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Los formularios permiten una comunicación y recolección de datos de forma simple y rápida, y pueden usarse para diversos fines, como solicitar beneficios o registrar información, con la posibilidad de generar tareas para el liderazgo de las personas relacionadas.
Al responder, cada persona puede ingresar registros cuantas veces lo necesite, y estos pueden ser consultados en un reporte. Además de las respuestas individuales, el reporte muestra tarjetas con información general, de acuerdo con el filtro aplicado.
Esta es una excelente forma de interactuar con las personas de tu equipo y te permite entender qué piensan sobre determinado tema, para que puedas tomar decisiones basadas en el análisis de datos, además de mejorar procesos.
Al acceder al menú Tareas > Gestionar formularios, en la tabla podrás visualizar los formularios activos que hayas creado, la información sobre ellos y las acciones disponibles. Para buscar formularios creados por otra persona o que no estén activos, usa el filtro.
Crear
Crear
Para crear un nuevo formulario:
Accede a Tareas > Gestionar formularios;
Haz clic en + Nuevo formulario y créalo según las siguientes indicaciones:
Nombre* - se muestra a las personas que responden; así que elige un nombre - de hasta 100 caracteres - que ayude a identificar el tema del formulario. Por ejemplo: "Solicitud de vacaciones".
Permisos para gestionar* - define quién puede gestionar el formulario y acceder a su reporte:
Público- personas con acceso a los menús de gestión e reportes;
Solo operación - personas de la misma operación que tú, con acceso a los menús de gestión e reportes;
Solo yo - solo la persona que creó el formulario puede gestionarlo y acceder al reporte.
Genera tarea - al activar esta opción, determinas que, para cada nuevo registro ingresado en el formulario, se debe aplicar un feedback por parte de la gestión a la persona relacionada en el registro.
Plazo de la tarea* - define cuántos días tiene la gestión para cumplir con la tarea aplicando los feedbacks. El día en que se inserta el registro no se cuenta en el plazo. Por ejemplo: si el plazo es de 2 días y un registro se inserta hoy, el feedback debe aplicarse en D+2.
Autocompletado - al activar esta opción, se registra automáticamente a la persona conectada en el campo del tipo username, en formularios completados manualmente.
Haz clic en Guardar.
Acciones
Acciones
En el formulario creado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos para visualizar las acciones disponibles.
Preview
Preview
Al hacer clic, puedes previsualizar el formulario antes de distribuirlo, sin necesidad de acceder a su edición.
Campos
Campos
Configura los campos que deben ser completados por las personas que responden. Atención: para que el formulario sea válido, es necesario crear un campo del tipo username. Este campo es el responsable de vincular la información registrada y la tarea al usuario correspondiente. Puedes crear una sola vez campos del tipo clave, fecha o username; los demás deben registrarse como campos simples. Para crear:
En el formulario deseado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos;
Haz clic en Campos y luego en el botón + Nuevo campo, y regístralo de acuerdo con las siguientes indicaciones:
Formato* - elige entre Fecha, Hora, Fecha y hora, Texto corto, Texto largo, Decimal, Entero, Máscara y Lista;
Tipo - elige entre Campo sencillo, Campo username, Campo de fecha o Campo clave. El formulario debe contener un Campo username para ser considerado válido; los demás tipos no son obligatorios. Importante: los campos clave permiten registros únicos por parte de quienes responden. En las respuestas manuales, a través de Mis formularios, si se ingresa una clave que ya fue usada, el nuevo registro reemplazará el anterior. En las respuestas vía importación de archivo, la persona encargada de importar la base decide si desea actualizar registros anteriores o no importar los nuevos registros en caso de que las claves ya hayan sido usadas.
Nombre del campo* - escribe el nombre que se mostrará a quienes respondan el formulario;
Tamaño - cuando aplique, defínelo. Por ejemplo: en un campo de formato Fecha, el tamaño se define automáticamente; mientras que en un campo de Texto corto, es necesario establecer la cantidad de caracteres permitida en la respuesta;
Campo obligatorio - al activar esta opción, defines que este campo debe completarse tanto en registros importados como en registros manuales.
Haz clic en Guardar. Repite el proceso para crear todos los campos necesarios.
En la tabla, podrás visualizar los campos creados, junto con su información general y las acciones disponibles. Puedes editar o eliminar campos del formulario siempre y cuando aún no tenga registros de respuestas.
Importar
Importar
Después de crear un formulario, se pone a tu disposición un archivo modelo en formato .csv, que contiene los campos que registraste, para que puedas ingresar registros en lote siempre que lo necesites, de forma rápida y sencilla.
En la tabla, puedes visualizar las importaciones que realizaste durante el mes actual, junto con la información de cada una y el log, para consultar qué ocurrió con cada registro. Para buscar importaciones realizadas por otra persona o en otra fecha, utiliza el filtro.
Para importar registros usando el archivo modelo:
Accede al menú Tareas > Gestionar formularios;
En el formulario deseado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Importar;
Haz clic en el botón Modelo de archivo, en la esquina superior derecha de la pantalla, para descargarlo;
Luego de completar el archivo, haz clic en el botón Importar, también en la esquina superior derecha de la pantalla;
Arrastra y suelta el archivo completado en el área indicada o búscalo en tu dispositivo. Atención: el tamaño máximo permitido es de 4 MB;
¿Actualizar existentes? - al activar esta opción, defines que los datos de registros anteriores que tengan los mismos campos clave que los registros actuales serán actualizados;
Revisa los campos que registraste y haz clic en Guardar.
Clonar
Clonar
Crea formularios modelo y clónalos siempre que necesites crear nuevos formularios. Así, ahorras tiempo y aseguras que tu formulario tendrá los campos básicos necesarios. Además, usa esta función cuando necesites modificar los campos de un formulario que ya tiene registros ingresados, ya que no es posible editar un formulario en esa condición. Para clonar:
Accede al menú Tareas > Gestionar formularios;
En el formulario deseado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Clonar;
Confirma la acción haciendo clic en Clonar.
Distribuir
Distribuir
Para que las personas puedan registrar información en el formulario creado, es necesario que las incluyas en una distribución. Aquí hay una gran ventaja: el mismo formulario puede usarse varias veces sin necesidad de crear uno nuevo; solo basta con crear nuevas distribuciones en cada ronda. Para distribuir:
Accede al menú Tareas > Gestionar formularios;
En el formulario deseado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Distribuir;
En la esquina superior derecha, haz clic en + Nueva distribución. Luego, configura los atributos de la distribución:
Nombre de la distribución - escribe un nombre que identifique la distribución creada. Ejemplo: Solicitud de vacaciones 2023.
Orientaciones - escribe instrucciones de hasta 2000 caracteres para que las personas incluidas en la distribución sepan qué hacer al registrar nuevas entradas en el formulario.
Configura las fechas de disponibilidad:
¿Desde cuándo estará disponible el formulario para ser completado? - elige entre Inmediatamente y Programar fecha y hora. En este caso, informa la fecha y hora.
¿Hasta cuándo estará disponible el formulario para ser completado? - elige entre Inmediatamente y Programar fecha y hora. En este caso, informa la fecha y hora.
Haz clic en Guardar y continuar.
Define las personas que serán incluidas en la distribución, haciendo clic en Gestionar personas. Selecciona personas específicas o por atributos:
Para incluir personas específicas, en la pestaña Personas específicas, escribe su username o nombre en el campo Persona y haz clic en Agregar.
Para incluir personas que formen parte de una segmentación, haz clic en la pestaña deseada, aplica el filtro y selecciona según tu necesidad. Puedes buscar por Negocio, Función, Sede o Turno.
Haz clic en Guardar.
Para editar o eliminar una distribución, accede nuevamente a la distribución, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Editar o Eliminar.
Editar
Editar
Esta opción permanece disponible mientras el formulario no tenga registros de respuestas. Después de eso, será necesario clonar el formulario y editar el clon. Para editar:
Accede al menú Tareas > Gestionar formularios;
En el formulario deseado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Editar;
Realiza los cambios necesarios y haz clic en Guardar.
Eliminar
Eliminar
Esta opción permanece disponible mientras el formulario no tenga registros de respuestas. Para eliminar:
Accede al menú Tareas > Gestionar formularios;
En el formulario deseado, en la columna Acciones, haz clic en los tres puntos > Eliminar;
Confirma la acción si es necesario.
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