Configurar repositorios
Un repositorio es el lugar donde se almacenan todos los documentos. Para crear un documento, necesitas estar en la lista de personas administradoras o ser parte de un grupo de creación de un repositorio.
Crea repositorios para organizar la creación y gestión de documentos. Para ello:
Accede a Documentos > Configurar repositorio.
En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en + Nuevo repositorio.
Repositorio - escribe el nombre del tuyo, utilizando hasta 100 caracteres. Este es el único paso obligatorio en la creación de un repositorio y ya puedes finalizar la creación aquí, ignorando las configuraciones avanzadas y haciendo clic en guardar.
Configuraciones avanzadas - úsalas para definir el plazo de revisión predeterminado de los documentos, si se mostrarán comentarios de utilidad con la búsqueda y si se mostrarán las versiones antiguas de los documentos creados en este repositorio en el catálogo.
Cambiar la fecha límite de revisión predeterminada - establece el plazo para que los documentos creados en este repositorio sean revisados, en días corridos. Al crear o editar un documento, es posible utilizar este plazo predeterminado o elegir otro. La notificación para la revisión se envía 30 días antes, a todas las personas que administran el repositorio y a las que revisan los documentos.
Mostrar feedback con encuesta - cambia la configuración predeterminada de los feedbacks de utilidad. Al desactivarla, no se muestra la encuesta. Las opciones son las siguientes: no encontré lo que buscaba, documento incompleto, falta claridad y está desactualizado.
Mostrar versiones antiguas en el catálogo - activa esta función para permitir que las personas puedan encontrar versiones antiguas de los documentos de este repositorio desde el catálogo.
Permitir la desactivación de documentos vinculados por enlaces - activa esta función para permitir la desactivación de documentos vinculados por enlaces en el contenido de otros documentos, desde el menú gestionar documentos. Si la función está desactivada, no podrás desactivar los documentos vinculados hasta que los enlaces correspondientes sean editados o eliminados.
Permitir upload de imágenes - activa esta función para permitir que las personas carguen imágenes que no están en el repositorio de portadas.
Permitir el uso de color sólido de fondo - activa esta función para permitir el uso de color sólido como fondo de las portadas.
Permitir la inserción de texto - activa esta función para permitir la inserción de texto en las portadas.
¡Importante! Si desmarcas las opciones de upload y uso de color sólido, las personas que gestionan y crean documentos solo podrán utilizar las portadas añadidas en la galería por ti. Si ese es tu objetivo, ten cuidado de no desmarcar las opciones antes de crear las portadas, ya que esto impediría la creación de nuevos documentos, ya que la portada es un elemento obligatorio.
Haz clic en guardar.