uma análise visual, utilize os gráficos:

• Top 5 | Documentos mais acessados: Exibe o ranking dos cinco documentos com maior volume de acessos.

• Pareto de origem do acesso: Mostra, em percentual e números, por onde as pessoas estão encontrando os documentos (ex: Busca global, Meus favoritos, Atualizações recentes, etc.).

Tabela detalhada

Se o resultado for inferior a 1.000 registros, os dados serão exibidos diretamente na tela com as seguintes colunas:

• Pessoa: Nome de quem realizou o acesso. Clicando no símbolo de mais (+) acesse as informações abaixo:

  • Username

  • Função

  • Operação

  • Negócio

  • Site

• Gestão: Gestão da pessoa que acessou o documento. Clicando no símbolo de mais (+) acesse as informações abaixo:

  • Username (gestão)

• Título do documento: Nome do documento consultado. Clicando no símbolo de mais (+) acesse as informações abaixo:

  • ID Documento

  • Pasta

  • Exibir apenas documentos ativos

  • Tipo

  • Assunto

  • ID Versão

  • Versão

  • Leitura obrigatória?

  • Data criação/edição

  • Aprovado

  • Situação

• Origem do acesso: O caminho utilizado (ex: link direto, busca global);

• Acesso: Data e hora do acesso;

• Data de leitura: Registro de quando a leitura foi confirmada.

Exportar relatório

Para trabalhar os dados em planilhas ou realizar análises externas, você pode exportar as informações.

• Para resultados menores que 1.000 registros: No canto superior direito da tela, clique em Exportar para baixar o arquivo Excel.

• Quando um documento ultrapassar a quantidade de 500 linhas, aparecerá a seguinte mensagem: Sua pesquisa supera 500 linhas, clique aqui para fazer o download do arquivo. Basta clicar na palavra aqui, que o download será realizado.