Melhores práticas - Fórum

Quando você conhece os públicos para os quais está direcionando um fórum e seus tópicos, consegue fazer isso de maneira mais assertiva. Algumas perguntas e atividades podem te ajudar a descobrir! Vamos lá?

Públicos-alvos

Seus públicos podem ser considerados por fatias ou recortes de dados. Se você já tem uma pesquisa de dados demográficos, é um ótimo começo. Algumas perguntas que podem ajudar você a conhecer os públicos:

• Segmentação por operação e negócioo - você pode optar por ter fóruns gerais, com pessoas de diferentes operações e negócios participando; ou optar por fazer com que cada operação tenha seu próprio no fórum, garantindo que apenas pessoas autorizadas em cada operação participem das discussões pertinentes. Exemplo: num grupo bancário, pessoas do time de análise de crédito e da equipe de prevenção a fraudes podem compartilhar suas dúvidas e percepções num mesmo espaço? Se sim, elas podem participar de um mesmo fórum; caso contrário, podem participar de fóruns diferentes. Também é legal que você saiba que pessoas podem participar de mais de um fórum. Por exemplo: numa companhia aérea, equipes de atendimento ao passageiro e de logística de bagagens podem ter fóruns separados para discutir desafios específicos de cada área; mas participar de fóruns comuns sobre a cultura da companhia. 

• Segmentação por função - diferentes funções podem ter diferentes necessidades dentro do fórum. É possível segmentar a participação em fóruns de acordo com a função, para que os tópicos abordados possam atender desde o nível operacional até a gestão. Exemplo: enquanto analistas podem discutir processos e boas práticas, a liderança pode compartilhar estratégias e métricas de desempenho.

• Segmentação por site - se o fórum atender diferentes unidades, leve em conta variações regionais que possam impactar a operação e se os sites possuem diferenças no serviço prestado ou nos produtos oferecidos. Exemplo: uma equipe de atendimento a clientes de um site pode ter diretrizes diferentes de uma equipe em outro site, exigindo fóruns separados.

• Segmentação por escala  - horários de trabalho diferentes podem impactar a dinâmica das discussões. Algumas dúvidas ou processos podem ser mais comuns em determinados turnos. Exemplo: no suporte técnico, o turno da noite pode lidar com mais problemas urgentes, enquanto o turno diurno pode focar mais em atendimentos administrativos.

Dica extra: use a configuração de permissões e as categorias personalizadas no fórum para garantir que cada participante veja apenas os conteúdos relevantes para sua operação, negócio, função, site e escala. 

Uma das melhores práticas para garantir que o fórum seja utilizado de maneira eficiente é que cada empresa crie seu próprio guia de uso do fórum. Esse guia deve esclarecer os objetivos do fórum, orientar sobre boas práticas e definir regras para manter a organização e a relevância das discussões.

Alguns pontos que podem ser abordados no guia:

• Objetivo do fórum: para que ele deve ser usado dentro da empresa? Quando deve ser usado?

• Conteúdo: o que pode ou não ser postado?

• Organização dos tópicos: como estruturar as postagens e escolher a categoria certa?

• Interação respeitosa: como manter um ambiente colaborativo saudável?

Criar um guia é uma ótima forma de alinhar expectativas e garantir que o fórum seja um ambiente produtivo e alinhado aos objetivos da sua empresa.

O guia pode ser criado como um documento na Weduka, que pode ser consultado por todas as pessoas; além de ser compartilhado num post do feed. Criamos uma sugestão de post para compartilhamento do guia no feed:

Tem novidade na Weduka: Fórum 

Essa é uma funcionalidade colaborativa, desenvolvida para criar comunidades de aprendizagem por aqui. Um espaço estruturado para o compartilhamento de conhecimentos, organizado por temas, com governança e moderação, para promovermos o debate, a construção de conhecimento coletivo e a resolução de dúvidas, criando um ambiente dinâmico.

Para garantir que o fórum seja um espaço produtivo, organizado e alinhado aos nossos objetivos, criamos um Guia de uso do fórum. Nele, você encontra as melhores práticas para publicar tópicos, deixar suas respostas, interagir e aproveitar ao máximo esse espaço de troca de conhecimento.

Clique em Acessar o documento e fique por dentro. Um abraço, 

As categorias são essenciais para organizar o conteúdo do fórum. Elas ajudam quem publica a escolher o local correto para seus temas e facilitam a navegação de quem busca informações. Seguir boas práticas na criação de categorias melhora a experiência e evita a dispersão de informações.

• Crie categorias amplas e intuitivas - cada categoria deve abranger um conjunto lógico de temas relacionados. O ideal é que qualquer pessoa consiga identificar rapidamente onde seu tópico se encaixa. 

• Crie nomes claros e objetivos - o nome da categoria deve deixar evidente o tipo de discussão que acontece nela. Nomes genéricos demais podem dificultar a organização. Exemplo: "Treinamentos" (claro e direto). Evite categorias como "Diversos", "Outros" ou "Geral", pois elas acabam servindo para qualquer coisa, prejudicando a estrutura do fórum.

• Use subcategorias apenas quando necessário - as subcategorias podem ser úteis quando há uma grande quantidade de postagens dentro de uma categoria principal. No entanto, seu uso deve ser moderado para evitar que a estrutura fique complexa demais. Exemplo: numa categoria chamada "Treinamentos", uma subcategoria como "treinamentos obrigatórios" pode ajudar a segmentar melhor os temas.

• Revise e ajuste periodicamente - a estrutura do fórum não deve ser rígida. Com o tempo, novas necessidades surgem, e algumas categorias podem se tornar irrelevantes. A revisão periódica evita acúmulo de categorias vazias desnecessárias. A cada três ou seis meses, analise se as categorias criadas ainda fazem sentido e ajuste conforme o uso real do fórum.

• Alinhe as categorias ao propósito do fórum - cada fórum tem um objetivo específico. Certifique-se de que as categorias refletem esse propósito e atendem às necessidades dos usuários. Exemplo: se o fórum tem como objetivo fomentar a inovação, categorias como "Novas ideias", "Tendências de mercado" e "Desafios da equipe" fazem sentido. Evite criar categorias que não tenham relação direta com o propósito do fórum, pois isso pode gerar confusão.

Evite criar muitos grupos e deixe bem claro no nome qual é o propósito deles. Assim, no momento de associar um fórum aos grupos, as pessoas com esta permissão terão maior facilidade na escolhe.

Quer usar o fórum para discutir para um conteúdo que já existe na plataforma? Então use o fórum a seu favor!

• Treinamento - depois de um treinamento, você pode publicar um tema associando esse treinamento. Essa dica é útil para quando quiser debater o assunto abordado no treinamento, sanar dúvidas, etc. 

• Documento - tem algum processo ou roteiro super importante e que você precisa garantir que as pessoas tenham clareza, ou ainda que possam sugerir melhorias? Associe o documento ao tema publicado. 

• Notícia - uma notícia importante foi publicada e você precisa coletar dúvidas ou abrir uma discussão sobre ela? Faça a associação da notícia a um tópico. 

Assim como em redes sociais, o fórum fica muito mais interessante quando as pessoas que publicam os temas e as que respondem usam uma foto de perfil. Como no fórum da Weduka não é possível fazer menções ou acessar o perfil de outras pessoas, dessa maneira fica mais fácil para reconhecê-las.