Cadastro de pessoas

Aqui na Weduka, a gestão de pessoas é uma experiência simples e personalizada e o cadastro de pessoas é o ponto de partida para que a jornada da sua empresa seja mais eficiente. Ele é responsável por impulsionar todas as interações e funcionalidades, e a precisão é essencial para garantir uma boa experiência. Por ele, passam desde os dados mais básicos de cada pessoa, até informações específicas como função, operação, negócio, site e escala.

Entendemos que cada organização é única, e é por isso que oferecemos várias possibilidades de segmentação. Com operações, negócios, funções, sites e escalas, a segmentação possibilita personalizar o acesso, a distribuição de conteúdo e as interações, com base nas nuances exclusivas da sua equipe. É a garantia de que as informações certas alcancem as pessoas certas, no momento certo. 

Você tem mais agilidade na distribuição de treinamentos, documentos, notícias e outros recursos, direcionando-os aos segmentos relevantes e garante que cada pessoa acesse apenas as informações pertinentes à sua função, operação, negócio, site ou escala, assegurando confidencialidade.

Neste contexto, compreender a segmentação é fundamental para o preenchimento correto da base de pessoas, que é o coração do sistema. A transmissão dessa base com os dados das pessoas entre sua empresa e a Weduka acontece de forma personalizada e você encontra mais informações sobre isso no item 01 da FAQ de pessoas.

Uma estrutura de pessoas bem organizada é determinante para tornar simples e funcional o uso das nossas soluções, como fazer matrículas em treinamentos ou escolher um grupo de pessoas que pode acessar uma notícia, por exemplo. São 5 diferentes segmentos usados para separar as pessoas: operação, negócio, função, site e escala. Explore todas as possibilidades e transforme a gestão de pessoas. 

Função

A função é como uma categoria que agrupa cargos similares em sua empresa e funciona para diferenciar os papéis que as pessoas ocupam. Pessoas com a mesma função compartilham o mesmo nível de acesso à plataforma e às informações. Por exemplo: se uma empresa tem os cargos CS Júnior, CS Pleno e CS Sênior, mas todos eles compartilham o mesmo nível de acesso na Weduka, com os mesmos menus e informações, é uma boa prática unificar os cargos na função CS. Isso facilita a distribuição de informações no dia-a-dia. 

Cada função recebe uma granularidade na Weduka, que é definida por nosso time de dados, depois de conhecer o cenário da sua empresa. A granularidade determina o nível de permissão de acesso na plataforma - quanto menor o grão, mais básico o acesso -, e define a hierarquia entre as funções. Por exemplo: se a função Atendente tem grão 1 e a função Supervisão tem grão 2, as pessoas na função Supervisão têm hierarquia superior às pessoas na função Atendente. O acesso aos relatórios de registros de uso e a definição de quem pode resetar senhas também se determinam por ela. No exemplo anterior, a Supervisão pode resetar a senha de Atendentes, mas o contrário não é permitido. No item 02 da FAQ de pessoas você encontra mais informações sobre a granularidade.

Esta segmentação é útil para compartilhar documentos, treinamentos e informações específicas com pessoas de uma função e o cadastro de funções é obrigatório na implantação e é feito pelo nosso time de dados. Se precisar criar novas funções, basta abrir um chamado em nossa plataforma de suporte, informando o cargo em sua empresa, a função correspondente, a granularidade da função e se ela deve estar associada um perfil de acesso específico. 

Site

Esta é uma opção adicional para segmentar sua base de pessoas e, diferentemente de operação, negócio e função, o site não é obrigatório, mas pode ser muito útil se sua empresa tem diferentes locais de trabalho. Por exemplo: se sua empresa tem sede em vários estados, a segmentação de site pode separar as pessoas por estados. Assim, você pode personalizar a distribuição de informações para públicos específicos de cada site. Se uma campanha é destinada às pessoas com função Coordenação, mas é válida apenas para o site Santa Catarina, essa segmentação facilita o direcionamento da informação. 

O cadastro de sites pode ser feito durante a implantação, mas se precisar criar um novo, basta abrir um chamado em nossa plataforma de suporte. 

Escala

Esta é uma opção adicional para segmentar sua base de pessoas e, assim como o site, a escala não é obrigatória, mas pode ser essencial se sua equipe trabalha em diferentes turnos. Imagine ter escalas como manhã, tarde, noite e madrugada. Ao cadastrar essas 4 escalas, você pode disponibilizar treinamentos, documentos e conteúdos específicos para cada turno. Por exemplo: se tem um roteiro de atendimento diferente para o time da madrugada, a escala permite direcionar a informação correta. 

Dica: se sua empresa não tiver diferentes sites e escalas, você pode usar para estas duas opções para cadastrar outro segmento que faça mais sentido para a sua empresa, como sub-negócios ou células específicas. 

Se você é responsável pela gestão de acessos à Weduka e pela transmissão dos dados, confira o documento Como atualizar a base de pessoas na plataforma. 

Além da segmentação que é designada para cada pessoa na base de pessoas, existem outros temas importantes quando o assunto é cadastro de pessoas: 

Pessoas ativas por exceção 

O processo de ativação e inativação de pessoas é gerenciado pela base de pessoas, um arquivo com informações sobre todas as pessoas cadastradas na Weduka. Quando uma pessoa precisa ganhar acesso à plataforma, suas informações são registradas nele, e é pelo processamento dele que entendemos quando ativar o acesso de uma pessoa. Da mesma forma, se uma pessoa deixa a empresa e o seu acesso precisa ser removido, a atualização dessa informação na base e o processamento desse arquivo são responsáveis por essa desativação. 

Contudo, existem situações em que é necessário manter pessoas ativas, independentemente do processo padrão de ativação e inativação. Isso pode ocorrer para pessoas-chave, que necessitam de acesso contínuo, ou para users dedicados à mascotes, personas, assistentes virtuais, que não são pessoas reais. Aqui na Weduka, isso acontece com a Wisa, nossa agente de automação humanizada. 

Nós a cadastramos numa lista especial, para que permaneça ativa, mesmo que não tenha passado pelo processo de ativação regular. Isso significa que, ainda que a base de pessoas traga a informação de que a Wisa deve estar inativa, essa informação será ignorada, já que ela está nessa lista de pessoas que devem permanecer ativas por exceção. O cadastro e o gerenciamento desses acessos é feito pelo time Weduka, mediante chamado aberto em nossa plataforma de suporte. É importante que o chamado traga, além do username de quem deve estar na lista, uma justificativa para o cadastro. 

Processo de hierarquia

Todos os processos na Weduka respeitam o conceito de dados mensais. Isso significa que toda alteração feita nas segmentações das pessoas é válida para todo o mês em que a alteração foi feita. Vou dar um exemplo: se uma pessoa que faz parte da operação Weduka fez parte do negócio Dados até o dia 29 de novembro; e, no dia 30, migrou para o negócio CS, a plataforma considera que, no mês de novembro inteiro, ela esteve no negócio CS.

A hierarquia interfere nas licenças, porque quando uma pessoa é ativada na base e o processo de hierarquia acontece, guardamos a informação das pessoas ativas no dia e essa informação será usada para o faturamento das licenças da plataforma, de acordo com cada contrato. Para exemplificar: se uma pessoa esteve inativa até o dia 25 de dezembro e no dia 26 foi ativada, se considera que para o mês de dezembro ela esteve licenciada, incorrendo em faturamento. 

A hierarquia é importante para a atualização da distribuição de treinamentos, jornadas, documentos, notícias, pesquisas e demais funcionalidades que usam a segmentação da plataforma. Além dos resultados de indicadores, treinamentos e monitorias, os resultados das lideranças, como supervisão e coordenação, são gerados a partir dos dados de quem está sob a liderança; então, ter a hierarquia bem ajustada é ideal para que os dados da gestão estejam cem por cento corretos. Se você fizer uma pesquisa de clima na Weduka, por exemplo, vai querer saber como está a favorabilidade de cada pessoa gestora, certo? Isso só é possível com uma hierarquia devidamente cadastrada e atualizada. 

A hierarquia é processada exclusivamente pela atualização de base de pessoas. A cada importação de pessoas, acontece a atualização da hierarquia, que salva os dados atualizados. As mudanças de segmentação realizadas pela plataforma, caso você tenha esse acesso, serão refletidas apenas no menu Pessoas. Para que esse ajuste reflita na distribuição de documentos, treinamentos, notícias, resultados, etc., a hierarquia precisa ser processada, ou seja, o processo de atualização de base precisa acontecer.  

Perfil de acesso

São os perfis de acesso que permitem que a experiência de cada pessoa seja personalizada e que garantem que elas tenham acesso aos menus necessários para desempenhar suas funções de maneira eficiente. Oferecemos perfis de acesso padrão, de acordo com as boas práticas de uso que conhecemos e podemos construir perfis de acessos que atendam às necessidades específicas da sua empresa.

Eles são atribuídos às pessoas com base em uma combinação entre as segmentações função e negócio e temos vídeos específicos sobre elas. Essa combinação faz com que pessoas cadastradas num determinado negócio e numa determinada função sejam associadas a um perfil de acesso específico automaticamente, de acordo com as responsabilidades e as áreas de atuação de cada uma. Na prática, isso quer dizer que, se aqui no negócio Weduka temos pessoas na função CS, que são responsáveis por administrar o ambiente Weduka e que precisam ter acesso à todos os menus, podemos ter um perfil de acesso específico, bastante completo, e associar a função CS e o negócio Weduka. Assim, quando alguém começar neste negócio e nesta função, receberá acesso aos menus que precisa de forma automática. 

Da mesma forma, se eu tenho pessoas de uma determinada função e negócio que são responsáveis somente pela gestão de documentos, é possível criar um perfil de acesso somente com essa liberação. Isso garante que cada grupo de pessoas tenha acesso apenas às funcionalidades relevantes para as suas responsabilidades.

Além da configuração de segmentação, também é possível inserir pessoas por exceção num perfil de acesso específico. Neste caso, é importante lembrar que qualquer movimentação de perfil terá que ser feita manualmente, pois a automação não age nas exceções. Isso quer dizer que se uma pessoa, pelas características de negócio e função, estaria atrelada ao perfil de acesso básico, mas foi colocada em exceção no perfil de administração, ao mudar de função e negócio na base de pessoas, permanecerá no perfil de acesso de administração, que é uma exceção. 

Ao consultar as pessoas no menu Pessoas > Pesquisar, você visualiza os perfis de acesso de cada uma. Caso você tenha permissão, poderá fazer a alteração de perfil de acesso de uma pessoa diretamente por este menu, editando as informações da pessoa, clicando em configurações avançadas, permitindo alterar o perfil de acesso. Você poderá escolher um perfil, dentre os perfis disponíveis em seu ambiente e comparar até 03 perfis de acesso diferentes, para entender quais opções de menus estão liberadas em cada um. Assim, você consegue ter clareza sobre qual perfil atende às necessidades daquela pessoa. Temos um vídeo específico sobre essas configurações avançadas para apoiar você. 

A criação dos perfis de acesso padrão é feita na fase de implantação, pelo nosso time de dados; mas novos perfis podem ser criados a qualquer momento, mediante chamado em nossa plataforma de suporte, de acordo com a necessidade.