Asociar y desasociar documentos

Asociar documentos a un grupo

Para asociar documentos a un grupo de control:

1. Accede al menú lateral Documentos > Configurar grupos.

2. Busca el grupo que necesites y, en la columna Acciones, haz clic en Asociar documentos.

3. Haz clic en Filtrar y usa los filtros para buscar los documentos. Puedes filtrar por:

   • Repositorio - para buscar documentos de repositorios específicos.

   • Carpeta - para buscar documentos de carpetas específicas, según los repositorios seleccionados antes. Si no seleccionas repositorios, no podrás elegir carpetas.

   • Tema - para buscar documentos asociados a temas específicos.

   • Título del documento - si quieres asociar un documento específico y sabes su nombre, escríbelo aqui.

   • ID del documento - si sabes el ID del documento específico que quieres asociar, ingrésalo.

   • Tipo - para buscar documentos de tipos específicos: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Edición hecha por - para buscar documentos editados por personas específicas.

   • Activos - para elegir si la búsqueda deve incluir solo documentos activos (por defecto) o también inactivos.

4. Haz clic en Buscar.

5. En el resultado, encuentras una tabla con las siguientes columnas:

   • Casilla de selección - úsala para seleccionar los documentos que quieres asociar.

   • ID del documento - número identificador del documento.

   • Título - nombre del documento. Al expandir, verás el tema del documento.

   • Tipo - tipo de documento: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Carpeta - nombre de la carpeta donde el documento está guardado.

   • Edición hecha por - nombre de la persona que editó el documento.

   • Acceso - indica cuántos grupos con finalidad de acceso están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Revisión - indica cuántos grupos con finalidad de revisión están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Preview - úsalo para visualizar el documento en su versión actual.

6. Usando la primera columna de la tabla, selecciona los documentos que quieres asociar al grupo.

7. En la esquina superior derecha, selecciona el tipo de asociación que quieres hacer: acceso o revisión.

8. En la esquina superior derecha, haz clic en Asociar.

9. Confirma la asociación haciendo clic en el número en las columnas "Acceso" o "Revisión" y verifica si el grupo se fue añadido, o también puedes exportar la lista de documentos.

Desasociar documentos de un grupo

Para deasociar documentos de un grupo de control:

1. Accede al menú lateral Documentos > Configurar grupos.

2. Busca el grupo que necesites y, en la columna Acciones, haz clic en Desasociar documentos.

3. Haz clic en Filtrar y usa los filtros para buscar los documentos. Puedes filtrar por:

   • Repositorio - para buscar documentos de repositorios específicos.

   • Carpeta - para buscar documentos de carpetas específicas, según los repositorios seleccionados antes. Si no seleccionas repositorios, no podrás elegir carpetas.

   • Tema - para buscar documentos asociados a temas específicos.

   • Título del documento - si quieres desasociar un documento específico y sabes su nombre, escríbelo aqui.

   • ID del documento - si sabes el ID del documento específico que quieres desasociar, ingrésalo.

   • Tipo - para buscar documentos de tipos específicos: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Edición hecha por - para buscar documentos editados por personas específicas.

   • Activos - para elegir si la búsqueda deve incluir solo documentos activos (por defecto) o también inactivos.

4. Haz clic en Buscar.

5. En el resultado, encuentras una tabla con las siguientes columnas:

   • Casilla de selección - úsala para seleccionar los documentos que quieres asociar.

   • ID del documento - número identificador del documento.

   • Título - nombre del documento. Al expandir, verás el tema del documento.

   • Tipo - tipo de documento: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Carpeta - nombre de la carpeta donde el documento está guardado.

   • Edición hecha por - nombre de la persona que editó el documento.

   • Acceso - indica cuántos grupos con finalidad de acceso están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Revisión - indica cuántos grupos con finalidad de revisión están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Preview - úsalo para visualizar el documento en su versión actual.

6. Usando la primera columna de la tabla, selecciona los documentos que quieres desasociar del grupo.

7. En la esquina superior derecha, selecciona el tipo de desasociación que quieres hacer: acceso o revisión.

8. En la esquina superior derecha, haz clic en Desasociar.

9. Confirma la desasociación haciendo clic en el número en las columnas "Acceso" o "Revisión" y verifica si el grupo se fue desasociado, o también puedes exportar la lista de documentos.

Asociar documentos en lote - a más de un grupo 

Para asociar documentos a grupos de control:

1. Accede al menú lateral Documentos > Configurar grupos.

2. En la primera columna de la tabla, usa la casilla de selección para elegir los grupos a los que quieres asociar documentos.

3. En la esquina superior izquierda, haz clic en Acciones > Asociar documentos.

4. Haz clic en Filtrar y usa los filtros para buscar los documentos. Puedes filtrar por:

   • Repositorio - para buscar documentos de repositorios específicos.

   • Carpeta - para buscar documentos de carpetas específicas, según los repositorios seleccionados antes. Si no seleccionas repositorios, no podrás elegir carpetas.

   • Tema - para buscar documentos asociados a temas específicos.

   • Título del documento - si quieres asociar un documento específico y sabes su nombre, escríbelo aqui.

   • ID del documento - si sabes el ID del documento específico que quieres asociar, ingrésalo.

   • Tipo - para buscar documentos de tipos específicos: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Edición hecha por - para buscar documentos editados por personas específicas.

   • Activos - para elegir si la búsqueda deve incluir solo documentos activos (por defecto) o también inactivos.

5. Haz clic en Buscar.

6. En el resultado, encuentras una tabla con las siguientes columnas:

   • Casilla de selección - úsala para seleccionar los documentos que quieres asociar.

   • ID del documento - número identificador del documento.

   • Título - nombre del documento. Al expandir, verás el tema del documento.

   • Tipo - tipo de documento: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Carpeta - nombre de la carpeta donde el documento está guardado.

   • Edición hecha por - nombre de la persona que editó el documento.

   • Acceso - indica cuántos grupos con finalidad de acceso están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Revisión - indica cuántos grupos con finalidad de revisión están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Preview - úsalo para visualizar el documento en su versión actual.

7. Usando la primera columna de la tabla, selecciona los documentos que quieres asociar a los grupos.

8. En la esquina superior derecha, selecciona el tipo de asociación que quieres hacer: acceso o revisión.

9. En la esquina superior derecha, haz clic en Asociar.

10. Confirma la asociación haciendo clic en el número en las columnas "Acceso" o "Revisión" y verifica si los grupo fueran añadidos, o también puedes exportar la lista de documentos.

Desasociar documentos en lote - de más de un grupo

Para deasociar documentos de grupos de control:

1. Accede al menú lateral Documentos > Configurar grupos.

2. En la primera columna de la tabla, usa la casilla de selección para elegir los grupos de los que quieres desasociar documentos.

3. En la esquina superior izquierda, haz clic en Acciones > Desasociar documentos.

4. Haz clic en Filtrar y usa los filtros para buscar los documentos. Puedes filtrar por:

   • Repositorio - para buscar documentos de repositorios específicos.

   • Carpeta - para buscar documentos de carpetas específicas, según los repositorios seleccionados antes. Si no seleccionas repositorios, no podrás elegir carpetas.

   • Tema - para buscar documentos asociados a temas específicos.

   • Título del documento - si quieres desasociar un documento específico y sabes su nombre, escríbelo aqui.

   • ID del documento - si sabes el ID del documento específico que quieres desasociar, ingrésalo.

   • Tipo - para buscar documentos de tipos específicos: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Edición hecha por - para buscar documentos editados por personas específicas.

   • Activos - para elegir si la búsqueda deve incluir solo documentos activos (por defecto) o también inactivos.

5. Haz clic en Buscar.

6. En el resultado, encuentras una tabla con las siguientes columnas:

   • Casilla de selección - úsala para seleccionar los documentos que quieres asociar.

   • ID del documento - número identificador del documento.

   • Título - nombre del documento. Al expandir, verás el tema del documento.

   • Tipo - tipo de documento: Editor de texto, Audio, PDF, Video, Excel, PowerPoint, Word, Archivo descargable, Constructor de página o SCORM.

   • Carpeta - nombre de la carpeta donde el documento está guardado.

   • Edición hecha por - nombre de la persona que editó el documento.

   • Acceso - indica cuántos grupos con finalidad de acceso están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Revisión - indica cuántos grupos con finalidad de revisión están asociados a ese documento. Para ver cuáles son, haz clic en el número.

   • Preview - úsalo para visualizar el documento en su versión actual.

7. Usando la primera columna de la tabla, selecciona los documentos que quieres desasociar de los grupo.

8. En la esquina superior derecha, selecciona el tipo de desasociación que quieres hacer: acceso o revisión.

9. En la esquina superior derecha, haz clic en Desasociar.

10. Confirma la desasociación haciendo clic en el número en las columnas "Acceso" o "Revisión" y verifica si los grupos fueron desasociados, o también puedes exportar la lista de documentos.