Mejores prácticas - Aprendizaje

Es fundamental determinar quién puede hacer qué cuando estamos hablando de algo tan importante como el aprendizaje. No vas a poder mantener un entorno organizado si todas las personas pueden hacer todo dentro de los submenús de aprendizaje, ¿verdad? La sugerencia es que tengas tres perfiles de acceso distintos, con submenús específicos:

1. Básico - Para personas que consumen contenido: solo habilita los siguientes submenús de experiencia:

   • Mi aprendizaje - acceso a entrenamientos y jornadas disponibles.

   • Aprendizaje libre - acceso a entrenamientos y jornadas disponibles para inscribirse.

2. Creación ENTREN - Para personas que crean y facilitan entrenamientos y jornadas: habilita el perfil anterior y también permite la gestión y generación de informes, lo que incluye:

   • Facilitar clases - conducir entrenamientos presenciales o en webroom.

   • Corregir pruebas - corrección de preguntas de texto en pruebas.

   • Validar actividades - validar la entrega de actividades.

   • Gestionar jornadas - crear, editar y distribuir jornadas de aprendizaje.

   • Gestionar entrenamientos - crear, editar y distribuir entrenamientos.

   • Gestionar contenidos - crear y editar contenidos para entrenamientos.

   • Gestionar pruebas - crear y editar pruebas para entrenamientos.

   • Gestionar actividades - crear y editar actividades para entrenamientos.

   • Gestionar materiales - crear y editar materiales de apoyo para entrenamientos.

   • Dashboard - buscar información consolidada sobre entrenamientos.

   • Reporte analítico - buscar información analítica sobre entrenamientos.

   • Reporte de pruebas - buscar información sobre pruebas realizadas.

   • Reporte de actividades - buscar información sobre actividades realizadas.

   • Reporte de jornadas - buscar información analítica sobre jornadas de aprendizaje.

   • Reporte de encuestas - buscar información sobre encuestas respondidas.

   • Reporte de clases - buscar información sobre clases de entrenamientos.

   • Catálogo - ver el catálogo de entrenamientos disponibles.

   • Eficacia - evaluar la efectividad de los entrenamientos completados en la mejora de indicadores.

   • Resumen de eficacia - consultar de manera resumida la eficacia de los entrenamientos. 

3. Gestión ENTREN - Para personas que administran todo el entorno de aprendizaje - habilita los submenús anteriores + gestión de encuestas y certificados + configuraciones: 

   • Gestionar encuestas - crear y editar encuestas para entrenamientos.

   • Gestionar certificados - crear y editar certificados para entrenamientos y jornadas de aprendizaje.

   • Configurar tipos - crear y editar tipos que se utilizan para la clasificación de los entrenamientos.

   • Configurar temas - crear y editar temas que se pueden utilizar para clasificar contenidos y pruebas.

   • Configurar LinkedIn - asociar el código de LinkedIn de tu empresa para permitir que los certificados recibidos se puedan compartir directamente en los perfiles de LinkedIn de las personas.

Adáptalo a tu realidad - evalúa si esto tiene sentido para tu estructura. Hay situaciones en las que las mismas personas que crean y facilitan entrenamientos también administran todo el entorno de aprendizaje, por ejemplo. Si ese es tu caso, simplemente trabaja con dos perfiles diferentes, no necesitas los tres.

Ajusta los permisos - solicita ayuda a la persona de CS de Weduka para configurar los perfiles de acceso, abriendo un ticket. Brindaremos toda la asesoría para que tu entorno refleje la organización que necesitas.

Realiza el proceso de onboarding - domina todos los submenús de aprendizaje y saca el máximo provecho del entorno. Si aún no tienes pleno dominio de todas las funcionalidades, accede a nuestros tutoriales o solicita a la persona de CS de Weduka un entrenamiento, que puede ser en línea o grabado (digital).

Una excelente práctica es tener un ambiente con el control de todas tus formaciones y los planes de cada una de ellas. Esta es la premisa para una buena gobernanza y para un buen plan de continuidad. Si te vas de vacaciones o recibes un ascenso, querrás que otra persona pueda seguir gestionando el entorno de aprendizaje de forma autónoma, ¿verdad?

Así que considera tener una hoja de cálculo compartida con tu equipo que te ayudará a mantener el entorno, con la información esencial que permitirá gestionar las formaciones, como por ejemplo:

1. Tipo: ¿es entrenamiento o jornada?

2. Nombre: título específico y claro para facilitar las búsquedas de las personas.

3. Temario: ruta con los objetos de aprendizaje disponibles.

   • Plan de estudios de entrenamientos: contenidos, documentos, pruebas y actividades, con el orden esperado.

   • Plan de estudios de jornadas: entrenamientos con el orden y las reglas de predecesor esperadas.

4. Descripción: resumen claro de lo que encontrará la persona en la formación.

5. Público: ¿a quién va dirigida la formación? Funciones, negocios, localizaciones.

6. Aprobación: en caso de entrenamientos que incluyan pruebas, especifica si habrá y cuál será la nota de corte, si se podrá realizar una prueba de recuperación, cuál será la prueba y cuántos intentos de recuperación se permitirán.

7. Certificación: especifica si habrá un certificado, cuál será y si solo se otorgará a personas aprobadas (en caso de entrenamientos con pruebas y nota de corte), y/o a personas con entregas de actividades aceptadas (en caso de entrenamientos con actividades registradas).

8. Fecha de creación: registra desde cuándo está disponible tu entrenamiento dentro de Weduka.

9. Fecha de actualización: registra siempre que hagas una actualización en el entrenamiento dentro de Weduka.

Crea tu hoja de cálculo compartida: ten un control propio para la gobernanza, ya sea en Google Sheets o Excel, que se pueden publicar en los documentos de Weduka si deseas democratizar el acceso al material, o incluso para registrar los cambios. Independientemente de la publicación del documento, una cosa es segura: tener la hoja de cálculo hace que sea mucho más fácil gestionar con precisión las formaciones activas que tienes disponibles para las personas, y también simplifica la preparación de actualizaciones para ellas.

Mira nuestro modelo: aquí hemos preparado un modelo para que te inspires. Ajusta el nivel de control que necesitas, incluyendo o reduciendo la información que se controla.

¿Usar jornada o treinamento?

Primero, es importante conocer la diferencia entre las dos posibilidades: una jornada es la combinación de entrenamientos, mientras que un entrenamiento es la combinación de contenidos, pruebas y actividades. Evalúa lo que deseas hacer y elige la mejor opción:

• Si estás llevando a cabo una formación puntual, como por ejemplo, un entrenamiento de ventas que dura 2 horas, no tiene mucho sentido utilizar una jornada para eso. Utiliza un entrenamiento e incorpora en él los contenidos, pruebas e incluso una actividad que desees para componer el aprendizaje del tema.

• Si estás realizando una formación continua que posiblemente llevará más de un día para que las personas la completen y donde el progreso depende de requisitos previos, considera dividirla en entrenamientos más pequeños y utilizar una jornada para agrupar estos entrenamientos y registrar reglas de requisitos previos entre ellos.

• Las jornadas tienen un control de versiones más simplificado. Esto significa que al acceder a una jornada, la persona siempre encontrará los contenidos, pruebas y actividades más actualizados. Si se edita uno de estos objetos de aprendizaje, no necesitarás crear una nueva distribución para que las personas consuman la versión más reciente. Esto reduce la necesidad de mantenimiento.

• Los entrenamientos tienen un control de versiones más especializado. Esto significa que al acceder a un entrenamiento, la persona siempre encontrará los contenidos, pruebas y actividades en las versiones conservadas cuando se creó la clase. Si se edita uno de estos objetos de aprendizaje, deberás crear una nueva clase para que las personas consuman la versión más reciente. Tendrás que realizar mantenimiento con inscripciones o reinscripciones.

Configurar tipos y temas de manera eficiente es una práctica excelente:

Es importante entender la diferencia entre tipos y temas. Ambos se utilizan para clasificar y organizar tu entorno de aprendizaje, pero se usan en lugares diferentes:

El 'tipo' es una categoría obligatoria que tendrás que asignar a cada entrenamiento. Sirve para dos cosas:

• Gestión: una buena organización te permite utilizar el filtro de tipos para administrar los entrenamientos. Por ejemplo, si tienes entrenamientos regulatorios, puedes registrar 'Regulatorios' como uno de los tipos y luego asociarlos a los respectivos entrenamientos. Cuando necesites gestionar este entrenamiento, editar, agregar personas, crear nuevas clases, etc., lo harás con mayor facilidad.

• Búsqueda: cuando alguien esté buscando uno de los entrenamientos disponibles en los menús 'Mi aprendizaje' y 'Aprendizaje libre', podrá utilizar el filtro avanzado de tipos para optimizar la búsqueda. Si alguien quiere, usando el mismo ejemplo de antes, encontrar todos los entrenamientos regulatorios disponibles para él, podrá hacerlo de forma sencilla, filtrando el tipo 'Regulatorios' y haciendo clic en buscar.

En los mejores casos de uso de la clasificación que tenemos en la Plataforma, la tendencia es separarlos por áreas de actuación en lugar de negocios. Por ejemplo, en un banco, los entrenamientos se pueden categorizar como Fraude, Inversiones, Cuentas, Criptomonedas, Crédito, Cobranza, Recompensas, Marketplace, Seguros, Precios, Formaciones adicionales, etc. Esto ayuda en las búsquedas y, especialmente, en la gestión de temas. ¿Tiene sentido para ti?

Los 'temas' son una categoría no obligatoria que puedes utilizar para contenidos y exámenes. Solo se utiliza para la gestión. Las personas que consumirán el entrenamiento no verán los temas de tus contenidos y exámenes ni podrán buscar con ellos. Pero si tienes una buena categorización por temas, será mucho más fácil construir entrenamientos, buscando contenidos y exámenes a partir de este filtro. En el ejemplo anterior, podrías construir un entrenamiento del tipo 'Regulatorio' y buscar contenidos y exámenes con el tema 'Banco Central', por ejemplo, para luego decidir cuáles de ellos incluirías en tu construcción.

*Tip: si vas a utilizar documentos como contenido de tus entrenamientos, considera configurar los mismos temas en ambas funciones, tanto en Aprendizaje como en Documentos. Esto puede facilitar tu gestión. Mira un poco más sobre el uso de documentos en entrenamientos en 'Tipos de contenido' en esta misma página.

Permitir la publicación de certificados en LinkedIn es una receta para aumentar la participación. 

Lo que hemos notado es que las empresas que utilizan la integración de Weduka con LinkedIn logran una participación orgánica que va más allá de los límites de la red social y vuelve a la propia plataforma. ¿Cómo es posible? Es más sencillo de lo que parece. Las personas de tu equipo están conectadas en LinkedIn porque normalmente indican en qué empresa trabajan, lo que genera automáticamente relaciones entre ellas. Y un logro compartido por una de esas personas, como un certificado de un entrenamiento, acaba apareciendo en el feed de LinkedIn de los demás... ¡y ahí es donde sucede la magia! Es un estímulo natural para que otras personas también accedan a Weduka y completen los entrenamientos disponibles.

Un poco más de información sobre cómo funciona la integración:

La configuración es bastante sencilla. La persona administradora de LinkedIn de tu empresa debe proporcionar el código de la misma. Este número está disponible en la propia URL del navegador cuando la persona accede al perfil de la empresa con permisos de administración. Luego, solo tienes que configurar el código en el menú 'Aprendizaje > Configurar LinkedIn' en la plataforma. Una vez que hayas completado esta etapa, al crear o editar un certificado, simplemente habilita la opción de compartir y anima a las personas a hacerlo. ¡Muy fácil!

Compartir a través de la integración aumenta la credibilidad de la publicación, ya que cuenta con el respaldo de tu empresa, Weduka y LinkedIn. Cuando una persona comparte, automáticamente se mencionan las instituciones y el certificado recibe una especie de sello de legitimidad. ¿No es genial? Además, esto puede generar un impacto positivo para tu empresa, ya que estamos hablando de inversión en aprendizaje, lo que es ideal para atraer nuevos talentos.

Por supuesto, si tu empresa tiene restricciones para este tipo de publicación, es comprensible, pero puedes utilizar otras estrategias para aprovechar este beneficio. Considera adaptar tus certificados para utilizar el código de Weduka, por ejemplo. Es una opción utilizada por clientes que tienen esta limitación.

Es importante definir cómo deseas manejar las reprobaciones en tus entrenamientos, ya que esto implica elegir la complejidad en la gestión del aprendizaje.

Un entrenamiento con una prueba y una calificación mínima configurada es un enfoque común para aquellos que desean controlar, además de las finalizaciones, el indicador de aprobación y las certificaciones. La aprobación puede ser un indicador importante de aprendizaje en tu estructura, capaz de medir cuánto están preparadas las personas y cuánto dominan el contenido trabajado en la formación. También puede servir como un límite para la emisión de certificados. Por lo tanto, si pretendes utilizar las aprobaciones para medir el dominio del contenido o para certificar a las personas con un criterio de calificación mínima, ¡usar un entrenamiento con una prueba y una calificación mínima es el camino correcto!

Pero hacer esto conlleva otras implicaciones. ¿Qué sucede con aquellos que reprueban? Esta es la pregunta que debes responder para definir una buena estrategia en el uso de las pruebas de recuperación y las reinscripciones.

Ten en cuenta: si registras una prueba de recuperación con 1 intento en un entrenamiento, estás dando una oportunidad adicional a la persona que ha reprobado para que resuelva su situación por sí misma. Puede volver a revisar el contenido con más atención y buscar la aprobación en la recuperación. Si registras más intentos, aumentarás progresivamente estas oportunidades autónomas.

Pero, por supuesto, debes definir cuál es el límite. ¿Una persona que ha intentado obtener la aprobación en una prueba de recuperación tres veces sin éxito necesita un cuarto intento o un apoyo más personalizado? Quizás una inscripción en otro entrenamiento, una conversación o comentarios. El consejo es: experimenta y adapta la mejor estrategia según tus necesidades.

Lo que sabemos sobre las mejores prácticas:

• Los equipos de aprendizaje que controlan las aprobaciones, ya sea para medir el indicador o para garantizar certificaciones en formaciones obligatorias o regulatorias, realizan acciones semanalmente para abordar las reprobaciones. Mediante la extracción de un informe analítico con un filtro de fechas del período y un filtro de estado de aprobación solo con las reprobaciones, comprenden y gestionan la situación con las siguientes orientaciones:

• Entrenamientos sin una prueba de recuperación configurada que presentan un alto porcentaje de reprobaciones:

  • Verificar si las pruebas son coherentes con el contenido. Puede haber oportunidades para mejorar las preguntas.

  • Verificar si el contenido es amigable, con un lenguaje y formatos que permitan una buena comprensión del material.

  • Si los dos puntos anteriores están bien, considerar registrar una prueba de recuperación con 1 intento.

  • Volver a inscribir a las personas que han reprobado en una nueva clase del mismo entrenamiento después de la publicación de una nueva versión que incluya la prueba de recuperación del punto 3. La idea aquí es que puedas ajustar el entrenamiento a partir de análisis, ya sea de la prueba, el contenido o el nivel de autonomía necesario para aprobar, y así reducir el mantenimiento de este entrenamiento.

• Entrenamientos con una prueba de recuperación configurada que presentan un alto porcentaje de reprobaciones:

  • Verificar si las pruebas son coherentes con el contenido. Puede haber oportunidades para mejorar las preguntas.

  • Verificar si el contenido es amigable, con un lenguaje y formatos que permitan una buena comprensión del material.

  • Si los dos puntos anteriores están bien, considerar aumentar el número de intentos hasta el límite que consideres adecuado.

  • Si los tres puntos anteriores están ajustados, probablemente habrás reducido significativamente la cantidad de personas que siguen reprobando y agotando todos los intentos de aprobación en la prueba de recuperación. Para estas personas, considera otras acciones de gestión, como 1:1, retroalimentación, inscripción en otro entrenamiento más específico o incluso en línea, donde es posible la interacción con un facilitador. La idea aquí es minimizar al máximo el mantenimiento de este entrenamiento, para que realmente puedas abordar los casos más críticos que posiblemente estén afectando tu negocio.

No es necesario hacer una encuesta, después de todo, ¡la supervivencia de tu aprendizaje corporativo no es obligatoria! Contiene ironía 🤭

Si estás invirtiendo tiempo y capacidad mental de las personas para preparar capacitaciones, probablemente esperas que cumplan al menos su misión. Ya sea informar, capacitar técnicamente, enseñar comportamientos esperados, mejorar técnicas de negociación, realizar tutoriales sobre el uso de una herramienta, una capacitación siempre tiene un objetivo previsto, ¿verdad? Pensando en ello, parece que no tiene mucho sentido invertir sin tener alguna retroalimentación cualitativa con la visión de las personas capacitadas, sobre la aplicabilidad del contenido en su vida diaria, una evaluación general de la capacitación, o incluso cuestiones más específicas como un NPS de la capacitación que indique si las personas la recomendarían a sus colegas.

El aprendizaje de adultos es algo en lo que debes invertir, estudiar, conocer, experimentar... es un antídoto para evitar que tu aprendizaje corporativo pierda vida, se vuelva obsoleto, aburrido, y adquiera una mala reputación entre las personas. Y la mejor manera de mantener este tema actualizado no es solo a través de los numerosos estudios de andragogía, aprendizaje continuo, amplio aprendizaje, aprendizaje afectivo o autoaprendizaje. Hay algo aún más tangible y sencillo que está a solo una encuesta de distancia: conocer la opinión de las personas. Recibir comentarios te ayuda a recopilar información sobre lo que debes dejar de hacer, mantener o empezar a hacer en tus recursos de aprendizaje.

Por defecto, Weduka ya aplica una encuesta automáticamente después de la finalización de los entrenamientos, y las respuestas generan 2 indicadores con valores importantes:

• % de aplicabilidad: las personas responden si consideraron que el entrenamiento es aplicable en su vida diaria, y el indicador está disponible en los informes. Un entrenamiento con un % de aplicabilidad por debajo del 80% puede indicar que estás invirtiendo en el lugar equivocado. Un entrenamiento no aplicable puede afectar el enfoque, perder tiempo o dar direcciones innecesarias a las personas.

• Evaluación: las personas pueden otorgar de 0 a 5 estrellas, realizando una evaluación general del entrenamiento, y el indicador, además de estar disponible en los informes, también se muestra a otras personas que pueden acceder al entrenamiento. ¿Sabes cuando decides o no ver una película en Netflix debido a la calificación general que las personas le han dado? Eso es de lo que estamos hablando, de la relevancia para las personas. Un entrenamiento con una calificación promedio por debajo de 4,0 puede indicar algún problema importante en el contenido, como inexactitudes, formato, complejidad, facilitación, o problemas técnicos, como volumen, ruido, lentitud, etc.

Además de la evaluación estándar de la plataforma, las mejores prácticas sugieren realizar una encuesta personalizada que pueda capturar las respuestas que esperas tener para reunir las condiciones para retroalimentar y mejorar tu entorno de aprendizaje corporativo. Puedes configurar encuestas 100% personalizadas en el menú Aprendizaje > Gestionar encuestas. Algunos consejos:

• Considera utilizar una sola encuesta y aplicarla en todos tus entrenamientos. De esta manera, cuando accedas al panel de encuestas o extraigas las respuestas, podrás comenzar con información general y luego profundizar en detalles específicos utilizando los filtros. Si incluyes una pregunta de NPS, por ejemplo, podrás conocer la favorabilidad de todos tus entrenamientos en un solo lugar y luego filtrar y conocer la favorabilidad de cada una.

• Considera preguntar sobre el contenido (formato, calidad, duración), sobre la persona facilitadora (didáctica, dominio) y sobre la plataforma (usabilidad).

• Considera reunir a tu equipo de aprendizaje mensualmente para analizar las respuestas y, de acuerdo con ellas, crear planes de mejora. El resultado de estas reuniones suele ser la mejora o revisión de algunos contenidos, la versión de los entrenamientos, la capacitación de las personas que crean o facilitan entrenamientos, o incluso sugerencias de mejoras incrementales en la plataforma.

Cuando en entrenamient se convierte en el protagonista del rendimiento, ¡tu negocio despega!

Muchos entrenamientos son simplemente formalidades para certificaciones obligatorias, mientras que otros existen para modelar comportamientos como el poder de persuasión o la oratoria, por ejemplo, y a menudo es difícil evaluar matemáticamente la evolución de indicadores tan subjetivos. En estos casos, los indicadores de aprendizaje se limitan a lo básico (lo cual es excelente poder controlar), como finalizaciones, tiempos de ejecución, calificaciones, aprobaciones, aplicabilidad y evaluaciones. Pero lo que hemos estado viendo es un creciente enfoque en la eficiencia en las empresas, lo que está acercando los entrenamientos a los desafíos más operativos relacionados con los objetivos de negocio.

Los entrenamientos se están utilizando para reducir los tiempos de atención, aumentar la adherencia de las personas a los plazos, mejorar la satisfacción de los clientes que han recibido atención, aumentar el número de ventas y mucho más. Si esta tendencia también es una realidad en tu caso, tenemos algo increíble que contarte: ¡además de los indicadores básicos de aprendizaje, podrás medir la eficacia real de tus entrenamientos utilizando nuestra plataforma!

Por ejemplo, si has preparado un entrenamiento sobre sistemas para enseñar comandos y atajos que pueden aumentar la productividad de un equipo de back office, y tienes el indicador de Tiempo Medio de Operación (TMO) poblado en Weduka, podrás hacer la combinación perfecta para conocer la eficacia de lo que se enseñó a las personas. En otras palabras, a partir de la finalización de los entrenamientos, podrás afirmar, por ejemplo, el porcentaje de personas que experimentaron mejoras y cuál fue el porcentaje de mejora en su indicador, comparando periodos: 3, 7, 15, 30, 60 y 90 días antes y después. Con el tiempo, podrás ofrecer entrenamientos que han demostrado ser efectivos para mejorar indicadores a aquellos que estén experimentando dificultades en ellos.

Fastlearning, webroom o presenciales?

Lo más importante que conocer la diferencia entre las tres posibilidades es conocer la realidad de tu negocio:

• ¿Las personas trabajan de manera presencial o remota?

• ¿Las programaciones de trabajo de quienes necesitan entrenamientos son las mismas?

• ¿Tienes la capacidad en tu estructura para detener a las personas al mismo tiempo para el entrenamiento?

• ¿Tienes una sala física para realizar entrenamientos? ¿Esta sala tiene computadoras para todas las personas que recibirán entrenamientos?

• ¿Tienes entrenamientos largos o cortos?

Responder a estas preguntas es fundamental para decidir cómo gestionar tus clases en Weduka. Hoy, en los mejores casos de aprendizaje de la plataforma, el 98% de los entrenamientos son digitales y asincrónicas, es decir, de tipo "fastlearning", donde las personas las hacen individualmente, cuando y donde pueden. Entre sus atenciones, durante las pausas programadas por los equipos de gestión de información o planificación, o cuando necesitan consumir el contenido antes de continuar con sus actividades.

Pero ten en cuenta que cuando hablamos de las mejores prácticas, no estamos hablando de subir una presentación de PowerPoint o un PDF y dejar que las personas pasen por las diapositivas por sí mismas. Capacitar digitalmente no significa precarizar las condiciones de aprendizaje. Estamos hablando de entrenamientos realmente diseñados para ser 100% digitales, con excelentes materiales, pruebas, actividades y encuestas. Son entrenamientos escalables que permiten una distribución sencilla y una serie de otros beneficios, como la reducción del costo de la inactividad de las personas que necesitan salir juntas para capacitarse, el tiempo de desplazamiento entre el lugar de trabajo, la sala de entrenamiento y el lugar de trabajo, la disponibilidad de personas para facilitar, la disponibilidad de infraestructura, y así sucesivamente. Así que considera invertir en esto, porque no hay duda de que estamos viviendo una era cada vez más digital y bajo demanda, donde el conocimiento debe estar disponible en el momento adecuado para cada persona.

También, en el marco de las mejores prácticas, algunos casos específicos ocurren en entrenamientos en línea, del tipo "webroom", especialmente cuando hay necesidad de discusión o intercambio entre las personas capacitadas y el facilitador. También hay casos específicos de entrenamientos presenciales que se llevan a cabo en salas donde cada persona capacitada tiene una computadora, normalmente en entrenamientos de onboarding de nuevos personas que aún necesitan alguna orientación para aprender, además de contar con un entorno con una persona facilitadora para responder preguntas.

Nota: En Weduka también es posible registrar clases "webroom" o presenciales de manera desconectada en caso de necesidad, pero definitivamente no podemos considerarlas buenas prácticas. Las clases desconectadas ocurren cuando se ha realizado un entrenamiento presencial solo con presentación de diapositivas, por ejemplo, donde las personas capacitadas no tenían computadoras. En esta situación, para efectos de registro de estados y calificaciones, además de llenar todos nuestros informes, podrás registrar la información en la plataforma.

¡Un buen contenido es aquel que funciona para tu audiencia!

Explora todos los tipos de contenido posibles, prueba, investiga a tu público y descubre lo que tiene más sentido para ellos.

• ¿Les gustan los videos? ¿Largos o cortos?

• ¿Disfrutan de la lectura? ¿Qué tipo de lenguaje prefieren?

• ¿Ya escuchan podcasts?

Los mejores casos de aprendizaje en Weduka actualmente tienen una composición de contenidos de la siguiente manera:

• El 59% son videos, de los cuales el 93% se carga directamente en la plataforma y el 7% en YouTube. Los videos cargados directamente en la plataforma tienen la ventaja de no depender de la liberación de enlaces externos que a veces están bloqueados en algunas empresas. Son cortos, didácticos y directos. Personas que saben de lo que están hablando, con un guión muy bien pensado. El enfoque está en el contenido y no en la calidad de la edición. Los screencasts dominan el escenario, donde las personas presentan una pantalla grabada.

• El 28% son presentaciones de diapositivas, de las cuales el 88% son de Google Slides y el 12% de PowerPoint. La ventaja de Google sobre PowerPoint es que una vez que se modifica la presentación, se actualiza automáticamente en Weduka sin necesidad de crear versiones adicionales. Con PowerPoint, al ser un archivo físico, esto no es posible. Las presentaciones en diapositivas son limpias, con información precisa y sin muchos enlaces, detallando procedimientos de manera amigable. La preocupación es que la navegación ofrezca exactamente lo que las personas necesitan.

• El 10% son textos o documentos híbridos con texto y otros componentes agrupados, construidos en herramientas de texto o en documentos tipo constructor de páginas. En general, se centran en contenidos que requieren más interacción, como la navegación mediante enlaces anclados, botones de acceso a otros contenidos o páginas complementarias, carruseles de imágenes, tarjetas giratorias, contenidos de texto divididos en pestañas o en formato expandible y retractable, entre otros ejemplos. Este también es el formato más utilizado para contenidos complejos que requieren elementos diferentes en el mismo lugar, como audio, video y texto, por ejemplo. Los guiones de atención o los canales de podcast suelen consumir documentos híbridos creados en el constructor de páginas.

• El 3% son archivos PDF, generalmente contenidos adicionales, como artículos de expertos en un área, cartas del presidente o algo similar. Las lecturas largas y tediosas no son buenas prácticas, aunque pueden existir en capacitaciones más densas y protocolares, como análisis de contratos, por ejemplo. Los PDF con índice, limpios y directos al punto son mejor evaluados.

• Este es un ejemplo, pero no una regla. Debes invertir en lo que se adapte a tus posibilidades y funcione para tu audiencia. Un consejo útil es que hemos visto que el aprendizaje a través de audio, en formato de podcast, está creciendo considerablemente entre nuestros clientes. 

Las pruebas están siendo cada vez más parte de la formación. En algunos casos, se utilizan varias veces dentro de un entrenamiento o de una jornada, como hitos de progreso. En cada parte importante donde se desee asegurar la comprensión del contenido ya cubierto antes de avanzar, una prueba puede encajar bien. Olvidemos solo el aspecto de aprobación o desaprobación, que a menudo suena como punitivo, y comprendamos la prueba como un elemento de apoyo en el proceso de aprendizaje. 

¿Has notado que puedes usar una clave de respuestas y feedbacks para cada pregunta de manera educativa? Si una persona ha pasado por tu contenido y no ha tenido un buen desempeño en la prueba, ya sea por falta de atención o por dificultades, ¿por qué no darle un buen feedback en ese momento? Considera habilitar la clave de respuestas en tus clases y siempre registra un buen feedback en cada una de las preguntas. 

Las pruebas observadas en las mejores prácticas abusan de la creatividad, utilizan casi todos los tipos disponibles de preguntas para que no sean siempre preguntas objetivas, verdadero o falso, o de opción múltiple. El feedback general es que a las personas les gustan las preguntas de completar espacios en blanco, relacionar columnas u organizar tags, por ejemplo. Además, utilizan muy bien el feedback, como mencionamos anteriormente. 

Un consejo es que las preguntas de texto solo deben usarse en casos muy específicos, ya que requieren corrección. No querrás corregir docenas o miles de pruebas, así que úsalas con precaución en situaciones en las que sea importante recopilar una respuesta más subjetiva para un análisis cualitativo. 

Cuando usar cada tipo de prueba: 

• Prueba (común): agrega una prueba al entrenamiento siempre que desees medir el aprendizaje de algún contenido aplicado anteriormente a ella. Coloca la prueba en el mejor orden entre los contenidos para garantizar que esto suceda. Esta prueba contará para la nota media si hay otras pruebas como esta (comunes) en el mismo entrenamiento. Si el entrenamiento se configura con una nota de aprobación e incluso para la certificación, la nota media servirá como parámetro para ello. 

• Pre y post prueba: al hacer clic en el botón para duplicar una prueba (común), se convierte en dos. Una prueba previa y una posterior. Arrastra la prueba previa y colócala antes del contenido que se aplicará, y luego arrastra la prueba posterior y colócala después de ese contenido. De esta manera, tendrás una medición del conocimiento antes y después, y podrás comparar el rendimiento de las personas capacitadas. Úsalo cuando desees tener este indicador de comparación y saber si tu entrenamiento realmente cambió el conocimiento de las personas sobre el tema tratado. Es importante entender que la nota de la pre prueba, no cuenta para la nota media, por lo que no afecta ni la aprobación ni la certificación. Es meramente una medida para fines de comparación. 

• La prueba de recuperación: al configurar una nota de corte para un entrenamiento, puedes agregar una prueba de recuperación para las personas que no aprueben en ella, determinando incluso el número de intentos que tendrán para intentar una aprobación. Úsalo siempre que desees evitar matricular otra vez manualmente las personas que no aprobaron, de una clase de entrenamiento a otra. Puede asociar la misma prueba utilizada en el entrenamiento o crear una especialmente para la recuperación. Esta prueba reemplaza la nota media que la persona obtuvo durante el entrenamiento en la que reprobó y, si su nota es igual o superior a la nota de corte, obtendrá aprobación. Como buena práctica, considera configurar tu entrenamiento con una nota de corte con una prueba de recuperación y hasta 2 intentos. Si hay personas que no aprueban después del segundo intento de recuperación, tal vez sea hora de investigar mejor sus dificultades y adoptar otra estrategia de aprendizaje.

Recopilar evidencias de aprendizaje puede ser una excelente elección. 

Debes utilizar las actividades con precaución, ya que requieren validación. La persona facilitadora del entrenamiento o la gestión de las personas aprendices pueden llevar a cabo esta validación. Las actividades no reciben una calificación, solo una validación para determinar si son aceptables o no. Cada actividad tiene su propio status dentro del entrenamiento y puede ser un requisito para la certificación.

Las actividades ofrecen una amplia gama de posibilidades para llevar a cabo acciones de aprendizaje. A continuación, te presentamos algunos ejemplos que hemos recopilado como mejores prácticas:

• Simulaciones grabadas: en un entrenamiento de ventas, puedes solicitar que los participantes envíen un video o audio con argumentos o contraargumentos específicos para evaluar si pueden aplicar en la práctica lo que se les enseñó.

• Captura de pantallas: en un entrenamiento sobre sistemas, puedes pedir a las personas participantes que envíen una grabación de una parte específica de su navegación por la interfaz, para evaluar si son capaces de realizar tareas más complejas basadas en lo que aprendieron.

• Presentaciones: en un entrenamiento sobre la creación de contenidos para personas facilitadoras de aprendizaje, puedes solicitar que envíen las presentaciones que han creado basadas en el contenido del entrenamiento.

• Hojas de cálculo: en un entrenamiento sobre análisis de datos, puedes pedir a los participantes que envíen una hoja de cálculo con los análisis realizados a partir del contenido del entrenamiento.

• Textos: en un entrenamiento sobre escritura aplicada al chat de atención al cliente, por ejemplo, puedes pedir a los participantes que suban una simulación escrita de una interacción de atención al cliente basada en el contenido del entrenamiento.

• Fotos: en un entrenamiento sobre ergonomía en el trabajo desde casa, puedes solicitar que los participantes envíen fotos de su entorno de trabajo, equipos de protección personal (EPI), así como de su postura corporal mientras trabajan.

Utiliza tu creatividad para encontrar formas de incorporar actividades en tus entrenamientos y hacerlos más interesantes e interactivos.

Es frustrante ver videos con interrupciones o problemas técnicos, ¿verdad? Sí, lo es tanto para quienes los ven como para quienes los producen. A menudo, lo que sucede es que el programa utilizado para editar y guardar tus videos no ofrece todos los codecs más actuales y universales para garantizar una buena reproducción de la imagen (H.264) o del audio (AAC o MP3) en los principales navegadores del mercado. Utilizamos el reproductor de Google Chrome para reproducir videos.

En otras ocasiones, los videos tienen estos codecs, pero la relación entre el tamaño del archivo y su duración es muy grande, ya que no han sido comprimidos adecuadamente durante el proceso de edición. Esto significa que se necesita una mayor cantidad de ancho de banda de internet para reproducir un video sin interrupciones, lo que puede superar la capacidad de tu conexión a internet o la de las personas que están viendo el video.

La compresión resuelve ambos problemas mencionados anteriormente si se realiza con un programa confiable. Y no necesitas ser un experto en edición de videos ni entender sobre codecs o tasas de compresión, ¿de acuerdo? Hemos encontrado una solución sencilla para corregir estos problemas y mejorar la reproducción, incluso en situaciones donde la disponibilidad de ancho de banda de internet no es muy buena. Existe un excelente y seguro compresor de videos llamado Handbrake que es gratuito. Solo debes pasar tus videos por él antes de cargarlos a la plataforma, o al menos en casos donde encuentres problemas para reproducirlos. Esto resolverá el problema en un 99.9% de los casos y, lo mejor de todo, sin perder calidad ni resolución.

Entonces, lo que debes tener en cuenta es:

1. Comprime tus videos antes de ponerlos en tus entrenamientos. Aquí tienes un tutorial de Handbrake, pero también hay otros disponibles en YouTube.

2. Si no comprimes tus videos, Weduka lo hará por ti. Tenemos un proceso automático de compresión de videos para mejorar la experiencia de las personas que los ven. Sin embargo, este proceso se realiza de forma asíncrona, en una cola, después de que hayas subido el video. Esto significa que si no comprimes antes de cargarlos, es posible que experimentes una carga más lenta del contenido y que el video pueda presentar problemas de reproducción o interrupciones hasta que nuestro proceso de compresión se complete.

Cuando se trata de incorporar audio y video en presentaciones de PowerPoint, es importante ser consciente de las limitaciones y recomendaciones relacionadas con el funcionamiento de estos elementos. Microsoft controla el entorno en el que se ejecuta PowerPoint, lo que significa que no hay garantía de que el audio y el video incorporados funcionen perfectamente en todas las situaciones. Aquí encontrarás los formatos de archivos de audio y video recomendados que son compatibles con PowerPoint.

Si decides utilizar audio y video en tus presentaciones de PowerPoint:

• Comprende las limitaciones de tamaño: aunque no se especifica un tamaño máximo absoluto para archivos de audio y video en presentaciones de PowerPoint, es importante recordar que archivos muy grandes pueden ser comprimidos por Microsoft para preservar la integridad de la presentación en sí. Esto puede afectar la reproducción de audio y video. Por lo tanto, se recomienda mantener los archivos multimedia dentro de límites razonables de tamaño.

• Recursos de Microsoft: si estás experimentando problemas específicos al usar audio y video en tus presentaciones, consulta los tutoriales de Microsoft para entender si hay formas de mejorar el formato de los archivos o de la presentación para optimizar su funcionamiento. Recuerda que PowerPoint está diseñado principalmente para crear presentaciones visuales y se centra en preservar la integridad de la presentación. Por lo tanto, al utilizar elementos multimedia, es importante equilibrar la experiencia deseada con las limitaciones técnicas.

Ahora, si deseas usar audio y video en tus capacitaciones en Weduka sin la necesidad de utilizar PowerPoint, aquí tienes algunos consejos:

• Utiliza opciones específicas para audio y video: para garantizar un mejor rendimiento y compatibilidad, crea contenido de capacitación o documentos en formatos de audio (como .mp3, .ogg, .wav y .wma) y video (como .mov y .mp4) y selecciona estos archivos desde tu computadora, o elige utilizar enlaces ya publicados de YouTube.

• Considera el uso del constructor de páginas: si deseas asegurar una reproducción fluida de audio y video, considera utilizar el constructor de páginas de Weduka. Aquí encontrarás más información sobre cómo crear este tipo de documento. Después de publicar los documentos, puedes compartirlos con las personas en la base de conocimiento y utilizarlos en capacitaciones.