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Os formulários permitem a comunicação e a coleta de dados de forma simples e rápida, e podem ser usados para diversas finalidades, como solicitar benefícios ou registrar informações, com a possibilidade de gerar tarefas para a liderança das pessoas relacionadas.
Ao responder, cada pessoa pode inserir registros quantas vezes precisar e eles podem ser consultados em um relatório. Além das respostas individuais, o relatório exibe cards com informações gerais, de acordo com o filtro feito.
Essa é uma ótima forma de interação com as pessoas do seu time e permite que você entenda o que elas pensam sobre determinado assunto, para que possa tomar decisões com base na análise dos dados, além de melhorar processos.
Ao acessar o menu Tarefas > Gerenciar formulários, na tabela, você visualiza os formulários ativos criados por você, as informações sobre eles e as ações disponíveis. Para buscar formulários criados por outra pessoa ou que não estejam ativos, use o filtro.
Criar
Criar
Para criar um novo formulário:
Acesse Tarefas > Gerenciar formulários;
Clique em + Novo formulário e cadastre o seu, de acordo com as orientações abaixo:
Nome* - é exibido para as pessoas respondentes; então, escolha um nome - usando até 100 caracteres - que ajude a identificar o tema do formulário. Por exemplo: "Solicitação de férias";
Permissões para gerenciar* - determine quem pode gerenciar o formulário e acessar o relatório dele:
Pública - as pessoas que têm acesso aos menus gerenciais e de relatórios;
Apenas operação - as pessoas que estão na mesma operação que você, que têm acesso aos menus gerenciais e de relatórios;
Somente eu - somente a pessoa que criou pode gerenciar o formulário e acessar o relatório dele.
Gera tarefa - ao ativar, você determina que, para cada novo registro inserido no formulário, um feedback deve ser aplicado pela gestão na pessoa relacionada no registro;
Prazo tarefa* - determine quantos dias a gestão tem para cumprir a tarefa, aplicando os feedbacks. O dia da inserção do registro não é contabilizado no prazo. Por exemplo: se o prazo é de 2 dias e um registro for inserido hoje, esse feedback deve ser aplicado em D+2.
Auto-preenchido - ao ativar, você determina que a pessoa logada deve ser registrada no campo do tipo username, nos formulários preenchidos manualmente.
Clique em salvar.
Ações
Ações
No formulário criado, na coluna Ações, clique nos três pontos para conhecer as ações disponíveis.
Preview
Preview
Ao clicar, você pré-visualiza o formulário antes de distribuí-lo e sem precisar acessar a edição dele.
Campos
Campos
Configure os campos a serem preenchidos pelas pessoas respondentes. Atenção: para que o formulário seja válido, um campo do tipo username precisa ser criado. Ele é responsável por relacionar as informações registradas e a tarefa ao username. Você pode criar campos dos tipos chave, data ou username uma vez só; os demais devem ser cadastrados como campos simples. Para criar:
No formulário desejado, na coluna de Ações, clique nos três pontos;
Clique em Campos e, então, no botão + Novo campo e cadastre o seu, de acordo com as orientações abaixo:
Formato* - escolha entre Data, Hora, Data/Hora, Texto - curto, Texto - longo, Decimal, Inteiro, Máscara e Lista;
Tipo - escolha entre Campo simples, Campo username, Campo data ou Campo chave. O formulário deve conter um Campo username para ser considerado válido, os demais tipos de campos não são obrigatórios.
Importante: campos chave permitem registros únicos das pessoas respondentes. Nas respostas manuais, via Meus formulários, ao inserir uma chave usada anteriormente, o novo registro sobrepõe o anterior. Nas respostas via importação de arquivo, a pessoa responsável por importar a base opta por atualizar registros anteriores ou não importar novos registros, no caso de chaves já usadas.Nome do campo* - escreva o nome, que será exibido para as pessoas respondentes;
Tamanho - quando aplicável, determine. Por exemplo: num campo de formato Data, o tamanho é determinado de forma automática; enquanto num campo de formato Texto - curto, é preciso determinar a quantidade de caracteres permitida na resposta;
Campo obrigatório - ao ativar, você determina que o preenchimento deste campo é obrigatório tanto na inserção de registros pela importação de arquivo quanto na forma manual.
Clique em salvar. Repita o processo para criar os campos necessários.
Na tabela, você visualiza os campos criados, com as informações gerais de cada um e as ações disponíveis. Você pode editar ou excluir campos do formulário enquanto ele não tiver registros de respostas.
Importar
Importar
Depois de criar um formulário, um arquivo modelo .csv é disponibilizado, contendo os campos cadastrados por você, para que possa inserir registros em lote sempre que precisar, de forma rápida e simples.
Na tabela, você visualiza as importações feitas por você no mês atual, as informações de cada uma e o log, para consultar o que ocorreu com cada registro. Para buscar importações feitas por outra pessoa ou em outra data, use o filtro.
Para importar registros usando o modelo de arquivo:
Acesse o menu Tarefas > Gerenciar formulários;
No formulário desejado, na coluna Ações, clique nos três pontos > Importar;
Clique no botão Modelo de arquivo, no canto superior direito da tela, para fazer o download;
Depois de preencher o arquivo, clique no botão Importar, no canto superior direito da tela;
Arraste e solte o arquivo preenchido no local indicado ou busque por ele em seu dispositivo. Atenção: o tamanho máximo permitido é 4MB;
Atualizar existentes? - ao ativar, você determina que os dados de registros anteriores que tenham sido incluídos com os mesmos campos chaves de registros atuais sejam atualizados;
Verifique os campos cadastrados por você e clique em salvar.
Clonar
Clonar
Crie formulários modelo e clone sempre que precisar criar novos formulários. Assim, você ganha tempo e garante que seu formulário terá os campos básicos necessários. Além disso, use essa função quando precisar alterar os campos de um formulário que já tenha registros inseridos; já que não é possível editar um formulário nessa condição. Para clonar:
Acesse o menu Tarefas > Gerenciar formulários;
No formulário desejado, na coluna Ações, clique nos três pontos > Clonar;
Confirme a ação, clicando em Clonar.
Distribuir
Distribuir
Para que as pessoas possam registrar informações no formulário criado, é necessário que você as insira numa distribuição. Aqui há um grande benefício: o mesmo formulário pode ser usado diversas vezes, sem que seja preciso criar um novo, basta criar novas distribuições a cada rodada. Para distribuir:
Acesse o menu Tarefas > Gerenciar formulários;
No formulário desejado, na coluna Ações, clique nos três pontos > Distribuir;
No canto superior direito, clique em + Nova distribuição. Então, configure os atributos da distribuição:
Nome da distribuição - escreva um nome que identifique a distribuição criada. Exemplo: Solicitação de férias 2023;
Orientações - escreva orientações com até 2000 caracteres para que as pessoas incluídas na distribuição saibam o que fazer ao incluir novos registros no formulário.
Configure as datas de disponibilização:
A partir de quando o formulário será disponibilizado para preenchimento? - Escolha entre Imediatamente e Agendar data e hora. Nesse caso, informe;
Até quando o formulário será disponibilizado para preenchimento? - Escolha entre Imediatamente e Agendar data e hora. Nesse caso, informe.
Clique em salvar e prosseguir.
Defina as pessoas que serão incluídas na distribuição, clicando em Gerenciar pessoas:
Selecione pessoas específicas ou por atributos:Para incluir pessoas específicas, na aba Pessoas específicas, digite o username ou nome delas no campo Pessoa e clique em Adicionar.
Para incluir pessoas que façam parte de uma segmentação, clique na aba desejada, faça o filtro e selecione conforme necessidade. Você pode buscar por Negócio, Função, Site ou Escala.
Clique em salvar.
Para editar ou excluir uma distribuição, acesse a distribuição novamente, na coluna Ações clique nos três pontos > Editar ou Excluir.
Editar
Editar
Essa opção permanece disponível enquanto o formulário não tiver registros de respostas. Depois disso, será necessário clonar o formulário e editar o clone. Para editar:
Acesse o menu Tarefas > Gerenciar formulários;
No formulário desejado, na coluna Ações, clique nos três pontos > Editar;
Faça as edições necessárias e clique em salvar.
Excluir
Excluir
Essa opção permanece disponível enquanto o formulário não tiver registros de respostas. Para excluir:
Acesse o menu tarefas > Gerenciar formulários;
No formulário desejado, na coluna Ações, clique nos três pontos > Excluir;
Faça as edições necessárias e clique em salvar.
Para saber mais, confira o vídeo a seguir:
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