Catálogo de documentos
En el catálogo, puedes consultar los documentos disponibles para ti, la situación de tus accesos y lecturas obligatorias, y acceder directamente a lo que necesitas. Además, cuando el repositorio lo permita, puedes encontrar versiones antiguas de documentos.
Accede a Documentos > Catálogo;
Para hacer una búsqueda, el único filtro necesario es Aprobación entre. Por defecto, este filtro ya viene lleno y va desde el primer día de este mes hasta hoy, pero puedes cambiarlo si lo necesitas. Para refinar tu búsqueda, puedes usar los filtros a continuación y hacer clic en buscar:
Repositorio - elige un repositorio;
Carpetas - usa para buscar en todas las carpetas del repositorio elegido o elige una;
Tema - usa para buscar en todos los temas disponibles o elige uno o varios;
Tipo - usa para buscar por un tipo de documento o varios: hay creador de página, editor de texto, PDF, Word, PowerPoint, Excel, video, audio, SCORM y archivo para descargar;
ID documento - si buscas un documento específico y tienes esta información, completa el ID;
Título del documento - si buscas un documento específico y tienes esta información, completa el título;
Aprobación entre - determina el período de aprobación de los documentos que estás buscando;
Situación - usa para buscar documentos sin acceso, accedidos y/o con lectura registrada;
Lectura obligatoria - usa para buscar documentos con lectura obligatoria o todos;
Versión - usa para buscar documentos en la versión actual o en todas las versiones. Las versiones antiguas solo estarán disponibles en el catálogo si el repositorio lo permite.
En las tarjetas, encuentras informaciones según el filtro elegido:
Cantidad de versiones distintas - cantidad de versiones diferentes de los documentos disponibles para ti;
Cantidad de accesos - cantidad y porcentaje de versiones de los documentos a los que has accedido;
Cantidad de lecturas obligatorias - cantidad y porcentaje de versiones de los documentos con lectura obligatoria registrada por ti;
Tiempo de lecturas obligatorias - cantidad media de días entre la fecha de aprobación y tu registro de lectura de los documentos.
En la tabla, encuentras información sobre los documentos buscados, mostrada en un registro para cada versión distinta: el título; el ID; quién lo editó por última vez; en qué carpeta está almacenado; cuál es el tipo; la fecha y la hora de la aprobación; cuál es el tema; cuál es la situación de tu acceso; la fecha y la hora de tu acceso; si se trata de una lectura obligatoria y, en ese caso, cuál es la fecha de tu registro de lectura obligatoria.
Además de consultar esta información, puedes acceder a los documentos haciendo clic en uno de los siguientes iconos:
Lupa - indica que esta versión del documento está desactualizada. Al hacer clic, accederás y recibirás esta información;
Flecha - indica que esta es la versión más actual del documento. Al hacer clic, accederás.
Para exportar la información de la tabla, haz clic en el botón exportar, en la esquina superior derecha de la pantalla.