Reporte del ciclo de vida

En este reporte, puedes consultar la evolución y actualización de los documentos, accediendo a un historial de las acciones realizadas. Es útil en casos en los que necesitas saber quién realizó una edición de un documento y cuándo ocurrió, como en situaciones de auditoría. Para acceder:

1. Accede a Documentos > Reporte del ciclo da vida;

2. Repositorio - la selección de un repositorio es obligatoria;

3. Período de modificación - selecciona un período a considerar en la consulta. Recuerda que debe haber un intervalo de hasta 31 días entre la fecha de inicio y la fecha de fin, en caso de que estés buscando en todo el repositorio.

4. Si deseas refinar tu búsqueda, utiliza los demás filtros. Consejo: Para seleccionar más de una carpeta, usa Ctrl para elegir carpetas y subcarpetas de cualquier nivel, o Shift para seleccionar carpetas o subcarpetas del mismo nivel.

5. Haz clic en Buscar.

Tabla

Como resultado, se presenta una tabla con la información sobre los cambios realizados en los documentos, separada por columnas. Para mostrar el detalle de cada columna, haz clic en el símbolo de Más. Las columnas principales son:

• ID del ciclo - muestra el ID de identificación del ciclo del documento. Cada vez que el documento se edita, se añade una nueva fila al informe con un ID de ciclo diferente.

• Título del documento - muestra el nombre del documento.

• Usuario: indica el nombre de la persona que creó o editó el documento.

• Acción - describe el evento que ocurrió durante el ciclo.

• Justificación - presenta la justificación proporcionada por la persona editora en el momento de la edición del documento.

• Fecha y hora - muestra la fecha y la hora en que ocurrió el evento.

Puedes exportar esta información y también visualizarla en pantalla completa:

• Exportar - puedes exportar la información de la tabla en un archivo de Excel, haciendo clic en el botón Exportar, en la esquina superior derecha de la tabla. 

• Visualizar en pantalla completa - puedes hacer clic en el ícono de visualizar en pantalla completa, que se encuentra junto al botón Exportar, en la esquina superior derecha de la pantalla.