Catálogo de documentos

No catálogo, você consulta os documentos disponíveis para você, a situação dos seus acessos e leituras obrigatórias e pode acessar diretamente o que precisa. Além disso, quando o repositório permitir, você pode encontrar versões antigas de documentos. 

1. Acesse Documentos > Catálogo;

2. Para fazer uma busca, o único filtro necessário é Aprovação entre. Por padrão, esse filtro já vem preenchido e vai desde o primeiro dia deste mês até hoje, mas você pode alterá-lo se precisar. Para refinar sua busca, você pode usar os filtros abaixo e clicar em buscar.

   • Repositório - escolha um repositório;

   • Pastas - use para buscar em todas as pastas do repositório escolhido ou opte por uma;

   • Assunto - use para buscar em todos os assuntos disponíveis ou opte por um ou vários;

   • Tipo - use para buscar por um tipo de documento ou vários: você pode encontrar documentos dos tipos construtor de página, editor de texto, PDF, Word, PowerPoint, Excel, video, audio, SCORM e arquivo para download;

   • ID documento - se estiver buscando por um documento específico e tiver essa informação, preencha o ID;

   • Título do documento - se estiver buscando por um documento específico e tiver essa informação, preencha o título;

   • Aprovação entre - determine o período de aprovação dos documentos que está buscando;

   • Situação - use para buscar por documentos sem acesso, acessados e/ou com leitura registrada;

   • Leitura obrigatória - use para buscar por documentos com leitura obrigatória ou por todos; 

   • Versão - use para buscar por documentos na versão atual ou em todas as versões. Versões antigas só ficam disponíveis no catálogo se o repositório permitir.

Nos cards, você encontra informações segundo o filtro escolhido:

• Quantidade de versões distintas - quantidade de versões diferentes dos documentos disponíveis para você;

• Quantidade de acessos - quantidade e percentual de versões dos documentos acessadas por você;

• Quantidade de leitura - quantidade e percentual de versões de documentos com leitura obrigatória registrada por você;

• Tempo de leitura obrigatória - quantidade média de dias entre a data de aprovação e o seu registro de leitura dos documentos.

Na tabela, você encontra as seguintes informações sobre os documentos pesquisados, exibidas em uma linha para cada versão distinta: o título; o ID; quem o editou pela última vez, em qual pasta está armazenado; qual o tipo; a data e a hora da aprovação; qual o assunto; qual a situação do seu acesso; a data e a hora do seu acesso; se se trata de uma leitura obrigatória e, nesse caso, qual a data de registro da leitura obrigatória. 

Além de consultar essas informações, você pode acessar os documentos, clicando em um dos seguintes ícones:

• Lupa - indica que essa versão do documento está desatualizada. Ao clicar, você acessa e recebe essa informação;

• Seta - indica que essa é a versão mais atual do documento. Ao clicar, você acessa.

Para exportar as informações da tabela, clique no botão exportar, no canto superior direito da tela.