Gestionar materiales

El material de apoyo puede usarse para profundizar la comprensión de un ítem de la checklist. Si el nombre del ítem junto con su descripción no son suficientes para explicar, cuentas con el material de apoyo como recurso. Una buena forma de saber si tu ítem necesita material de apoyo es notar si genera muchas dudas o cuestionamientos, ya sea por parte de las personas monitoreadas o de quienes monitorean. Por ejemplo, si tienes un ítem de no conformidad grave por falta de ética en la atención, y ese ítem está generando dudas o cuestionamientos, puedes usar el material de apoyo para incorporar a tu checklist un documento sobre la cultura de ética de tu empresa, detallando exactamente lo que se espera. Cada ítem puede tener un material de apoyo diferente. Los materiales de apoyo se registran en una biblioteca y, de esa forma, pueden usarse en distintas checklists al mismo tiempo.

Crear

1. Accede a Monitoreos > Gestionar materiales;

2. Haz clic en + Agregar y registra tu material de apoyo de la siguiente manera:

   1. Nombre - elige un nombre, de hasta 50 caracteres, que facilite encontrar el material.

   2. Tipo - define si el material será del tipo enlace o archivo. Un enlace abrirá una nueva pestaña del navegador y llevará a la persona hasta allí. Puedes usar enlaces internos, como el de un documento creado en Weduka; o externos, como el de tu sitio web o intranet. Un archivo mostrará la opción de descarga y puede ser un PDF, Word, PPT, Excel, una imagen, un audio o un video.

   3. Descripción - describe brevemente el contenido de tu material de apoyo, usando hasta 600 caracteres. Esta descripción será visible para las personas y ayudará a entender si el material tiene lo que están buscando.

   4. Archivo/URL - pega la URL de tu enlace o elige el archivo que deseas adjuntar.

   5. Activo - márcalo como activo para que este material de apoyo pueda ser utilizado.

3. Haz clic en Guardar.

Consejo: también es posible crear un material de apoyo directamente al crear o editar un ítem en la checklist.

Asociar 

Puedes asociar un material de apoyo en el momento de crear un ítem, o editándolo. Para ello:

1. Accede a Monitorías > Gestionar checklist, elige la checklist y haz clic en Ítems.

2. Luego, haz clic en agregar un ítem o editar uno ya existente:

3. Con el ítem abierto, en el campo de material de apoyo, haz clic en el botón + Asociar.

4. En el popup con la biblioteca de materiales de apoyo ya existente, selecciona uno o más materiales. Si prefieres, puedes agregar un material directamente en ese momento, haciendo clic en + Agregar.

5. Después de elegir uno o más materiales de apoyo en la lista, haz clic en el botón Seleccionar.

6. Haz clic en Guardar.

Editar 

Puedes editar un material de apoyo en cualquier momento. Para ello:

1. Accede a Monitorías > Gestionar materiales y haz clic en Editar;

2. Realiza los ajustes necesarios;

3. Haz clic en Guardar.

Atención: un material de apoyo editado se actualiza automáticamente en todas las checklists a las que esté vinculado. Si eso es lo que necesitas hacer, adelante. Si no es el caso, opta por crear un nuevo material de apoyo.